加强事业单位人事档案管理信息化建设的策略研究

吕茜

摘 要：事业单位在当今社会经济结构中占据了很重要的一部分，在很大程度支撑着我国当前经济的发展。就目前情况来看，人事档案的管理对于事业单位的进一步发展有着十分重要的意义。但是不得不提的是，我国当前事业单位的人事档案管理体系并不完整，其中存在一部分问题，尤其是在信息技术应用方面。本文从人事档案管理信息化建设的意义出发，提出了一些问题，并总结出了相应的策略。

关键词：事业单位；人事档案；信息化建设；策略

1 人事档案管理信息化建设的意义

在科学有效地利用信息技术管理人事档案对于事业单位的发展有着重要的推动作用。一方面，信息化可以优化人事档案管理的模式，并且能够及时的反馈档案信息，从而使相关工作能够更好的推进。另一方面，人事档案管理信息化建设能够保障档案管理的质量，使档案的储存环境得到有效改善，同时能够增加存储档案的数量。除此之外，档案信息化管理有利于减轻相关工作人员的工作压力，从而促进事业单位的更好地发展。

2 人事档案管理存在的问题

2.1 对人事档案信息化建设重视程度不够

由于人事档案信息化的建设很难在短时间内获得经济效益，所以相关领导人员并不是很重视这项工作。与此同时，领导对这项工作的认识很浅薄，认为只是收集和整理资料而已，所以忽略了可以将信息化技术应用到该项工作中。此外，事业单位不断改革人事制度，相关工作人员除了自己的本职工作之外，还需要兼任一些其他的职务，所以，相关工作人员对自己完成工作的方式也不是很重视，由此就造成了对人事档案信息化的建设的重视程度不够。

2.2 缺乏人事档案信息化建设的计划

由于事业单位人事档案在信息化建设方面没有一套完整的理论体系和计划，所以人事档案的信息化建设与实际的工作内容难以结合在一起。主要表现在以下几个方面：首先是缺乏对相关体系的考察和研究力度；其次是相关方案的制定不能合理的结合实际；接下来是没有充分考虑到影响该项工作的各种因素；最后是在测评工作中没有一个固定的标准。如果在人事档案信息化建设中没有一个完整的计划，那么就会加大该项工作的实施难度，从而使相关的信息化建设处于一个瓶颈期。

2.3 人事档案信息化建设各方面投入力度不够足

在人事档案信息化建设投资中，主要是三个方面的力度不足，首先是管理，其次是经费，最后是硬软件设备。由于在人事档案信息化建设过程中没有一个完整的计划，导致该项工作目标不够清晰，没有充分考虑各种影响因素，所以该项工作的实施只是浮于表面，而没有实际行动。虽然人事档案信息化的建设有相关的经费，但是经费比较有限且拨款时间不够及时，这就导致了人事档案信息化建设在硬软件设备方面存在较大的不足，且相关工作人员也由于没有接受过系统的培训而不熟悉业务。从硬件方面来说，事业单位应用于人事档案管理方面的设备仅仅是几台配置较低，稚嫩能够完成一些简单工作的电脑，比如说录入信息，管理档案目录等。从软件方面来说，对于人事档案的管理基本使用的是十分简单且结构单一的人事档案管理系统软件，仅仅能完成录入信息，查询信息，检索数据等工作，缺乏完善的软件系统。人事档案的信息化建设在多个方面缺少投资，所以整体的信息化建设水平都不高。

3 加强事业单位高校教师人事档案管理信息化建设的策略

3.1 形成利用信息技术的管理理念

在很长一段时间内，事业单位对于高校教师的人事档案的管理虽然有所关注，但是并没有在管理方法上进行改革，所以导致档案管理工作落后于事业单位在新时代的建设。在当前信息化不断发展的情况下，各个行业都十分重视本行业的信息化建设，将信息化技术广泛地应用于各个方面，从而在很大程度上使工作效率得到了提高。这就要求事业单位对于高校教师的档案进行管理时，不但要明确管理档案的价值，而且要大胆的改革相关管理方式，从而进一步推动高校教师档案的信息化管理。与此同时，事业单位要更新自己的管理观念，准确定位档案管理信息化的重要意义，从而将其融入到原本的管理体系中去。在完成了这些要求之后，事业单位的领导要鼓励相关工作人员积极投身于信息化建设，制定合理的工作计划，从而更好地管理高校教师的人事档案。

3.2 對档案管理人员进行科学的培训

事业单位在高校教师的人事档案信息化管理方面要想获得长足的发展，就必须要重视对人才的培养，要对那些运用传统的管理方法的工作人员进行专业的培训，使他们能够结合实际情况去改革工作方式。此外，由于事业单位高校教师的档案信息复杂繁多，管理任务十分庞大，如果不能科学的管理，就会影响其他工作的进行，这就要求事业单位加大对相关工作人员的培训力度，建设一支更加优秀的档案管理队伍。同时，事业单位不但要建立一套完整的考核机制，保证工作人员能够学以致用，而且要积极引进优秀人才，改变档案管理信息化缺乏人才的现象。

3.3 建设完善的管理档案的软硬件系统

为了确保档案管理工作稳定安全的进行，更为了档案能够得到最大程度的利用，就必须要建设一套科学完善的管理档案的软硬件系统作为上述工作更好地完成的保障。首先要在资金方面加大对档案管理工作信息化的投入力度，特别是在相关设备的购入方面。在购入相关设备时，事业单位不但要在资金方面给予支持，而且要对相关工作人员进行科学的培训，从而更好的利用设备进行管理工作，延长设备的使用期，使管理工作更加顺利的开展。其次，事业单位要不断更新档案管理设备的硬软件系统，同时要根据实际需要开发出与本单位工作相符的软件，从而减轻管理人员的工作压力，有效的提高管理效率。除了以上两点之外，还要尤其注意的就是合理的将加密技术应用于档案信息化管理过程中，保证信息的安全。

3.4 建立科学的档案管理制度

随着事业单位改革的不断深入，事业单位高校教师人事档案信息化的改革已经成为了一个势不可挡的趋势，要想将这项工作进一步推进，不但必须获得相关方面人才以及软硬件等外在因素的支持，而且要拥有坚实的制度保障，从而使高校教师人事档案管理的信息化进程更加科学规范的展开。针对当前这种状况，事业单位在进行高校教师的人事档案管理工作时必须严格结合实际，充分考虑实际工作中的需求，将信息技术与档案管理充分结合在一起，建立一套科学完善的档案管理制度，使信息化建设中的每一个步骤都能够有序的完成，每一个相关管理事项都能够科学有效的进行。为了使档案管理工作高质量高效率的完成，使相关工作人员对自己的工作有更积极的心态，就必须把信息化建设作为档案管理制度的考核标准，并且要建立一些与其相符的奖惩、考核和责任制度，工作人员也要认真学习相关制度，承担自己的工作任务。

4 结语

综上所述，可以看出事业单位想要实现人事档案的管理的信息化还在很多方面都存在着问题，因此，加强信息化建设必须及时有效的进行。本文针对这些问题也提出了一些有效的措施，比如形成利用信息技术的管理理念，对档案管理人员进行科学的培训，建立完善的档案管理的软硬件系统，建立科学的档案管理制度等。只要将上述工作有效完整的完成，事业单位的人事档案的管理工作就能好得到有效的强化，而且能够为我国事业单位将档案管理的工作系统的进行奠定坚实的基础，有利于该项工作在未来一段时间里的进一步完善。

参考文献

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