信息技术与档案服务融合的策略

庄瑞弋

【摘要】电子信息技术高速发展，深刻改变了档案管理的机制以及档案服务的模式，档案服务朝着智慧化、科学化以及便利化的方向发展。档案服务的根本出发点是满足档案需求、人员需求，根本落脚点是提升本单位档案管理成效，最大限度对档案经费予以使用，实现资源利用效率的最大化。信息技术融入我国档案服务中的时间不长，许多单位在综合利用信息技术的能力上仍存在欠缺，不利于单位档案管理的可持续化，影响了单位档案管理效能。本文立足于信息时代，着重探讨档案服务与信息技术的融合，希望能够为有关单位提供理论借鉴。

【关键词】档案服务;信息技术;互联网;档案经费

一、基本理论概括

信息技术是一个较为宽泛的概念，但能够运用到单位档案管理的信息技术主要有：互联网技术、大数据技术和信息加密技术。随着信息技术的迅猛发展，有部分单位开始探索在档案管理中运用区块链技术和人工智能技术。信息技术在处理信息资源层面具有天然的优势，不仅能够将海量的信息资源进行集中处理，而且能够对海量的信息资源进行快速分析，找出其中关键性的信息。单位将信息技术运用到档案服务当中，能够有效提升检索效率，及时满足档案需求主体的档案需求，提高档案服务满意度，防止档案管理工作边缘化。

档案服务与信息技术融合后，呈现出一定的特征，表现如下：第一，档案服务智慧化。单位将信息技术融入档案服务后，对档案资源在互联网上统一进行管理和利用，表现出智慧化的特征。传统档案服务机制中，档案管理人员需要到档案室逐步找寻相关的档案，将档案提供给档案需求主体。现代档案服务机制则有所不同，档案管理人员在计算机档案管理系统上能够集中对档案进行管理，利用信息技术能够对档案资源进行快速检索，快速将档案资源调出。档案需求主体对档案服务工作的满意度和认可度都显著提升。第二，单位资源的节约化。一方面，单位将信息技术融入档案管理当中，可以减少单位人力开支。许多需要由人工处理的事项都被计算机所代替，将档案管理人员从管理工作中解放出来，推动档案管理向着档案治理转变，档案服务效能显著提升。另一方面，单位将信息技术融入档案管理当中，可以最大限度减少档案经费的使用。传统的档案管理机制当中，单位不仅需要提供大量的纸质档案管理场所和工具，还需要定期对纸质档案进行维护，防止纸质档案被侵蚀，档案经费增加。在现代化管理机制当中，单位只需要购置几台高性能计算机、档案管理系统和相关信息处理设备，就可以将纸质档案转化成电子档案，集中在计算机上实现档案管理和提供檔案服务，档案经费被节约使用的同时，档案资源利用率也得到提升。

二、信息技术与档案服务融合的策略

（一）进一步加强档案服务建设。首先，为了进一步节约档案经费开支，实现档案服务的可持续化发展，单位应当探索建立档案共享机制。具有相关横向联系和纵向联系的单位，可以打造档案服务云系统，打造“一站式”的档案管理、档案传输和档案服务平台，进一步优化档案服务。其次，单位可以打造档案智慧服务系统，提高档案服务效率和服务质量。所谓档案智慧服务系统，就是指单位利用APP开发技术或者微信公众号平台，打造相关的智慧服务系统。例如，单位以微信公众号为平台，在公众号上开发相关的检索功能、查询功能和借阅功能等，用户输入关键词就可以享受到相应的档案服务，进一步延伸了档案服务的界限;单位也可以从提升档案智慧服务系统稳定性的角度出发，开发相应的档案服务APP，利用APP技术打造档案服务平台。最后，档案安全是档案服务的前提，也是确保档案真实可靠的前提。因此，单位必须综合利用信息加密和数据秘钥技术，进一步提升档案服务的安全性能。

（二）全方位优化档案服务。首先，单位应当坚持“以人为本”理念，打造综合素质高、经验丰富和技术过硬的档案服务人才队伍。单位应当从单位实际情况出发，拓宽并优化培训内容，提高培训的科学性和有效性。单位在设计培训内容时，应当重点考量计算机技术、现代化档案管理等方面的知识。其次，单位应当进一步提升对档案部门的经费支持。档案现代化建设是一项长期性的事业，档案管理部门只有具备充裕的经费，才能购置相应的软硬件设备并优化档案服务环境。最后，单位应当变更现有档案服务机制，重新拟定档案服务内容和服务流程。只有建立相应的档案服务机制，档案管理人员才能做到有章可循。

三、结束语

在信息化时代，档案为社会所提供的社会效益和经济效益都是无穷的。作为信息资源的集合体，档案资源中潜藏着许多具有价值的信息资源。现阶段，档案资源日益增多与档案经费的有限性成为单位档案服务的一项主要矛盾。如何解决这样这项主要矛盾，在有限的经费内对档案进行有效管理，提升档案管理成效，考验着单位档案管理人员的智慧。信息技术是现阶段高效处理信息资源的一项工具，能够显著提升信息资源的处理能力和分析能力。单位档案管理人员在树立创新意识和应用意识的基础上，牢牢抓住这一有利工具，能够处理好单位档案管理的主要矛盾，推动单位档案管理在良性的轨道上运行。

【参考文献】

[1]杨智勇，金波，周枫."智慧型"档案信息服务模式研究[J].档案管理，2018（06）：21-25.

[2]邢变变，冯妍."互联网+"环境下档案用户转化策略研究[J].档案，2018（10）：10-16.