信息技术服务于人事档案管理工作的研究

摘要：单位人事管理活动中会产生大量的信息资源。这些信息资源反映着某一社会个体的个人经历和工作经历，记述着某一社会个体的德才表现，是单位选人用人的重要依据。近些年来，伴随计算机应用技术的推动，信息技术与人事档案管理工作的融合程度加深，人事档案管理方式从单一化向多元化转变。人事档案管理实践中，部分档案管理人员没有深刻理解人事档案信息化建设的内涵，运用信息技术的能力不强，导致人事档案信息化建设停滞不前。因此，有必要从多个角度出发，就信息技术服务于人事档案管理工作这一课题予以阐述。

关键词：信息技术;人事档案;区块链;数字水印

一、理论概括

从近几年来政府工作报告可以看出政府愈发重视信息技术。国家档案局更是出台了一系列政策来明确档案信息化建设工作的内容、步骤以及核心。在这种背景下，各个单位人事档案管理部门对数字档案资源的关注度也日益提升[1]。由于大多数人事档案管理人员并未受到过系统的信息技术培训，导致现阶段信息技术发展速度与人事档案信息化建设的发展脱节。因此，从理论上就不同信息技术予以分析，找到人事档案管理工作与信息技术的结合点，对于指导人事档案管理实践工作具有重要的意义。同时，单位开展人事档案信息化建设工作具有历史必然性：

第一，有助于人事组织工作。在新时期，单位必须确保人事组织工作的严肃性、公平性和科学性。人事档案是评估、管理、分析和考核人才的重要依据，对其进行数字化管理，搭建现代化的人事档案管理模式，能够最大限度地发挥其选人用人的依据作用，更加合理地激励、监督、培养和使用人才。同时，对人事档案进行数字化管理，能够减少人事档案被篡改的几率，提升管理工作的抗风险能力，适应人事组织工作发展的需要。

第二，有助于人事档案工作向科学化迈进。在全球信息化背景下，人事档案改革前行的步伐加快。档案管理人员必须立足新的形势，分析人事档案管理工作的新变化，才能谋求人事档案管理工作的新发展[2]。单位则应当才能够制度层面入手，为人事档案信息化建设工作铺垫基础，衔接好办公自动化工作与人事档案信息化工作，通过多种途径来管理并利用人事档案。单位将信息技术融入人事档案管理机制中，是人事档案管理走向科学化的内在保障。

第三，有助于實现资源共享，实现人事档案的增效增值。互联网环境中，单位与单位之间可以建设“人事档案共享交换体系”，充分利用人事档案资源的价值，实现人事档案的增效增值。在“共享经济”这一名词愈发火热的背景下，将共享意识融入到人事档案管理工作当中，能够减少单位管理成本，发挥数字档案的实际效用。

二、信息技术服务于人事档案管理的策略

（一）区块链技术服务于人事档案管理

互联网环境中，人事档案的表现形式是数字化，这就给单位人事档案检索工作、文件格式转化工作以及移交接收工作带来了难题。如何将所有人事档案转化为统一的格式，实现人事档案的一站式服务，是目前人事档案管理人员亟待解决的一个命题。虽然许多单位通过人事档案管理系统能够实现对人事档案的高效管理，但是这与人事档案管理智能化和自动化仍然存在一定差距。因此，单位可以利用区块链技术服务于人事档案管理，推动档案管理自动化进程。区块链技术具有自动执行和代码型合约功能，能够自动识别人事档案文件格式后对人事档案进行统一化处理。同时，区块链技术能够使得将人事档案中的信息资源转化为代码格式，降低了人事档案格式转化的时间，节约了人事档案的管理成本。

（二）数字水印技术服务于人事档案管理

人事档案信息化建设是伴随数字技术、多媒体技术和互联网技术发展而衍生的新兴管理方式，在档案资源开发利用过程中，容易遭受不法份子的篡改。为了营造安全和谐的人事档案管理环境，有必要利用数字水印技术对人事档案进行管理。所谓数字水印技术，就是指在被保护的人事档案中插入相关的序列号、版权标识或者图片。数字水印技术并不会影响人事档案的质量和内容，其具有肉眼不可见性。相关主体只有利用特殊的数字水印处理工具才能看到相关的数字水印。单位将数字水印技术融入到人事档案管理中后，在去除水印之前，人事档案管理将处于一个不可更改的状态。一旦有不法分子对人事档案进行篡改，就会直接导致整个人事档案的信息资源乱码。数字水印技术在抵御病毒程序攻击上具有天然的优势，可以有效防止数字档案的失真。

（三）定期培训，防止闭门造车

信息社会是在发展进步的，人事档案管理人员如果跟不上信息时代的脚步，就会陷入思想的误区，使得人事档案管理工作停滞不前。由于我国高校档案管理人才培养体系存在许多不科学之处，导致现阶段档案管理人员没有掌握最为前沿的信息技术。因此，单位必须定期对员工进行培训，加强对档案管理人员的后期培养工作。首先，单位可以聘请专业的信息技术人才在单位内看办培训班，提高档案管理人员对信息技术的掌控能力。其次，单位可以与人才市场、档案馆以及档案局等部门进行沟通，开办以信息技术为主题的专题研讨会和论坛，防止档案管理人员思想固化。最后，单位应当推动培训工作长效化，确保培训工作的开展具有充足的资源。

三、结束语

各个单位将信息技术运用至人事档案管理工作的实践表明，不同时期，人事档案信息化建设工作的目标和特点是不一样的。在数字化、人工智能化以及大数据背景下，人事档案信息化建设的功能和结构正在发生转变，人事档案信息化建设正在从中低级向高级不断深化发展。人事档案信息化建设不仅与信息化人才、信息技术应用水平以及国家信息网络息息相关，更与档案管理人员信息化意识和单位信息化基础设施息息相关。未来人事档案管理工作总的趋势是智慧化、科学化以及规范化。因此，单位必须科学配置各种资源，完善信息化管理制度，才能使人事档案管理工作呈现出新面貌。

参考文献：

[1]方英，王瑜.新时代的人事档案管理信息化建设[J].兰台世界，2018 （11）：91-94.

[2]张庚乔.谈人事人才档案管理工作的提升[J].才智，2018 （31）：212.

作者简介：林晨（1987.2--）女，籍贯：武汉，学历：硕士研究生，毕业于美国东北大学，现有职称：中级馆员，研究方向：档案管理。