行政事业单位财务报销“在线审批”业务探析

陈曦 叶玲

【摘要】  随着互联网技术的发展和财务云理论的推广，网上报销模式已经在国内外大型企业以及高校迅速推广，而行政事业单位受体制和资金性质影响，大部分仍沿用传统预算管理及财务管理模式。随着一般行政事业单位事业现代化的推进及发展，给网上财务报销提供了良好的发展契机。基于“互联网+”的财务报销“在线审批”业务是通过“财务云”共享概念提出的解决财务管理问题典型案例之一，文章通过对山东省地震局财务报销手续的持续改进，探究行政事业单位在预算管理和内部控制管理的要求下，财务报销“在线审批”的实现路径，以期为同行提供借鉴。

【关键词】   行政事业单位;财务报销“在线审批”; 互联网+ ;财务云;财务管理现代化

【中图分类号】  F232  【文献标识码】  A  【文章编号】  1002-5812（2019）10-0112-03

一、引言

随着计算机技术和网络技术的飞速发展，人类社会早已从工业时代迈入互联网大数据时代，“互联网+”已经成为一种趋势。而得益于移动终端设备的普及和终端产品性能的提升，移动办公的模式也逐渐推广开来。互联网与财务管理的结合不仅提高了财务人员的工作效率，更提升了财务工作成果的质量。

众所周知，财务报销过程环节繁琐，一般需要经过手工填单、领导审批、财务审核、出纳结算、财务稽核、凭证打印等若干流程，任何一环节出错都会影响报销进程，一张报销单据历经几天甚至几周仍未完成的情况屡见不鲜。而城市化进程推进导致的城市范围不断扩大，又增加了财务报销的难度，即由于城市化和企事业单位发展规划，在相对偏远的新城区另设办公地点已经成为一种新的选择，这就不可避免地造成了两地甚至多地办公的局面。绝大部分企事业单位财务报销是统筹管理，不另设置分支机构，原始财务报销、领导审批流程均需当面完成，多地往返自然增加了财务报销的难度。另外，员工因公在外不能及时返回驻地报销的情况也时有发生，如何解决因时间空间及其他问题带来的预算执行偏低、财务报销滞后等问题成为当务之急。

行政事业单位由于资金和业务性质的特殊性，财务报销的信息化和现代化要远远落后于企业。虽然一部分行政事业单位，尤其是高校已经开始推进网上报销系统，但却很少涉及财务审批功能，仍旧沿用传统签字审批流程。

本文以山东省地震局为例，针对其财务管理现状以及财务报销流程存在的问题，分析了其利用财务报销“在线审批”缓解报账制后问题的必要性和可行性，探究行政事业单位在预算管理和内部控制管理的要求下，利用财务报销“在线审批”提高财务管理现代化水平、提升财务工作效率的实现路徑，以为广大同行提供借鉴。

二、财务报销管理现状及存在的问题

（一）财务报销管理现状

山东省地震局是受中国地震局和山东省人民政府双重领导，以中国地震局为主的事业单位，其主要经费来源为中央财政和省级财政拨款。地震局设有3个办公区，工作人员与各部门、单位领导分布在各个区域办公，这给日常财务审批工作带来极大不便。为此，地震局出台了加强财务管理认真执行费用报销制度、经费审批责任制实施细则、预算管理办法、支持县市地震部门专项资金申报和管理暂行办法、差旅费管理办法、公务接待管理办法、会议费管理办法、因公临时出国管理实施办法、科研项目咨询管理办法、聘请专家费用支出管理暂行办法、科研课题间接管理费用和绩效支出管理暂行规定、科研基金项目管理办法等一系列规章制度，形成了完整、规范的财务制度体系。财务报销流程共包括八个环节：员工填写纸质报销单→部门领导审批→分管领导审批→财务审核→制单并打印凭证→出纳付款→财务稽核→单据归档。

（二）财务报销流程存在的问题

由上文可知，现行的财务报销流程虽然相对比较完善和流畅，但是这种传统的面对面、线下报销流程也存在很大的弊端，这些弊端直接影响了单位的预算管理及财务管理。

1.财务报销领导审批环节较多，大大降低财务报销的时效性。由于单位日常经费来源主要为财政资金，因而在管理使用上较为严格，报销的审批签字手续也较为繁琐，且涉及人员经费、项目经费、政府采购等多个种类和形式，不同支出形式、类型和不同金额经费使用的签字审批程序也大相径庭，签字报销的时效性差。根据内控制度要求，一张报销单通常需经办人、证明人、处室负责人三道签字流程，而涉及金额较大的支付业务，则需要分管领导、甚至是局领导签字审批。此外，为了加强财务内部控制，财务报销流程采用事前审批和事后审核相结合的模式——出差等经济事项事前要签署出差审批单，事后报销要签署报销封面，出差人员还要签署财务诚信承诺书;大额合同签订前要签署经济合同审批单，业务发生后付款要签署报销封面或者委托支付单。由于签字授权都是面对面的模式，不确定性和干扰因素较多，如领导出差、因公外出开会等，又进一步降低了签字审批的效率。

2.分区办公加剧财务报销时滞性及报销审核难度。地震局的十九个部门单位分别在三个办公地点办公，局领导在机关办公区工作，各办公区各自相距二十公里左右，且三地之间交通异常拥堵。涉及多部门经费使用审批以及需要局领导审批时，要在各个办公区域间往返，不但耗费大量时间，而且由于负责签字审批的处室负责人和分管领导因公出差，报销人员往往跑两三趟甚至更多才能完成签字审批流程，经常会出现集中排队签字的现象，如果由于时间紧张不能仔细审阅报销材料，极易产生内控风险。

3.信息不对称降低财务报销效率。为了加强对财政预算资金的财务管理，单位出台并修订了一系列财务报销制度，对财政预算经费的报销流程进行规范，但是职工往往对财务制度一知半解，尤其是对领导签字审批的权限和范围并不熟悉，导致缺少领导审批签字、或者签错字的情况时有发生。

4.预算资金使用情况信息反馈滞后。行政事业单位对于预算执行情况信息的要求较高，需要及时掌握财政资金预算执行率，而预算资金的信息是以财务信息作为数据基础的。目前，单位的财务业务系统相对独立，只有相关财务人员才能进入账套及时查询预算执行情况，项目负责人想要及时掌握预算信息，只能依靠财务人员通过对会计信息处理加工后变成一般人员可读可理解的信息来实现，而处室负责人和分管领导则只能在固定时点由财务部门统计预算信息后才能了解相关情况。预算信息的时效性差，不利于对预算资金进行管理。

三、“在线审批”——提升行政事业单位财务业务现代化水平

（一）开展“在线审批”的必要性和可行性

按照国务院全面实施预算绩效管理意见的要求，如何高效、科学、合规地使用财政预算资金并且能够实现全面监控和实施有效的绩效评价，是各个行政事业单位亟待解决的主要问题。借助“在线审批”的“互联网+”模式、电子签章（CA证书）技术、生物面部识别、指紋识别等技术手段，山东省地震局目前自主研发的“山东省地震局财务综合管理系统”作为辅助工具，在为财务日常基础工作提供高效便捷的服务的同时，能够很好地解决财务管理中突出问题，消除由于前述问题对预算管理乃至事业发展带来的影响。

一是实时提供预算执行反馈。通过“在线审批”设置的流程，能够切实达到预算事前、事中、事后的有效控制，使预算使用与“山东省地震局财务综合管理系统”的网上报销辅助系统联动，加强预算刚性控制与柔性控制的灵活运用，实现预算全闭环管理，为预算提供更详细可靠的财务数据，同时具备可查、可控、可追溯、可评估的财务管理要求以及全面反映单位经济业务各个环节的内控要求。

二是“在线审批”预设审批权限，并在每一步签字时，提醒签字人所涉及的规章制度和管理办法，权力与责任明确，能够降低签字授权风险及错误的频率。“在线审批”平台可以根据经济事项类型、职工部门、经费来源及经费金额等条件，预设每张报销单据需要审批签字的环节以及具有相应权限的负责人（分管领导）。这样，对报销流程不是特别熟悉的职工也能较快、甚至一次完成财务报销审批签字流程，从而大大提高财务报销效率。

三是“在线审批”能够消除报销审批的空间距离。通过“在线审批”系统，经办人、证明人、处室负责人以及分管领导等可以在不同地点在同一张报销单据及附件上签字（审批），省去了城市间交通往返的时间和费用。同时，针对负责签字审批的单位负责人经常出差的问题，“在线审批”也能很好地解决。通过“在线审批”平台可以消除空间限制，无论负责人身处何地，都可进行审批，大大缩短了报销审批的时间跨度，使领导真正可以选择时间、选择时机来审阅报销材料，在降低内控风险的同时大大节省了人力成本、经济成本，提高了办事效率和效果。

四是为了适应互联网新时代的要求，2016年11月“山东省地震局财务微信服务平台”推出，这在一定程度上解决了职工及时了解财务相关信息的诉求，为进一步推进财务工作的信息化、现代化提供了良好的群众基础。2018年在财务微信服务平台运行经验的基础之上又自主研发了“山东省地震局财务综合管理系统”，并计划把直属地震台站职工纳入平台，辐射范围达到全省地震系统。“山东省地震局局财务综合管理系统”对原有系统升级换代，是集工资查询模块、资产查询模块、预算查询模块、财务报销模块、在线审批模块、财务制度法规模块、财务预警模块、财务常用信息模块等功能为一体的综合管理服务系统，不仅仅是在服务方面有了更全面、更便捷的提升，并首次加入了财务管理的功能，依托引入“财务云”共享的概念，把会计信息数据智能地转化为一般职工可读可理解的信息共享到“云端”与大家分享。

（二）“在线审批”的实现路径

山东省地震局财务综合管理系统已预留“在线审批”接口，可直接将财务“在线审批”模块接入平台。财务报销“在线审批”模块包含原始单据信息录入、原始单据影像生成（拍照）、电子审批、信息反馈功能，具体业务流程如下图所示。

原始单据信息录入以拍照、摄像功能为基础，通过开放接口直接将需要签字审批的单据拍照并提取信息，录入的信息储存在后台数据库，并生成对应的单据影像。电子审批功能实现的基础为预设审批流程和电子签章（CA证书）等，“在线审批”系统能够根据经济事项类型、职工部门、经费来源及经费金额等条件自动匹配具有相应审批权限的审批人，并将原始单据影像信息流转至审批人的系统模块中。审批人根据系统提示，查看审批单据并进行电子签名，至此审批流程结束。信息反馈功能则贯穿整个财务报销“在线审批”流程：第一，报销人员上传原始单据信息后，系统根据所填信息自动匹配审批人并将提示信息通过系统发送至前台或手机;第二，审批人完成审批流程后，系统也能向报销人发送信息提示其查看审批结果;第三，报销人和审批人都能通过系统实时查看历史审批结果和当前审批进程。

四、结论及展望

基于“互联网+”的财务报销“在线审批”业务是通过“财务云”共享概念提出的解决财务管理问题典型案例之一，结合山东省地震局的应用分析可以看出，其对于缓解行政事业单位报账难、提高财务管理现代化水平及消除财务报销滞后等具有重要意义。财务报销“在线审批”业务的应用能够消除报销审批的时间空间影响，降低签字风险错误的频率，提高内部控制风险管理水平，还能在及时提供预算执行反馈、加强预算管理等方面发挥积极重要的作用，但是也存在一些问题：如财务报销“在线审批”改变了传统面对面交流的模式，很多原来能够现场沟通解释的问题，只能通过电话等其他方式进行，反而可能会占用更多的时间，审批授权不仅仅需要法律制度上的规范与约束，更不能忽视使用者在心理上的接受程度，毕竟财务报销“在线审批”在行政事业单位中尚属于较新的领域。这些潜在的问题也是单位在顶层设计、制度规范、宣传引导等方面需要重点考虑的问题。此外，2019年政府会计制度开始全面推行，财务报销“在线审批”是否具备兼容新会计制度的灵活性有待进一步验证。J

【主要参考文献】

[1] 丁洪飞，刘琴，“互联网+”环境下高校网上报账核算业务问题探析——以W大学财务部核算为例[J]财会通讯，2018，（23）.

[2] 邹志成等.高校资金使用审批管理系统的开发与应用[J].会计之友，2013，（9）.

[3] 王先鹿，陈晓琳.财务共享服务中心在高校财务报销中的设计应用——以Q大学为例[J].商业会计，2018，（16）.

[4] 张拥军.行政事业单网上报销模式探讨[J].财会通讯，2011，（8）.

[5] 陈佳.基于财务共享的远程报账系统设计研究——以华中光电技术研究所为例[J].财会通讯，2017，（34）.

更正

本刊2019年4月第8期第110页文章的第二作者“鲁娅郡”应为“鲁娅珺”，作者单位为：上海国家会计学院。

【基金项目】山东省地震局重点研发计划项目“地震行业财务业务移动审批探究”（项目编号：YF1810）。