基于某高校的基建行政处OA办公系统使用情况分析

刘慧媛

[摘    要] 行政管理流程的信息化是提高办公效率、节省办公资源成本的有效途径。针对某高校基建行政处OA办公系统的实际使用情况加以分析，探究行政管理信息化发展中存在的阻碍和问题，找寻行政管理信息化更有效的实施途径和方法。

[关键词] 行政管理;后勤信息化;OA办公系统

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 11. 026

[中图分类号] G647    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）11- 0059- 03

1      使用情况

基建行政处承担后勤行政工作及基建工作，服务支撑各科研部门的正常运作。但由于某高校多次搬家、分址办公等原因，很多工作无法统一协调、统一处理。目前六处办公地点分布在全市各处，办理涉及审批会签的业务需要往返多地，耗费不必要的人力物力。OA办公系统的投入使用可以让职工足不出户办理业务，完成基建行政处所涉及的流程性、审批性的工作项目，解决因分散办公导致的办公不畅等问题。

根据某高校2014年8月28日发布的相关文件精神，须在9月16日起在OA办公系统中进行七项工作的日常办公，基建行政处涉及部分通知公告的发布、设备购置及报废审批等工作。设备购置、报废的审批工作是目前基建行政处固定资产管理工作的重点。

某高校于2014年9月16日正式利用OA办理部分重点工作，截至12月28日，基建行政处共发布通知公告9条，利用OA发布9条，利用率100%;办理设备购置审批工作共38次，成功利用OA审批6次，利用率15.78%;办理设备报废工作共5次，成功利用OA审批0次，利用率0%，如表1所示。

在OA系统的实施过程中，各部门通过OA办理设备购置、报废业务率较低。普遍反映用OA办理业务的意识度不高，操作不熟悉等。

很多老师在办理业务纸质版审批单的时候根本不知道可以通过OA系统办理，甚至在被要求补OA流程时需要进行“手把手”的講解;在后台审批的界面中，申请固定资产购买的流程多达30余次，但只有10条流程达成“已办结”的状态（6条通过，4条退回），其余大部分属于重复发起、流程未走完或者填写错误的状态，导致审批流程无法进行。并且，当办理人觉得不如纸质操作方便时，便自动放弃了OA办理;还有的老师反映，虽然已经成功办理完毕OA流程，但考虑年底审计时财务需出示有效的申请批示，OA系统给出的批示表格反馈无标识性，可以用其他表格绘制工具做出，安全性低，还须补手签流程，所以OA办理工作相对无效。

2      可在OA办公系统进行的工作

根据基建行政处2014年9月1日-12月28日的统计数据，各项工作办公频率如表2所示。

目前以上六项工作都有专人负责，人工手动操作目前需要电话沟通、见面沟通、外出办公等方式，效率较低。以会议室预定举例，目前采用电话预定的形式完成工作，负责人需要上班甚至休息时间接受会议室的预定，耗费太多精力，并且如果出现负责人临时不方便记录等情况，会出现漏定情况。而会议室预定是目前学院购买的OA系统中已经开发成熟的模块，投入使用会节省很多精力。此外，希望可以开设部门反馈的功能，搜集职工对基建行政处工作的意见;开设生活贴士的功能，使基建行政处能及时提醒全院职工天气、穿衣指数、尾号限行 、节假日出行提示等信息。

3      问题及归因分析

3.1   登录率低

现象：每日长期在线人数平均不超过25。

分析：

（1）没有必要的工作需要在OA中完成。除通知公告外，其余6项目前实行OA系统办公工作只涉及每个部门个别人员，尤其是各部门的行政人员，其余人员并无工作需要在OA系统上进行，所以OA系统可进行工作对于每个人来说属于非必要工作。并且通知公告也可以从院网、短信通知等其他渠道获得。所以在这种情况下，保证登录率还为时过早。

（2）平均年龄较大，电脑操作不方便。以基建行政处为例，目前处内年龄结构40岁以上人员较多，日常工作、生活基本脱离电脑，即使对其进行手把手辅导，对电脑的操作、网络的使用还是有一定的困难。对这部分人来说，让他们达到利用OA系统进行日常办公的目标还是有一定困难。

3.2   工作流程使用率低

现象：基建行政处本学期共办理设备购置审批工作共38件，利用OA成功办理6件，利用率15.78%;办理设备报废工作共5件，利用OA审批0件，利用率0%。

分析：

（1）使用者没明确意识到哪些工作需要在OA进行经与本部门及其他部门人员沟通，绝大部分人依旧不清楚哪些工作需要经由OA办公系统办理。这导致有些需要经过OA办公系统办理的工作，很多人第一反应还是要走纸质流程。例如在设备购置申请的提交过程中，很多老师用纸质版走流程的时候才知道这些工作需要在OA系统中完成。

（2）不如纸质办公简便。有些老师在工作中反映，OA办公系统在进行审批流程的过程中，往往会卡在某一个审批环节。审批人出差、开会、不方便上网等情况时有发生，比如当某领导在院部开会时，虽然不方便上网，但是可以抽身出来进行手签，这种情况下OA办公系统反而不如手签的效率;当手里同时有多项工作都需要跑流程签字的时候，尤其是在有些工作在OA系统中未开展的情况下，直接手签办理更为便捷。

（3）安全性不可靠。基建行政处涉及我院固定资产的购置、报废工作，这项工作已经在OA办公系统中施行。理论上讲，只要职工完成OA系统的审批流程，打印出流程单，就可以办理固定资产购买和入库手续。但是，目前打印的流程单仅仅是个简单的表格形态，没有任何标识性特征，简单的打印表任何人都可以用表格绘制工具绘出。

从财务管理的安全性来说，任何人都可以不通过审批做一张这样的表格进行财务报销，安全性极低，在年底审计、核查等环节都会带来不必要的麻烦，反而不如手签可靠。

3.3   界面不友好

现象：通知不方便查找，审批页字太小等

分析：用户反馈得不够及时

在与学院一些老师沟通OA系统的操作体验过程发现，像列表字体过小、按钮不明显、列表分类不明确等问题时有发生，但是用户体验层面的反馈并没有及时与信息中心沟通。这些问题往往只是调整字体大小、列表页面项目数等常规问题，基本可以实现。如果可以建立有效用户反馈机制长期收集使用问题，对系统动态调整（技术可支持范围内），可以有效解决这一问题。

4      意见及建议

目前采用的OA办公系统平台有其技术开发上的限制，这里仅从管理的角度提出以下几点意见及建议。

4.1   为可开展工作分优先级

根据学院OA系统购买情况和OA项目前期实情况，目前我院OA系统可支持功能91项，已实现功能16项，具体情况如表3所示（粗体部分代表已实现功能）。

这91项功能可根据流程性、使用率、实用性等因素不同程度提高办公效率满足用户的需求。目前实现的这16个功能并没有让使用者明显感觉到办公效率的提高和问题的解决。

建议将现有91项系统可支持工作进行分级。结合保密级别、需求程度和技术实现三方因素，将现有工作划分推出优先级别及批次，确定每一个批次推出的功能期望达到的目标如表4所示。

在每次的功能实现后，进行相应的用户反馈调查，对用户体验、使用问题做好定性定量分析，做好阶段性目标实现评估，根据目标实现效果灵活地、动态地进行我院OA系统的推进工作。

4.2   定位自身OA系统发展时期

引入产品经营的概念，可以将学院OA系统的实施按产品发展周期划分为起步期、推广期、成熟期三個阶段，明确学院OA系统处于哪个发展阶段，制订每个阶段产品的实现目标及策略。

（1）起步期：OA最初投入使用的时期，与学院实际使用情况不能完全匹配，这个时期主要根据用户反馈，进行系统测试、调整，了解OA系统实际运行优势劣势，进行下一阶段的发展定位及策略制。

（2）推广期：基础功能相对完善，利用实用性高、特色功能的推广，吸引职工登陆办公，提高学院整体OA系统的办公率、日登录率及平均在线时长。

（3）成熟期：OA系统使用率高，根据用户的不断反馈，细化完善系统各项功能。

根据学院目前OA系统的使用情况和功能实现情况，尚处于起步期，那么就不要制定“大规模扩展登陆率”的阶段性目标。应该把目标方向确定在（建议）在改善现有工作流程、改善用户体验上，避免在推广时再去改善基础问题。

4.3   制定配套制度、标准、奖惩机制

做好OA办公系统的制度建设和顶层化设计，对OA办公系统中的使用流程、发布标准制定制度，明确哪些要在OA上办公，对职工的OA使用标准进行规范，对需要在OA办公系统使用的工作流程，严格按照制度执行。

制定相应的鼓励机制和惩罚机制，根据目前已有的在线时长排行榜、登录次数、使用工作流程次数等后台数据进行排比，给使用频率高的部门或职工相应奖励;对排名靠后的进行适当惩罚。

4.4   领导需要加强重视

在基建行政处OA办公系统使用的实际情况上来讲，很多时候之所以不能充分使用，是因为办事员已经拿来了各级领导手签的审批单，流程办理至基建行政处时，不可能打回工作重新再来。如果领导在监管的时候可以提醒，适当引导OA工作的进行，也许只是添几分钟的麻烦在办公点找一台联网的机器进行网上办理，但是使用OA系统办公的理念会逐步渗透到学院职工办公行为中去的。

4.5   提升宣传培训力度

提升职工使用OA办公的意识，加大宣传覆盖面，利用好各类宣传渠道和途径，多方位、多角度宣传OA办公的有效性、便捷性、智能性。

在操作层面上，加大对职工使用OA系统的培训力度，做好定期培训指导。分年龄、分层次地做好指导工作。例如针对每个部门OA管理员，可进行系统的专业性培训，针对一般使用者，制作好常规内容使用手册，针对年龄大、文化程度低的使用者，相关部门做好及时有效的解答和使用指导等。

5      结    语

本文基于某高校基建行政处的OA办公系统使用情况，对使用中遇到的问题进行了分析，并针对这些问题提出了具体对策，实现了本文的研究目的。这对提高行政办公效率、方便职工办事有着积极的促进意义。

主要参考文献

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