加强社保档案管理的几点思考

潭存民 鄄城县人力资源和社会保障局

引言：社保档案记录了不同的单位或者个人具体的参保情况，为社保相关工作提供重要的文字资料，具有参考性的特点。当前我国的社保档案数量庞大，管理过程中档案内容也容易发生变化，为管理工作的效率造成影响。因此，明确社区档案管理工作的作用，加强对社区档案的管理工作对其实现规范化的建设目标具有重要的意义。

一、加强社保档案管理的作用

（一）保护参保人的切身利益

对于社保档案的管理工作的最终目的是保护参保人的切身利益。对于社保的受益人来讲，从开始缴纳保险费用开始，到可享受利益之时，在此期间需要有完善的社保档案资料为其提供证明，因此完善的档案资料对参保人十分重要，因此，只有加强社保档案的管理工作，保证参保人的切身利益[1]。

（二）促进社保单位提高工作效率

对社保档案的管理工作进行加强，可促进社保单位提高工作效率，保证其服务质量。社保档案的管理工作具体是对投保人的相关资料进行收集、分类整理、通过安全的方式保管和查阅等内容，其中的各个环节出现问题都会对参保人造成影响，因此需要管理人员在档案管理过程中，提高管理意识、不断加强管理的流程的规范程度，提高工作效率，为参保人提供准确的档案管理工作。

（三）加快社保管理改革的进程

社保事业在改革过程中，需要管理部门提供准确的档案管理信息，因此档案信息的管理非常重要。社保的管理部门应以参保人为核心，提高对社保档案的管理意识，提高对档案管理工作的水平，不断为社会保险事业的改革提供完整的档案资料。

二、加强社保档案管理的几点思考

（一）加强社保档案的管理意识

由于社保档案信息管理工作有着非常重要的作用，因此，应提高政府、社保管理部门以及社会的各个参保机构对档案管理工作的意识，政府应对管理工作增加投入，为社保档案管理工作建立标准的档案室，解决当下由于建设资金不足导致的档案室紧缺的问题，与此同时，档案室还应配备相应的防潮、防蚊虫、防火等设施和设备，为社保档案资料的安全管理提供必要的条件，以便提高社会保险档案资料的管理工作水平。

（二）完善社保档案的管理体系

在社保档案的管理工作中，应确保工作的规范性，因此，应不断健全档案管理的体系。充分根据社保档案管理的有关规定，结合各地不同社保管理的实际情况，有针对性的制定出具体的社保档案管理体系，制定完善的档案管理工作方式，具体通过对档案室、档案室的配套设施、档案内容及分类、档案的管理期限、负责档案管理人员的具体责任、开发出信息化的管理软件等方面逐一落实，同时制定出具体的工作计划，逐渐将社保档案管理工作实现统一、信息化的管理，形成规范的社保档案的管理体系。

（三）建立资源丰富的数据库

当下是信息化的时代，各种先进的信息技术不断应用在各项工作的管理中。在社保档案的管理工作中也应将先进的信息技术应用到其中，促进档案信息的管理工作发挥出其最大的价值，为投保人带来更完善的服务、为社会贡献出更多的力量。可通过在建设自动化办公系统中将社区档案的管理系统加入到其中，并建立资源丰富的数据库，完善档案的检索功能，当数据库内含有丰富的资源时，档案的查询以及调取工作就会高效和便捷，还可在档案的管理工作中将电子的档案文件加入其中，及时做好社保档案的归档和备份工作，保证电子档案的信息完整和安全。与此同时，对电子档案信息实行动态管理，确保档案信息的更改能够及时、准确。在社保档案的信息化管理中，还可采用条形码或者二维码的形式，为具体的参保人设置专属二维码，将参保人的具体信息进行整合，这样参保人员可随时随地通过扫描二维码的形式了解自身的档案信息。同时为档案设置专属条形码，将电子档案和纸质档案连接起来，将条形码粘贴到档案上，通过扫描传到系统中，形成索引，当需要提取相关档案信息时，之需要将通过关键信息在索引中搜索就能迅速调取所需的档案信息[2]。

（四）培养高素质的管理人才

加强社保档案的管理工作，人才是关键，只有加强对管理人员的培养，才能从根本上提高社保档案的管理问题，对于人才的培养可通过以下几种方式：第一，制定高等人才的招聘计划，提高管理人才选拔的标准，选择知识水平高、管理经验足的人才，建立社保档案管理人才队伍；第二，可对社保部门现有人才进行阶段性的培训，不断学习各种先进的管理知识以及操作技术，不断提高管理人员的综合素质，由于社保的档案管理具有较强的专业性，因此，需要管理人员在具备相应的管理知识的前提下，还应熟练掌握计算机操作及软件使用的能力。因此，管理部门可组织管理人员去外地具备先进管理经验的地区学习经验，对于信息化档案管理系统进行学习，提高其档案管理的综合能力，加强管理人员对计算机应用的能力，使其熟练掌握档案数据库的管理和电子文件的管理，不断创新社保档案信息管理的思路。此外，还可通过聘请档案管理方面的专家进行指导，以召开讲座的形式向档案管理人员传授经验，或者解答管理人员工作过程面临的问题，不断打造社保档案管理的队伍。第三，对于社保的档案管理人员本身来讲，要增强自身的责任意识和自我修养，增强对社保档案管理工作的责任意识，在管理工作中树立较强的责任心 ，并且时刻保持虚心学习的态度，不断通过实践提高自身的综合素质，促进社保档案管理事业的不断发展。

结论：综上所述，为保证社会保险投保人的切身利益，社保档案信息的管理机构应加强社保档案的管理意识、完善社保档案的管理体系、建立资源丰富的数据库、培养高素质的管理人才，提高对社保档案的管理水平，促进我国社会保险事业的不断发展。