新时期人力资源和社会保障局人事档案管理的有效性分析

张向前

摘 要：近年来，我国的档案事业进入了快速发展时期，无论是在档案管理的质量方面还是在档案管理的效率方面都有了很大的提升。本文围绕人力资源和社会保障局人事档案管理的相关议题进行了探讨，分析了人事档案管理现状及暴露出的一些问题，论述了提升人事档案管理有效性的优化措施及积极建议，供相关人士参考指正。

关键词：人力资源；社会保障；人事档案；檔案管理；管理有效性

1 引言

新时期内，人力资源和社会保障局的人事档案管理工作也面临新的标准和新的要求。为了加快完善人事档案管理制度，构建科学高效地人事档案管理体系，管理部门及工作人员必须从目前人事档案管理的问题入手，通过对问题进行梳理和分析来完善和优化管理策略，以更好地提升人力资源和社会保障局人事档案管理的有效性。

2 人事档案管理现状及问题分析

目前，人力资源和社会保障局在人事档案管理过程中已经积累了一定的经验，发挥出了档案管理的基本效能，但是随着时代的变革和档案事业的发展，在管理过程中也暴露出一些问题，这些问题已经不能很好地适应当下的发展要求，急需进行修正和完善。

问题一：随着经济的发展和市场化机制的日益完善，人员流动性增大，流动频率提高，这就导致人员和档案分离的问题。很多人员频频就职离职，档案资料不完整，或者放弃档案不管不问的情况有所加重。而目前在就业的过程中，很少比例的单位对职工人事档案有所要求，普遍重视度不高，这种淡漠意识更是加剧了人档分离或者舍弃档案的现象，人力资源和社会保障局人事档案管理工作难度面临着较大的挑战。

问题二：就业市场中多数企业对职工人事档案重视力度薄弱导致了档案信息遗漏以及资料缺失的问题日益严重。传统的人事档案对于资料范围有着严格的标准和要求，如人员履历材料、自传材料、鉴定材料、考核考察材料、学历职称材料、政治审查材料、民主党派材料、录用离职材料以及各种奖励或处分材料等等。但是在现阶段的人事档案中，不仅在上述指标范围内缺乏完整的信息，而且在人员的技术专长、个性特点以及工作业绩等细节方面更是缺乏相应的内容信息，导致人事档案不能充分发挥出应有的作用。

问题三：人事档案管理手段和管理模式单一，已经不能很好地适应时代发展的要求。互联网技术的普及应用推动了社会的运作效率，而人事档案管理工作的效率相对滞后，究其原因主要是管理手段和模式陈旧单一。随着人事档案数据信息的增长，人力资源和社会保障局必须借助更高效的科技手段，采用先进的管理模式来管理海量的档案数据，如若止步不前，则人事档案管理效率就无法快速提升，逐渐与时代步伐脱轨。

问题四：人事档案管理体系不健全，仍存有管理的漏洞。随着数据时代的来临，人力资源和社会保障局纷纷构建起信息化的人事档案管理体系，但是在这一新型的管理体系运作过程中，更多的隐患也潜藏其中。比如典型的网络系统运维的安全性问题、人事档案管理的保密性问题等，这些都是随着档案信息化管理体系的建立而产生的，因此必须加快对这些潜在隐患问题的分析，制定出科学的方案和措施，堵住管理的漏洞，更好地发挥出人事档案管理体系的效能。

3 提升人事档案管理有效性的优化措施及建议

新时期内，人力资源和社会保障局可从以下方面进行强化，以加快提升人事档案管理的有效性，更好地发挥出人事档案管理的重要功能。

首先，提升广大群众对人事档案重要性的认识。人事档案管理工作不仅仅是人力资源和社会保障局管理部门的职责，同时也与社会企业与普通民众有着密切的关系。管理部门应加大对人事档案管理重要性的宣传力度，使社会企业和普通民众都能够意识到其重要性，从而认真对待人事档案资料以及相关管理工作，在全社会范围内营造良好的氛围，为人力资源和社会保障局的工作开展奠定良好的群众基础。

其次，加快建立明确的管理制度和流程标准。随着社会的发展，传统的人事档案管理制度和内容事项已经不能很好地满足当下的要求。因此人力资源和社会保障局必须以全新的管理理念，向着更加精细化的管理目标迈进。通过对人事档案管理制度各项细节条例进行明确，统一人事档案管理工作的标准流程，使新时期的人事档案管理流程更加精简，从而减少重复性工作和各环节之间的衔接阻力，促使管理效率有效提升。在制度流程的建立和完善过程中，管理部门必须将人事档案管理与国家法律法规、市场发展形势、人力资源的需求等内容有效融合起来，使各项管理制度和流程标准能够满足多方的需求。

其三，建立与民众的沟通渠道，加强对人事档案资料信息的收集。人力资源和社会保障局必须发挥出重要的枢纽作用，一方面将国家及行业政策和新鲜资讯及时传递给广大民众，另一方面要将民众的人事档案信息及时收集起来，做好档案的管理。为此，人力资源和社会保障局必须有效建立和拓展与民众的沟通渠道，提高信息的传输质量和传输效率，使人事档案资料管理工作更加便民化，避免因各种延误而导致出现人事档案资料缺失的问题，提高人事档案管理的质量。

其四，完善档案信息化管理体系，提高人事档案管理的安全性。随着档案信息化建设进程的加快，各种网络安全问题也暴露出来。针对这一现状，人力资源和社会保障局等管理部门必须提高网络信息平台的安全管理意识，做好硬件设施的日常检查和维护工作，及时更新网络安全软件系统，提高档案信息化体系运行的安全性。此外，在一些涉密环节或内容的管理上，必须制定更加严格的保密制度和措施，采用制度防护和设备监控双管齐下的办法来提高人事档案管理的质量，减少重要信息的丢失或被破坏。

其五，做好人事档案管理人员队伍的储备和培养。随着档案事业的发展，人力资源和社会保障局应提前做好人才队伍的储备工作，通过理论培训和实践磨炼，提高全体人员队伍的技能素质，为未来人事档案管理工作的高效开展储备下充足的人才资源。

4 结语

新时期内，人力资源和社会保障局必须立足当下，关注长远，使人事档案管理工作越来越精细化，高效化，发挥出人事档案的重要效力，为社会进步和经济发展提供更多的助力。

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