机关事业单位文书档案管理强化途径研究

石林玉

摘 要：文书档案是机关事业单位开展工作的重要载体，它主要记录事业单位发展历史、人事变动及业务开展情况等方面的信息。但是现阶段的机关事业单位文书档案管理工作仍然存在些问题亟待解决，如缺乏管理经验、文书档案管理意识薄弱及管理工作缺乏科学性等，这些都会对文书档案管理工作产生负面影响。对于任何机关事业单位而言，需要高度重视文书档案管理工作，制定科学合理的管理策略提高文书档案管理水平。

关键词：机关事业单位;文书档案;管理途径

1 引言

目前，我国机关事业单位正在积极进行改革，各机关事业单位逐渐重视文书档案管理工作，对文书档案管理人员也提出了更高的要求。文书档案管理作为机关事业单位管理工作中的重要组成部分，它可以为机关事业单位的发展提供重要的依据。随着科学技术的发展，机关事业单位文书档案管理工作也逐渐朝着信息化方向发展，管理模式也发生了巨大的改变，不仅提高了文书档案的利用率，节省大量的人力与财力，还可以提高文书档案管理效率。

2 机关事业单位文书档案管理工作中所存在的问题

现阶段，虽然全国机关事业单位都加强了对文书档案的管理工作，但是仍然存在许多共性问题亟待解决，这些问题严重影响了文书档案管理工作的发展，主要有以下几点：

2.1 思想认知问题

许多机关事业单位只重视对实际工作的管理，而忽视对文书档案工作的管理，进而存在文书档案管理工作不积极的现象。文书档案管理工作人员的错误认知也会影响管理工作的有效性，如他们觉得文书档案管理只需要进行简单的记录与保存即可，这些资料存放后对于机关事业单位的发展没有任何价值，很少有人会进行使用。这种错误的认知很容易出现资料遗漏现象，当机关事业单位需要文书档案时却无法找到有效的资料。除此之外，许多机关事业单位在进行文书档案管理工作时，只针对资料的收集与分类对工作人员进行安排，有些工作人员无法协同配合完成收集分类工作，造成文书档案出现缺失现象，进而影响文书档案资料的完整性。

2.2 管理制度问题

虽然许多机关事业单位制定了文书档案管理制度，但是制度存在漏洞或者不完善的地方。如文书档案制度未能对各项内容进行分类，对不同性质的文书档案材料无法进行规范化管理。部分机关事业单位的文书档案甚至没有明确的目录，通过堆积的方式进行陈列，这样对于后续文书档案资料的查找非常不利。除此之外，管理制度强度较低，缺乏明确的细则，未能责任到人，这些都会影响机关事业单位文书档案管理人员的工作积极性。

2.3 管理技术问题

随着科学技术的发展，对机关事业单位文书档案管理水平有着重要的影响。文书档案信息化已经成为发展的必然趋势，但仍有部分机关事业单位文书档案管理人员缺乏相应的技术能力，进而导致无法将文书档案进行信息化处理，这样不仅会影响文书档案管理工作的效率，同时也无法达到文书档案信息化管理的要求。

3 机关事业单位文书档案管理工作强化途径分析

3.1 加强文书档案管理工作宣传

若想有效提高机关事业单位文书档案管理效率，首先需要提高管理人员的责任意识及重视程度，改变原有的工作态度及观念，只有这样才能够保障文书档案管理工作质量。机关事业单位负责领导应加强文书档案管理工作的宣传，让各部门意识到文书档案对于机关事业单位发展的意义，加强对文书档案管理工作的监督，提高实际执行工作人员的重视程度，对不按规定要求操作的人员需给予相应的处罚及批評教育，对表现优秀处理得当的操作人员需要给予奖励，以此形成良好的文书档案管理工作氛围。其次通过宣传提高各部门对文书档案的重视程度，确保各部门能够积极配合文书档案管理部门收集整理材料，应根据文书档案整理要求进行对已有文件进行处理后再上交至文书档案管理部门。只有全员动员，才能够形成良性的档案管理工作循环模式，才可以确保机关事业单位文书档案管理工作的有效性。

3.2 提高文书档案管理工作人员综合素养

各个机关事业单位在配备文书档案管理人员时，需要进行综合素养评定，确保文书档案管理人员的综合素养能够满足工作的要求。机关事业单位还应定期开展文书档案管理工作培训，积极学习先进机关事业单位文书档案管理模式，并结合自身单位实际情况制定科学的管理策略。文书档案管理人员还应定期对执行人员进行考核，如文书档案目录及分类、文书档案信息化操作技术等，同时加强对执行工作的指导，尽可能减低文书档案管理工作中的问题及困难。若存在管理问题需及时交流解决，共同商讨出科学合理的方案，确保各项文书档案管理工作能够顺利开展。除了常规培训交流外，文书档案管理人员还应定期开展抽查工作，检查文书档案资料收集整理状况，并对问题进行及时指出，避免出现文书档案资料遗漏现象。通过这样的方式，机关事业单位文书档案管理及执行人员的综合素养也会得到逐渐的提升，当整体业务操作熟悉后，可以为后期文书档案管理创新奠定基础。

3.3 加大信息化建设工作

在信息时代背景下，文书档案管理工作的方式及技术得到了显著的提升。在保存文书档案资料时可以利用计算机技术，确保文书档案资料的安全性，同时也可以让文书档案资料收集与整理工作变得更加高效。在实际的操作过程中，需要注意文书档案资料的严密性，通过细致分类对各项文书档案资料进行区分。在电子文书档案保存时，均需要打印纸质材料进行备份保存，避免出现资文书档案资料遗失而无法弥补的现象。在技术建设方面，可以聘请先进的专业人员进行管理，加强对文书档案信息管理软件的维护工作，避免出现软件故障而产生资料遗失现象。

3.4 建立完善的文书档案管理制度

文书档案管理制度是确保各项工作开展的关键因素，同时也是提高文书档案管理工作有效性的主要途径。首先需要通过管理制度对文书档案管理人员作出规定，提高他们的工作责任意识及态度，进行定期考核测试综合素养。其次需要对各项文书档案管理工作进行明确规定，为文书档案的各项操作提供制度依据。如文书档案的内容归类、目录及标题的设置要求等细节，这样不仅有利于文书档案管理工作信息化建设，还可以方便后续查询。除此之外，还应当通过文书档案管理制度对资料的收集与整理提出要求，如档案存放要求，对待一些价值较高的档案时需要进行特殊存放或者转存操作，确保文书档案管理工作的规范性。除此之外，文书档案管理部门需要认真学习并落实各项管理制度，通过制度严格要求自己的行为，努力提高文书档案管理工作的实效性。

4 结束语

综上所述，现阶段机关事业单位文书档案管理工作仍然存在许多不足亟待改进，因此需要加强对机关事业单位文书档案的管理工作，结合企业所存在的问题采取科学合理的策略加以解决，加强对文书档案管理工作的重视，不断提高管理工作人员的综合素养，积极推进文书档案管理信息化建设，健全与文书档案管理工作有关的制度，通过这些来提高机关事业单位文书档案管理工作水平。

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