档案利用工作的重要性及提高利用工作的策略

李冬梅

【摘要】档案的充分利用对于事业单位和企业而言都是十分重要的，提高档案信息化开发与利用一直是企业以及事业单位的热门话题，随着时代的不断发展，人们着重提升对于档案的管理利用，本文就档案利用工作重要性以及如何提高档案利用工作提出一些个人建议。

【关键词】档案利用;档案管理;管理创新

在信息化时代，对于档案管理工作的开发和利用也需要进行创新和变革。只有创新才能够满足时代的需要，才能够更好地维护人民的利益，保护和利用好社会的资源。做好档案信息化的开发和利用工作是必须也是必要的大工程。本文首先从个人、社会发展、文化传承三个方面阐述了档案利用工作的重要性，并结合工作实际，就如何提高档案的利用工作提出一些建议。

一、档案利用工作的重要性

（一）档案利用对个人的意义。随着社会的发展进步，档案利用变得重要并且普遍，档案再也不是锁在深宫大院的绝密资料，是我们每一个人都能够使用的实际表达。例如人事档案中记录着我们每个人的发展足迹，无论是诚信档案还是工作档案，都是自我存在的记录所在。档案对于个人而言是十分重要的，可以说是我们社会生活中的通行证，不论是上学、就业、买房等都会利用档案信息。档案利用工作具有较强的专业性特征，任何方面的疏忽和遗漏都可能使我们的个人利益受到损害。

（二）档案利用对社会的意义。档案是社会发展过程中重要的知识积累，在推动经济社会发展中起着重要的支持作用。例如，档案的充分利用能够更好地加快社会诚信体系的建设，帮助企业或者是集团更好地了解个人的品质思想，重大经历，这样能够帮助企业筛选出最合适的人才。又例如，一些重要项目的设计和使用都需要以往各个项目的档案进行参考和借鉴，以帮助节约人力资源和物力资源，提高工作效率。

（三）档案对文化传承的意义。档案是宝贵的社会资源，在过去，我们的前人就将社会上各种重大事件或者人物经历记载在甲骨，木片或者是竹筏之上，这样的档案记录方式使得一些历史资料得以保存，并且流传至今。虽然这种档案在利用时是十分不方便的，但是它使得人类文明得以记录和发展，使得传统文化得以传承和保留。笔者认为，文化的传承是离不开档案的，只有通过这些档案的保留和及时的维护，才能够让我们的后代更好地了解我们的文化。

二、提高档案利用的建议

档案在我们个人生活、社会发展、文化传承方面发挥着积极的作用，但是档案的利用和管理工作依旧存在着创新不足，利用率低下等实际缺陷，笔者就这些缺陷问题探寻一些提高档案利用的实际建议。

（一）档案系统的构建。笔者发现，当前很多地方档案系统的建设都是一个“大杂烩”，很多东西都放在一个系统上，对于档案分类工作依旧执行不到位。很多档案系统的检索一般只有大范围的检索，这给档案信息的利用造成了阻碍。笔者认为可以将档案进行进一步的细化分类，只有这样才能够加快检索速度，才能够更加方便地进行档案的调动利用。档案系统构建时要做到直观、清晰、明了，让使用者能够清楚了解系统的组织架构，在系统建设中要注意档案权限的细分设置，以限制和保障档案信息的知悉范围。

（二）档案中心数据库的构建。建立一套科学合理的档案信息化管理制度对于档案的高效利用是十分必要的。当前在档案信息调阅利用过程中经常会存在档案分布于不同地区，需要进行跨地区调动查阅的情况，这使得档案信息的调动利用变得费时费力。笔者建议每个地区或者部门可以建立一个档案中心数据库，这样对档案的统筹管理和跨地区利用等都能带来便利。在日常管理上，各个地区的档案资源上传到统一的中心档案资料库，如果有需要时再从资料库进行调阅查询。这样更加方便了档案的管理，也减少了人力、物力、财力的浪费。通过加强集中管理力度，可以有效避免系统重复建设中的浪费，提升中央系统的软硬件能力，能够有效提升系统性能，促进档案利用效率的提升。

（三）加强档案材料编研应用。档案信息资源是零散的，缺少关联性，对档案信息进行编研能够有效提升档案信息的利用价值，为使用者提供更为高效的利用服务。在档案管理中一定要善于使用编研手段，将档案进行细分和门类关系图的构建，实现档案一体化管理，充分挖掘档案资源的内涵价值。另外，加强编研人员的素质是十分重要的，随着社会的不断发展，档案的编研工作也在逐步规范，例如当前我们对于组织机构的档案编研格式，基础数字汇编格式以及大事记的编研格式都有着十分规范的表达，这是以前所没有的，这种格式能够直接反映整个事件或者是整个人的重点，因此编研人员必须具备较高的专业水平。

三、结束语

创新是时代的需要，无论什么行业都需要创新。在信息化时代下，我们对于档案的利用工作也要进行创新改革，要适应大环境的变化，跟随时代的变迁甚至提出超时代创新性方案。提高档案利用工作能够充分利用档案资源为人民谋取福利，这样才能够让档案更好地发挥它的价值，充分发挥其对社会经济发展的推動支持作用。

【参考资料】

[1]黄凤姣.当前企业档案信息化建设中档案信息的开发与利用[J].经营管理者，2014（20）.

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[3]金楠.浅析企业档案信息化建设存在的问题及对策[J].黑龙江教育学院学报，2011（09）.