浅谈普通高中档案管理工作存在的问题及有效运用

史燕翔

摘 要：在学校的管理体系中，档案管理体系是重中之重，它的建立与健全是衡量一所学校教育质量和管理水平的重要指标之一，是日常工作必不可少的组成部分。抓好学校的档案管理工作，有利于推动学校教研水平的不断提高，更能推动学校教育管理工作的科学化发展。本文立足普通高中学校档管理工作存在的问题，在此基础上进行分析探索，并提出解决问题的对策，以供同仁参考。

关键词：普通高中；档案管理工作；存在的问题；有效运用

1 高中学校档案管理工作的重要性

档案管理工作内容涵包含的比较多，涉猎的而也比较广，尤其是高中学校档案既有日常教学档案管理，又有教师搞教研活动的教研档案管理，还包含了学生从高一到高三的学籍档案管理。教学档案包含了教职人员的个人信息、教学进度报告及教学质量检查等资料，教研档案指的是教职人员每次教研活动产生的资料，学籍档案包括学生从高一至高三的个人资料、学籍表等等。这些档案资料由各类文字、图表、影像资料等组成。资料之多样、种类之繁杂，对我们档案管理工作人员提出了比较高的要求，新时期普通高中的档案管理要求我们从业人员不仅要把日常管理工作做好，而且还要顺应新时代的要求，不断地借鉴新兴技术，逐步实现档案管理信息化，从面提高工作的效率。只有这样才能更好的记录一所 学校教学、教研工作的真实水平，也能真实体现一所学校的发展进程，更重要的是，可以真实的反映一所学校的教学、教研质量及管理、学术水平，为未来更好的发展奠定坚实的基础。

2 普通高中档案管理工作存在的问题

1）思想重视不够，对档案管理工作没能建章立制。档案管理工作虽然是学校管理的基础性工作，但很多人认为学校教学才是第一位的，所有工作应该给教学工作让路。所以虽然档案管理比较重要，但是常常引不起足够的重视。更有甚者，个别领导认为档案管理可有可无，不必重视，因此档案管理工作人员通常比较清闲，也没有行为准则进行规范和约束，更谈不上建立规章制度。从而导致了档案管理工作随意、混乱的现状。

2）对档案管理工作人力、物力、财力的投入不足。由于思想上的放松和认识不到位，学校对于档案管理工作没有做出经费预算，没有足够的财力支持，更不要说定期的对档案管理人员进行专业技术培训的费用。档案管理人员没有专门的工作场所，档案安放没有固定的场所。

3）档案管理工作资料收集困难。由于高中档案管理工作需要收集全校高一至高三师生的资料，包含的层面比较广，跨度比较大，历时比较长，往往需要出动大量的人员去收集，很多教职工不是很理解，因此配合不积极。使得资料入档耗时耗力不少，但收益很小。从而导致资料收集不够及时全面。阻碍了工作的正学进行。

4）档案管理办法老旧落后。因为没有专人从事档案管理工作，大部分从业人员是兼职人员，因此存在不规范操作，如档案立卷不规范，档案载体结构单一的问题。即使把资料接收入库了，也没有对原始资料进行加工，整理以及编写目录。从而导致资料不方便查阅，没有有效的提高查阅效率，对某些有价值的档案资料没有进行有效的开发利用。而且档案管理人员通常认为资料接收入库就万事大吉，没有对资料信息进行实时的更新，使资料信息失去了可延续性。

如何更好的开展档案管理工作，从而达到有效运用呢，我认为应从以下几个方面着手解决：

1）加大领导认知，建章立制，规范档案管理工作。学校管理部门要针对档案接收到归档的过程制定相当工作流程，制定相关的规章制度，并严格监督执行。档案管理工作人員要根据制定的规章制度及工作流程进行自己的工作，对每一项工作的每一个环节严格把关，进行资料信息的收集和整理。

2）专人负责，对档案资料进行规范的归类与整理，从而方便进行查阅。档案管理人员在接资料入库按规定要求对学校的教学活动相关记录以及教研活动的记录进行严格的规整，并根据档案的特点分类整理，文字档案以及影像资料都要严格的分类整理，同时要做到信息化管理，保存资料方式多样化，电子版备份和纸质版打印成为常态化方式，这样可以做到查找迅速及信息安全不丢失，可以弥补传统档案保存方式的不足，更能提升档案资料的利用率。

3）致力于提高档案管理从业人员的专业素养。管理档案是非常系统、非常庞大的一项工程，它要求从业人员具备良好的职业素养和认真负责的态度，还有默默无闻的奉献精神。所以挑选工作人员时，一定要挑选一些具有专业素质的人来工作。同时，对档案管理工作人员的专业技术能力的提高一定不能松懈，要定期进行工作培训。我们可以通过业务知识培训来提高档案管理者的业务水平，使他们熟练掌握工作流程及工作细节，对资料信息的归类及整理，录入资料，编写卷宗目录等工作熟稔于心，并熟练掌握。

4）积极开发及利用档案资料。档案工作作为一个系统性工作，不应该只局限于管理工作，更多的应着眼于档案资料的分析运用上。学校的每一个工作过程都要及时存档，如学生的每一学期每一科的成绩、思想品德的发展过程、参加活动记录以及获得的荣誉等，还有教师的教学过程以及教学反思资料，在资料信息规整入库后，档案管理人员应当充分开发及利用档案资料，与教职工一起对档案中可以公开的内容进行传阅、梳理以及分析，了解当前教育形势下，学校采用的教育形式的效果如何，学生学习的状态如何，以及收益如何，并对当前的教育误区及时纠正，出现的问题及时改革，方便确定新的方向，制定新的教育方案，从而提升学校的整体教学水平，提高学校的教学的质量，提高学生学习的效率。

综上所述，我们可以发现，虽然工作过程中存在这样或那样的问题，学校的档案管理仍然是一项非常重要的工作，而且档案的管理方法比较多元化，如果能严格、规范化管理， 必然能达到更好的利用。所以做为档案管理工作人员，我们要学会科学的管理档案，有效的运用档案，通过档案来规范决策的制定、实施，并能对执行的过程进行有效监督，为我们学校更好地开展工作保驾护航。

参考文献

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[2]秦尧.高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].办公室业务，2016（6）.

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