血站文书档案归档的技巧与策略

王海沙

【摘要】文书档案的归档和管理是衡量一个单位档案管理水平的尺子，也是单位生存和发展的重要依据，所以管理好文书档案是单位的重要任务，配备和提高档案管理人员的管理能力不容置疑。

【关键词】文书档案;归档;管理

文书档案的管理直接反映单位档案管理的水平，在这注重白纸黑字的时代，文书档案起着举足轻重的证据作用。但在文书归档的过程中仍存在归档不到位、不完整的现象。现谈谈文书档案的特点和归档方法。

一、文书档案的重要性

文书档案记载着一个人工作中的成长过程，无论是职称还是职务，都真实记录在案;更是记录一个国家的发展历史和演变中的点点滴滴，还体现了某一时间段内学校、机关、企业、事业单位、社会团体等其他社会组织在领导与行政管理下的活动记录，除了单位内部的各部门在履行职责中形成的重要决策之外，还包括大大小小的议事活动等。

文书档案主要以纸质的形式保存归档，是单位运行过程中各方面的真实记录，是有印章或当事人亲笔签字、具有说服力的纸质文件，它主要包括行政管理、人事变动、业务需求、党工团活动等，是体现单位的业务提升与管理过程的演变，更是单位领导作出重大决策的重要证据。文书档案不仅具有机密性，而且还具有连续性的特点，例如关于请示类的文件，就需要上级单位的批复等一系列的追踪，才能保证此事项的完整性;文书档案的自然形成，决定了它的真实性和客观性，也是使人信服的历史证据，有些文件还保留当时事件发生的照片、声音等，这些都反映了文书档案的真凭实据。

二、文书档案的特点

文书档案归档是一项连续性的整理、收集、保存的过程，涉及的材料种类繁多、资料复杂、时间不等、工作量大，存在繁琐而复杂的特点。

文书档案的内容丰富多样，涉及面较广，不仅有人事资料、党工团资料、行政资料、科技资料、会计资料，还有建筑、设备等方面的资料。在当今科技发达的时代，文书档案还有电子文件、电子照片、音像等。

文书档案还具有很强的安全性、完整性、保密性和权威性，最大的作用是在后人借阅的同时可以借鉴和引用历史资料。

三、文书档案归档的过程

（一）文书的收发。文书的收发是整理文书档案的基础，也是做好文书档案的前提。收文包括登记、走流程、催办、整理、办结;发文包括登记、制文、盖章、整理、合并。简单的公文收发过程把相关联的文件集中一起，按照归档的年限和时间的顺序分类整合，待年底统一整理归档。

（二）文书的整理方法。先将一整年度的收发公文按归档年限分别为永久、定30年、定10年进行分类，接着在不同的保管期限中将同一类别的文件集中，最后按照文件的類别或重要性先后放置。

（三）文书的装订。文件档案装订时，正本在前，发文稿纸在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文在前，来文在后;文件处理单在前，正文在后;中文在前，外文在后;原文在前，译文在后。按以上原则将文件进行整合装订。

（四）文书的分类和排列。在不同的文件保管期限中，按照文件的主次分别将文件前后排列，一般发文在前，收文在后。

（五）文书的编号和编目。按照文书归档的类别和排列顺序用阿拉伯数字依次进行编号。所有的文件编号完毕后再使用计算机辅助完成编目，即将文件的基本信息按照档案管理系统软件设定的格式录入电子信息，最后由系统生成归档文件目录。

（六）文书的装盒。将文件按照保管年限，根据档案盒的大小将文件适量装入盒中，最后在盒面注明盒内装的文件件数、起止号、保管期限、盒号等。

四、总结

只有文书档案的质量得到保障，档案工作的质量才能提高，所以文书档案管理人员要有很强的责任心和管理水平，具备较好的档案管理意识，在文书归档的过程中不会因归档速度影响其归档质量。文件纸张大小、文件内容、格式等方面都要符合标准，规范统一，如有破损的要修补尽量不能改变文件的原样，做好公文收发和借阅的详细登记，如有遗失及时查找，特别是原件外借时要催促及时归还，库房随时做好防鼠、防蚁、防潮、防晒、防蛀、防火、防盗等方面的安全管理，确保档案信息安全。

文书档案管理是一项认真细致的工作，对于管理人员的要求也比较高，无论是从政治水平、业务管理能力、专业技术技能等方面，都要求档案管理人员具有较高的业务水平能力。

文书档案管理的最终目的就是被利用，只有被利用了才能使档案发挥本身潜在的社会价值和经济利益。

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