创新人事档案管理制度与模式的探索

刘冰

摘 要：在经济增长速度不断加快的背景下，单位的人事档案管理呈现出规范化和科学化的倾向，在单位的生存和发展中占据着关键性的位置，在结合实际情况的过程中，需要对单位的人事档案管理制度进行及时调整，在适应的过程中不断进行创新和改进。本文对人事档案管理的重要性、遵循的原则、存在的问题和相应措施等进行了详细分析，具有一定的借鉴性意义。

关键词：人事档案；管理制度；模式

在市场建设逐渐趋于完善，经济竞争日益激烈的环境下，单位的生存与发展面临着比较严重的挑战，想要取得长足发展，必须对内部的管理制度进行不断完善与调整，在历史的洪流中迎接各种挑战，抓住机遇，增强自身的竞争力和影响力。人事档案管理是单位管理中的一个重要方面，必须对单位的实际情况进行详细了解，创新人事档案管理制度，采用新型的管理模式，促使事业单位保持良好的运营。

1 创新人事档案管理的重要性

人事檔案管理具有至关重要的作用，主要体现在以下几个方面：第一，作为行政管理一部分，人事档案管理为单位各项规章制度的制定提供了管理的参考依据，在很大程度上影响着决策的科学性与有效性，对于决策的实施起着重要的推动作用。第二，人事档案详细记录着个人的成长轨迹，为单位的人才录用和选取提供了良好的参考性价值，有利于单位人才队伍的不断壮大，提升单位的盈利水平，增加单位的经济收益。第三，人事档案具有较强的真实性与客观性，它真实地记录着当事人在何时、何地进行了何种的业务活动，是最真实的反映者，一方面保护着当事人的个人利益，一方面明确个人的职责，减少不必要的纠纷。第四，人事档案是一种教育资源，能够在对员工进行培训的时候，作为有效的教材和参考资料，由于其具有较强的说服力，因此能够更加让人信服，能够有效激励员工，提高员工的积极性与工作热情。

2 创新人事档案管理制度遵循的原则

2.1 人事档案内容应与时俱进，保证完整性

人事档案记录着个人的信息，因此，应结合时代发展的趋势，与时俱进，随着时间和个人的成长进行记录，及时更新和完善，详细记录人事档案的内容，使其能够准确反映出实际情况，为单位档案管理工作提供有益借鉴。同时，在记录的过程中，需要将专业特长、工作能力、特殊荣誉等加入到人事档案中，使档案信息能够不断丰富和完善，发挥出实际性的作用和效果。

2.2 人事档案管理标准化

在创新人事档案管理制度的过程中，需要将标准化作为一项重要的依据。标准化指的是在制定人事档案管理制度的时候，结合单位的实际情况，细化各种条款和内容，使制度中的内容能够解决档案管理中的重要问题，满足整体人员的需求，促进单位档案管理的优化与进步。在人事档案管理工作中，需要详细了解国家相关政策与法规，在法律规定的范围内，确保人事档案的规范统一。

2.3 人事档案管理要以服务为原则

在个人求职的时候，人事档案是一项重要的依据和证明材料，在很大程度上反应了个人的能力和素质，记录着个人的真实生活和个人经历，具有较高的参考价值。因此，在对人事档案进行管理的时候，必须树立服务意识，将服务作为人事档案管理的重要特色，满足单位用人对人事档案使用的要求，为求职者带来较大程度的便利。

3 我国人事档案管理制度现状

与西方国家相比，我国在人事档案管理中比较落后，虽然采取一定的措施进行完善，但仍然存在着比较明显的差距，许多弊端对人事档案管理的正常进行带来严重阻碍。以下是对人事档案管理问题的集中分析：

3.1 存在严重的人事档案“弃档”现象

当前，在我国人事档案管理中，很多人没有意识到人事档案管理的重要性，在很大程度上忽视了人事档案的管理工作，很多人甚至不知道自己是否拥有人事档案。在更换工作单位的时候，没有及时将人事档案进行转移，长期下去，个人档案将被抛弃和遗忘，造成个人信息的失真和断层，不仅损耗了个人的利益，还会给人事档案管理工作带来一定的弊端，加重管理的负担。据不完全统计，目前全国至少有70多万流动人员的人事档案无人理会，成为“弃档”，这一问题需要引起充分重视。

3.2 缺乏完善的人事档案内容

现有的人事档案管理与历史、社会关系、个人素质等有着密切联系，在专业特长和工作能力等方面的内容较少。在这种情况下，档案内容出现严重的缺失现象，片面性和局限性等非常明显，不能全面反映出个人的实际情况和能力，在判断个人的时候会出现一定的失误，造成人才的缺失等现象，削弱了人事档案管理的意义和价值。因此，必须创新人事档案管理制度和模式，增强人事档案管理的适应性，使单位的管理能够在正确的轨道上运行。

3.3 缺少专业的人事档案管理人才

人才在人事档案管理中占据着关键性的地位，在社会不断发展的过程中，人事机构管理人员的重要性愈发凸显，人们对相关人员的能力提出了更高的要求。当前，我国人事档案管理机构人员的专业化水平较低，对人事档案的管理造成一定的阻碍，大大降低了档案管理的科学性与合理性，使档案管理的工作效率受到严重影响。另外，人事档案管理人员的能力与实际情况不适应，两者之间存在比较明显的错位，具有较强的不确定性。

4 创新人事档案管理制度与模式的方式

4.1 打破现有人事档案管理统一的现状

当前，单位和政府部门统一管理着人事档案，存在着效率低下、漏洞明显等现象，严重影响了管理的效果。人事档案应该是每一个公民都应该具有的，然而在实际生活中，往往只有单位的正式员工才有人事档案，给社会管理带来一定的阻碍。因此，在人事档案管理中，需要针对不同人群的不同需要，将各个社会属性人员的人事档案进行针对性的转移，使各个单位采取合适的方法进行保存。在这个过程中，可以对档案管理员进行培训，加强他们的专业知识，提升档案管理的技能，使人事档案能够充分发挥出自身的作用，记录个人的成长与发展。对于自由职业者、农民等人员，由于没有固定单位，需要由当地所在居委会或村委会进行管理，可以将信息进行简化，体现出最重要最关键的信息，为基层部门人事档案管理提供便利，提高档案管理的效率，增强人事档案管理的针对性与有效性。

4.2 加大对于人事档案重要性的宣传力度

只有从思想上重视人事档案管理工作，才能使档案管理实现理想的效果。提高重视程度的一个重要方式就是加大宣传的力度，因此，在实际管理的过程中，相关人员需要结合不同地区的特点，了解人群的不同需求和媒体接触习惯，在此基础上，选择合适的多媒体工具，将人事档案的重要性传达给大众，让更多的人充分的认识到人事档案的重要性。在宣传的过程中，需要将人事档案管理的特点、存在的困难、常见的误区等结合，统计出大众最迫切需要了解的内容，使人事档案管理的内容更加丰富，给受众传递更多的信息，增强受众对个人信息的保护力度。同时，可以将人事档案管理的工作收入融入到人力资源管理工作中，明确相关工作人员的职责，强化整体员工的档案管理意识，提高员工的积极性，在完成档案管理工作的过程中，促进单位的整体协调稳定发展。

4.3 增强人事档案的平等性

在人事档案管理中，需要遵循平等互惠的原则，使各类人员、各个群体都能使用相关档案，记录自身的成长。当前，我国人事管理制度作出相关规定，通常来讲，只有政府工作人员、科研机构研究人员、国有企业员工、高学历人才等才能够建立相关档案，相对于整体人群来讲，这部分群体占据的比例较小，在人事档案管理中发挥的作用是有限的。在大范围来讲，不具备人事档案的人员，在享受社会福利、就业、入学等方面会有一定的差别，存在较大的不公平性，不利于社会的稳定和团结。因此，针对这种现象，需要建立相应的人事档案制度，对档案身份的限定等进行消除，缩小不同群体之间的差别，强化各个单位和政府的职责，使管理过程能够更加顺畅和科学，不断消除管理过程中的障碍，增强全社会的公平性与稳定性，为社会的和谐发展做出积极有益的贡献。

4.4 建立电子档案管理制度

传统的纸质档案的保存和管理的过程中，由于本身的特点，存在着携带不方便、容易丢失等特点，并且在保存的过程中，在环境和天气等自然因素的影响下，往往会出现不同程度的损坏现象。而现在随着互联网技术的发展，大数据和云存储等手段为人事档案管理提供了极大的便利，电子化是人事档案管理的趋势和方向，在实际管理的过程中，可以将科学技术与人事档案管理的特点充分融合，使人事档案管理体现出更多的科学化与合理化特征。在电子化的趋势下，档案信息的查找能够更加快捷高效，在详细整合的过程中，使档案信息能够为员工的成长与发展提供良好的支持。同时，需要加强人事档案管理人员的培训，使档案管理人员能够利用先进技术完成档案管理中的各项工作，增强档案管理的严密性与科学性，为档案管理的顺利进行提供制度上的保障。

5 结束语

在市场经济快速发展的过程中，人事档案管理在单位的日常运行中占据着越来越重要的位置，需要充分意识到人事档案管理的关键性，找到人事档案管理中存在的问题。在此基础上，打破现有人事档案管理统一的现状，加大对于人事档案重要性的宣传力度，增强人事档案的平等性，建立电子档案管理制度等，使其能够与单位的实际情况相符合。同时，需要借鉴先进的国外技术，与国内的管理现状进行双向融合，为单位的健康稳定发展奠定良好的基础，提升国家的整体经济实力。

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