试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设

朱文琪

摘 要：档案管理对于高校来说是一项重要的工作，通过档案管理可以对高校的教学活动、管理活动、科研活动以及教育评估进行统筹协调。本文将就中职学校的档案管理工作的实际状况，对其中存在的问题进行了分析，并且论述了如何对档案管理工作进行创新与信息化建设之间的联系，对中职学校的档案管理工作提出了相关的建议^[1]。

关键词：中职学校 档案管理 规范创新 信息化

高校的档案主要记录了高校内教职工及学生的教学教育活动以及基本的个人信息，并且对有价值的文字、图片、数据等进行整理归并。所以，完善高校的档案信息对高校的教学以及日常工作有着重要的意义。随着科学技术的发展，信息技术取得巨大的突破，对高校的档案管理工作有巨大的帮助，然而在高校档案管理朝向信息化方向发展的过程中，出现许多问题，本文将结合中职学校档案管理工作的现状以及信息化发展的建议提出了几点建议。

一、中职院校进行档案管理工作的意义所在

1.档案管理能够保证学校资料记载的客观性

高校的档案是对高校内部教职工及学生工作学习状况的可靠记载，能够通过档案调阅学生及教职工在学校期间存在的真实的工作学习状况。对于校方来说，通过调阅教职工或者学生的档案能够直观、明晰地得到真实准确的个人信息反馈，因此做好高校内部的档案管理工作有助于高校的基本建设。除此之外，在学生踏入社会工作时，用人单位能够通过学生在校的档案掌握学生基本状况，档案能够较为全面地反映出学生的学习、社交、个人能力等情况，对用人单位挑选人才是一个重要的依据^[1]。

2.能够对中职院校的学风起到改善的作用

档案不仅起到记载真实信息的基本作用，还能够对学生起到一个警示的作用。学生在校学习期间其学习状况、奖惩状况都会如实地反映在学校档案中，并且对学生的个人进步和发展有着重要影响。例如，在评选奖学金时，档案中记载的个人学习情况及获奖情况都会作为评选的重要依据。除此之外，档案中记载的学生行为记录对学生的工作发展也会起到重要的作用，用人单位基本上会通过学生在校期间的表现来筛选人才，择优录取。因此，通过档案记录能够间接地促进学风的改善，督促学生遵守校规校纪。

3.为学生进入社会工作提供履历依据

在学生步入社会求职阶段，用人单位不仅要通过证书来了解学生的基本能力，还要通过该生的在校档案对该生进行较为全面的评估，因此高校的档案成为学生求职过程中一个重要的决定因素。档案对学生的评价也能够较为客观地评价学生，为用人单位提供一个重要的选择依据。所以，加强中职学校的档案管理工作实际上是为学生踏入社会求职提供重要的助力。

二、当前中职学校档案管理工作中存在的问题

1.信息化管理的普及程度不高

对于当下部分学校来说还没有将信息化档案管理普及，传统的档案管理机制仍在运行，这使得在信息化飞速发展的当下其档案管理模式单调，不仅如此传统的档案管理带来的还有巨大的工作量，使得工作效率降低，限制档案管理工作朝向现代化的方向发展。在经过大量的实地调查走访之后发现导致这种局面的主要原因有三点：首先是学校对档案管理工作的重视程度还不够，没能够投入充足的资源来改善档案管理工作的现状;其次是有些学校投入充足的资金加大对档案工作的建设，但是档案管理工作人员的业务素质不足，使得设备的优越性没能够体现出来;最后，档案管理工作人员的意识落后，在技术设备普及的情况下仍旧使用传统的工作方式^[2]。

2.档案管理工作人员的基本素养有待提高

当前档案管理工作中主要存在的问题就是档案管理工作人员的业务素质跟不上，主要是由于两个方面的原因，首先缺少专业化的管理人才，其次是管理人员的业务水平上不去。根据调查研究，当下中职学校普遍缺乏专业化的档案管理人才，校内的档案管理工作都又非专职人员担任，这使得档案管理管理人员不能将精力都集中在档案管理工作上，因为在档案管理工作中各种问题层出不穷。除此之外，由非专业的人员担任档案管理职责在管理过程中不能遵循管理规范，使得档案管理的效率低下。

3.档案管理工作意识落后，缺乏创新

随着社会的发展，各行各业都需要不断提高自身管理水平和服务意识，这就要求在管理的过程中对管理模式进行不断地创新，完善自身的管理机制。对于档案管理工作来说也同样如此，现今中职学校的档案管理工作中缺乏活力，管理工作缺乏创新意识，多数工作人员在档案管理中不能够针对工作中的不足进行思考和创新。在许多时候，档案管理工作中会出现信息滞后、失真、丢失等问题，对学校的服务功能被大大削弱。

三、针对当前中职学校档案管理工作中的问题提出的建议

1.完善档案管理制度

要提高高校档案工作的管理水平首先需要将高校档案管理规范化，将校内各个部门的资料集中归档，在聘请专业人员对档案进行集中管理;其次，明确档案管理工作中的职责划分，对档案管理工作进行划分;最后，建立完善的管理制度对档案进行统一的管理和积累，以保障档案管理工作的质量。

2.提高管理人员的业务素质

档案管理人员是档案管理工作的核心，因此要提升档案管理工作的水平就需要提高档案管理人员的业务水平。校方需要招聘专业的人员对档案进行管理;其次，对档案管理人员进行定期的考核，并提高对档案管理人员的培训，提高管理人员的工作水平;最后建立对档案管理人員的工作激励机制，提高管理人员的工作积极性。

3.加强档案管理的信息化建设

在信息化技术广泛应用的当下，为了提高档案管理工作的水平，高校需要将信息化技术应用于档案管理工作中。加大资金投入，购进信息化技术设备，培训专业人员对档案管理进行信息化改革，促进档案管理的水准和效率。

结语

综上所述，档案管理工作对于中职学校的教学和发展有着至关重要的作用，中职学校要加强对档案管理工作的重视，加大对档案管理人才队伍的建设力度，推进档案管理的信息化进程。

参考文献

[1]孙海霞.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2016（24）：96+98.

[2]裴宇奇.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2012（14）：88-89.