网络环境下做好档案信息资源利用的探讨

任杰

摘 要：随着互联网的普及应用，当前我们步入大数据时代，这也使档案资源成为一种重要的信息资源，并受到越来越多的重视。而且基于网络环境下，强大的信息共享能力有效的助推了档案信息资源价值的发挥，使档案信息能够更好的满足档案利用者的利用需求。因此在网络环境下，做好档案信息资源利用是当前档案工作者面临的主要问题。文中分析了网络环境下档案信息资源利用中存在的问题，并进一步对网络环境下做好檔案信息资源利用的措施进行了具体的阐述。

关键词：网络环境;档案;利用;问题;措施

网络环境下档案信息提供和获取的方式都发生了较大的变化，在这种情况下开展档案利用工作，需要结合自身的实际情况，充分的运用现代化技术来创新档案利用方式和方法，全面提高档案利用水平，确保档案信息资源的价值的有效发挥。

1 网络环境下档案信息资源利用中存在的问题

1.1 档案信息资源管理分散，导致利用主体单一

当前在档案实践管理工作中，一般企业采取的都是统一领导和分级管理的原则，一些分公司和子公司都自行对本单位形成的档案信息资源进行保管，各单位掌握自身形成的档案库存数量和库存内容，档案信息价值也由本单位使用。在这种分散管理模式下，档案信息资源共享也只局限于档案形成单位，档案实体查询利用也只限于人工查询，无法有效的体现出档案利用价值，从而形成档案信息孤岛，这必然会对档案信息资源的有效利用带来较大的影响。

1.2 没有建立档案信息资源共享平台

基于网络环境下，大数据的应用对各行业带来了较大的影响，同时人们对档案信息资源的利用需求也不断增加，在这种大背景下，迫切要求建立档案信息资源共享平台，以便于更好的满足多方面和多层次的档案利用需求。但在当前许多单位发展过程中，并没有在建立起完善的档案信息共享平台，这必然会对档案信息资源的综合利用和有效共享带来较大的影响。

1.3 档案查询利用的效率和精确度较低

在传统档案利用工作中，档案工作者基于档案利用者的需求，采用手工方式来查询目录，并通过提供档案原件或是复制件。在这种情况下，对于查询信息十分明确的情况下，档案工作者能够快速对查询的档案信息进行定位和查找。但当信息较为模糊，查询内容不明确的情况下，则查询过程中会消耗较长的时间，而且还会影响到档案信息查询的精准度，这必然会影响人们利用档案的积极性。

2 网络环境下做好档案信息资源利用的措施

2.1 强化档案信息网络化建设意识，加大投入力度

基于网络环境下开展档案利用工作，需要重视档案信息网络化建设，即在具体操作过程中要通过不断拓展信息渠道，进一步针对现有资源进行优化配置，增强档案工作的技术含量，全面提升档案工作的现代水平。因此在实际工作中，需要全面提高档案信息网络化建设意识，档案工作者需要认识到档案信息网络化建设的重要性，并积极转变思想观念，基于现有条件下，加大投入力度，针对网络档案信息资源进行先行开展，为档案信息资源网络化的实现打下坚实的基础。

2.2 做好档案信息资源整合，为档案信息资源利用提供便利

基于网络环境下在开展档案信息资源利用工作中，需要重视档案信息资源目录中心建设，针对单位现在分散的档案便利店 资源进行整合，并选择适宜的档案管理软件，积极建立档案信息数据库，实现档案信息的准确录入。同时还要制定电子档案的管理方式和开发利用方法，为档案信息在单位内部共享的实现打下坚实的基础。建立档案信息协同管理平台，针对于可以公布的文档案和项目建设档案信息在平台上进行分布，这样档案利用者可以在线进行查询和利用。另外，通过对档案信息资源电子目录进行汇集和公布，这样在网络环境下单位分散的档案信息资源能够有效集中，各分公司和子公司之间的档案信息实现互通，为档案信息资源的利用提供了更多的便利性。

2.3 搭建综合档案管理系统平台，实现档案信息资源的共享

在网络环境下，为了加快推进档案工作的制度化和规范化发展，实现档案信息的高效开发利用，各单位需要加快推动档案信息资源的数字化进程，并积极建立数字化应用平台，开展档案网上服务，进一步提高档案服务效率和质量。具体要通过搭建综合档案重审系统，针对档案数据进行集成和共享，为单位内部各部门提供高效的档案利用服务。而且通过建立档案管理系统，针对于公开的档案信息在系统中进行发布，并针对单位档案信息进行整合和优化，构建网络化集成共享平台，实现档案信息资源的互通共享，满足多用户和多终端的档案信息资源查询利用需求。

2.4 推行档案的全文检索功能，实现线上线下双重检索

在网络环境下，各单位都加快了自身档案的信息化建设进程，馆藏档案也实现了数字化处理，档案利用十过程中，档案利用者根据利用需求通过计算机来对查询的档案内容进行栓塞定位，并通过原文阅览的方式在线查询档案数字化成果。同时还要引入全文检索，通过依托于数据库，基于用户需求获取原文相关内容，能够对档案内容中的每一段落和文字进行检索，即利用者只需要输入关键字即可能够进行快速检索，实现了档案信息的快速查询，而且检索过程中匹配的内容能够自动生成。对于档案利用者而言，其在利用档案信息过程中，在共享平台上查找无果的情况下，可以亲自到档案馆室进行查询，这样线上线下双重检索查询，有效的提高档案信息检索的速度和检索的查全率及准确率，为档案信息资源的高效利用提供了更多的便利性。

2.5 完善相关法律法规，加强网络安全防护

基于网络环境下在档案信息资源利用过程中，档案信息的安全越发受到关注。由于档案信息安全直接关系到档案的开发利用，因此需要加快建立健全相关法律法规，为档案信息资源的开发利用提供重要的法律保障。在具体制定法律法规过程中，要求具体的条款要尽可能的详尽，从而使在实践档案信息资源开发利用过程中能够有法可依。另外，还要加大网络安全防护的力度，为了保证档案信息的安全，需要运用各种安全防护技术，如防火墙技术、病毒防治技术、加密技术、跟踪检测技术等，并在日常工作中及时对档案信息进行备份，采取异地备份的措施，有效的保证档案信息的安全性。

3 结束语

在当前网络环境下档案信息资源的开发利用还存在许多不足之处，这就要求档案工作者在实践工作中还要积极对档案管理方式方法和开发利用手段进行不断创新，全面提高档案开发利用的水平，真正的发挥出档案信息资源的重要价值，使其更好的服务于社会的发展和经济建设。

参考文献

[1]马仁杰，蔡璇，孟璐.论网络环境下影响档案利用行为的因素[J].档案与建设，2016（6）.

[2]吴建新.浅议网络环境下档案信息资源的开发利用[J].科技情报开发与经济，2011（26）.

[3]王丹丹.试论网络环境下的档案信息资源优化整合[J].黑龙江档案，2015（01）.