事业单位办公室行政档案管理工作的优化措施

张丽

摘 要：事业单位应当提高行政档案的管理水平，注重发挥行政档案在辅助事业单位发展中的重要作用。在信息化、标准化、科学化和系统化的档案管理理念下，事业单位应当提高行政档案管理的总体质量，着力构建专业的行政档案管理体系，切实提高行政人员的档案管理技术能力。事业单位只有强化分析档案管理机制，才能提高行政工作的效率，解决行政工作存在的主要问题。

关键词：事业单位;行政档案;管理机制

行政档案是重要的工作信息载体，事业单位的行政档案在很大程度上记录了事业单位的日常运转情况，上级交办的各项工作任务，事业单位的规范化、制度化、标准化管理等信息均记录在行政档案管理工作当中。事业单位改革的深入进行需要行政档案的大力支持。提高行政档案管理工作的水平，可以梳理事业单位管理中的问题隐患，从而提高事业单位管理工作的整体效率。事业单位行政档案记录了事业单位发生的重大事件，具有凭证与历史参考价值。行政档案记录了事业单位参与社会活动的信息，对于保护事业单位的合法权益，促进事业单位发展意义重大。

1 当前办公室档案管理工作中存在的问题

1）管理制度不健全。档案管理工作需要形成科学化、有序化、系统化的管理机制。当前事业单位的行政档案管理主要依靠办公室进行，各业务部门未能配合行政档案管理工作的深度开展。由于缺乏科学化的行政档案管理工作制度，没能基于行政档案的运转机制完善管理标准，因此影响行政档案管理的工作水平。例如，当前事业单位行政办公室未能执行有序科学的收集、整理、分类、共享管理机制，不能根据信息化的档案管理运转体系建立有效的行政档案的分类存储与收集整理规范机制，导致行政档案管理的效率低，行政档案管理任务不落实，行政档案没能按照上级要求有效归档，因此行政档案的科学化水平低，行政档案管理工作的整体质量水平有待提高。

2）专业素质有待提高。事业单位行政档案管理不足的主要问题在于现有的人员不熟悉现代化的行政档案管理工作方式方法，有限的档案管理制度设备，传统的档案管理人员，缺乏先进理念的档案管理工作方法严重的制约了行政档案管理工作的效率。有些事业单位的从事行政档案管理的人员不掌握先进的工作方式，存在着工作理念落后，工作技术手段不足，不熟悉信息化环境下的档案运转机制的问题。事业单位还要构建优质的行政档案管理体系，有效的消除行政档案管理的认知偏差，提高行政档案管理的整体工作效率。事业单位还要消除行政档案管理存在的荣誉感与责任感不足的问题，形成综合性的行政档案管理工作体系，达到提高行政档案管理工作效率的目标。

3）管理手段比较落后。在信息化的大背景下行政档案管理工作的信息技术手段相对落后，档案管理的方式方法较为陈旧，行政档案管理工作技能还有待加强。行政档案管理应当有效消除传统档案管理方式带来的弊端，着力解决行政档案管理易发生错误的问题。行政档案管理还要秉持高效和系统的基本原理，着力分析找准行政档案管理的实际情况，切实运用信息化的技术设备解决行政档案管理低效的问题。首先，有效的防止人工档案管理方式还来的行政档案错误率高和收集归档不及时的问题，进一步解决档案数据传递不到位的问题，着力形成综合化行政档案管理工作体系。其次，有效防止因为行政档案管理缺乏有效的系统备份造成的档案数据信息丢失的问题。第三，开发专业的档案管理系统，有效解决以往存在的档案数据信息收集不及时的问题。

2 提高办公室档案管理工作效率的有效途径

1）在思想上高度重视。高度重视行政档案管理对于提高档案工作的效率，发挥行政档案的应用价值有重要的意义，事业单位领导应当在档案分类管理改革的大背景下充分的重视行政档案管理，形成专业的行政档案管理与监督机制。首先，切实加强行政部门对行政对档案管理的重视程度，着力普及档案管理的相关法规。其次，事业单位分管行政部门的领导应当加大对行政档案的监督管理工作力度。第三，定期分析总结行政档案管理的问题，根据行政档案管理的现状提出有必要的改进建议，着力构建完善的行政档案管理机制，达到提高行政档案工作效率，创新行政档案管理体系的目标。第四，加强行政档案的业务考核，形成全面科学化的审核管理工作机制，找出行政档案管理的问题，达到提高行政档案管理的主动性、积极性、创造性和科学化的目标。

2）强化档案技能培训。专业的行政档案管理人员对于发挥行政档案的价值有重要的意义。事业单位应当重视兼职行政档案管理人员的工作能力培养。首先，加强行政人员的档案管理技能培训，促进兼职行政档案管理人员掌握先进的档案管理工作方法，在应付常规档案管理工作基础上掌握信息化的档案管理工作方式。其次，还要对现有的行政档案管理工作现状进行分析，总结行政档案管理工作的问题，针对事业单位行政档案管理的问题开展针对性的业务培训，促进行政档案管理人员掌握正确的操作方式，注意档案管理工作易出现的问题。第三，挖掘现有档案管理人员的工作潜力，基于行政档案管理工作的需要，提高行政档案管理的效率，挖掘行政档案资源的价值，开展专门的业务技能培训活动。

3）完善档案管理制度。事业单位必须不断完善档案管理工作制度，创新行政档案管理方法，围绕着行政档案与上级主管机关的有效对接需要，着力提高行政文件、数据、密件的管理水平。首先，应当以集思广益的态度积极征求相关各部门的档案管理工作意见，形成良好的行政公文的传阅与归档收集工作制度。加强对错误信息的判断力，尤其以科学化的措施防止行政档案出现收集与传递使用的风险。其次，采用科学化的制度对行政档案姝漏洞及时弥补，做到及时的汇总整理档案，实现档案资源的全面汇编，找出解决档案管理漏洞的措施，定期实现全面的档案收集与整改。根据事业单位的业务工作需要完善行政档案的共享制度，加强行政数据信息的整理工作，围绕着重大工作事项、主要工作信息、业务部门的需要及时的将行政档案资源传递给相关部门和人员。

4）引进先进管理技术。技术升级对事业单位办公室档案管理有重要意义。由于行政档案的使用率较高，部分事业单位行政档案主要由行政办公室独立管理，因此档案管理技术的科学性、有效性和专业性方面还待完善提升。事业单位在采用双轨制是管理行政档案时，应当把大数据、云技术与行政档案的开发利用联系起来。根据行政档案管理信息化的发展趋势，不断引进先进的行政档案管理设备，制定行政档案管理设施设备的发展计划，逐步的对各种档案资源进行深度有序的开发，提高行政档案的汇编水平，从而提高档案管理的科学性，解决行政事业单位档案管理工作的问题。事业单位应当开发先进的行政档案管理系统，加强对办公自动化系统中行政档案的收集工作力度，在全面有效的数据收集机制下提高档案管理工作效率，解决行政档案管理的现实问题。

3 结论

档案管理是事业单位行政工作的重要内容，行政档案管理与事业单位各项业务工作的有序进行密切相关，档案管理人员只有重视行政档案管理，不断提高档案管理工作的效率和质量，切实在技术上、制度上、培训上不断强化升级，才能推动档案管理工作顺利发展，促进事业单位快速发展。

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