知识产权代理行业应收账款管理问题分析及对策

王文娟 首都经济贸易大学

知识产权代理行业随着知识经济的崛起、世界经济一体化趋势凸显以及大量智力成果产生而快速发展的新型服务行业。其主要业务是受企业或个人的委托对企业或个人的发明专利或商标向中国或其他国家专利局或商标局进行专利申请或商标申请。另外，他也会向客户提供相关知识产权案件申请撰写，咨询等服务。与其他所有服务行业类似，在当今这个经济爆发的时代，代理所在扩大客源，占领市场，增加企业主营业务收入的同时，应收账款的数额也在大幅提高。根据知识产权代理行业某上市公司的财务报表显示，2015年应收账款周转率为20.58；2016年为9.73；2017年为6.66。根据其2016年度财务报表分析：“应收账款同比增长210.90%至5,203.37万元。该项增加主要本年度大客户发展强劲，公司为争取大客户提供了一定的信用期，另外国外收入增长及国外客户欠款周期亦有所延长。”由此可以看出，知识产权代理行业的应收账款涉及国内客户和海外客户的双重影响。

一、分析知识产权代理行业应收账款的产生原因

（一）国内欠款

大部分国内客户不仅在中国申请专利，同时还会在海外多个国家进行申请。关于代理机构的服务费以及国内外官费的支付，已由传统的预付款支付模式改变为垫付后续请款模式，随着行业竞争日益激烈，为了抢占市场，增强市场竞争力，大部分代理机构多会同意帮助其垫付款项。这种垫付类似于其他行业的赊销。

（二）国外欠款

随着互联网的发展，全球贸易都可以在不见面不了解的情况下完成，知识产权代理行业也不例外。例如美国申请人想在中国做一项专利申请，他可以委托美国代理所代表他全权处理专利申请事宜。因为语言，法律以及代理所资质等要求，此美国专利事务所会在中国找一家专利事务所向中国专利局递交申请。这样中国代理所在提供知识产权服务后，按照其提供的每一步服务向外方收费。外方代理所一般根据90天国际账期以及申请人对其付款情况来支付账单。这样的时间差以及外方申请人或代理所得信誉问题就产生了应收账款回款的拖延。

二、应收账款管理存在问题以及易导致的风险

应收账款管理过程中一般会发现两个主要问题，即应收账款总额过大以及账龄过久。从某大型互联网上市公司的财报可以看出，其应付账款周转天数由2015年12.94天，2016年13.04 天，到2017年169.28天。这说明该公司的财务策略调整了对供应商的付款时间，从另一方面也可以认为是充分占用了供应商的资金，因为相应的，其供应商或服务商收款时间也延长了。在我所服务过的企业里就发现，一些案子很多的大客户，给的案子越多欠款也就越多时间越长。在其企业内部付款流程审批更加复杂，价值案件量大，往往都会导致付款一拖再拖，运转缓慢。

以上问题易导致的风险有：

1.资金周转风险。一般情况下，应收账款会随着营业收入的增长而变大，但是如果应收账款的涨幅超过了营业收入的涨幅，久而久之就会给企业资金周转带来压力。众所周知，企业的现金流使企业经营的血液，应收账款所占比重过大，回款时间过长，容易导致企业现金流断裂，影响企业财务状况和正常经营现象。

2.坏账风险。应收账款往往蕴藏着巨大的坏账风险，尤其是对海外的应收账款。由于企业与海外公司的合作往往只建立于电子邮件，传真以及电话，对其本身的经营情况或者申请人的一些情况并不了解。在邮件电话等方式均与其联系不上的情况下，有时通过外方中介机构查询相关公司或人员，发现已查无所踪。一旦遇到此类问题，代理所只能只靠自身实力承担此类风险。这样会导致代理所总资产缩水，所有者权益减少，盈利水平也会下降。

三、问题分析

（一）风险管理意识薄弱

由于行业特殊性，代理所的管理者或者一些市场人员大多是代理人出身，也就是法律或者工科等专业人员。他们往往缺少工商管理方面或者财务管理方面的理论基础和实际经验，对于这种风险管理意识也很薄弱。多做案子，多赚钱这可能是大多数人的想法。这样会导致不断放大和扩张客户欠款额度，不顾其自身发展的实际情况，甚至影响到企业的资金运转。

（二）日常监管不到位

代理所根据其大小规模不同，在其人员配备上也各有不同。除了写案子的代理人固定之外，其他流程管理部门以及财务部门或者市场部门很多时候并没有明确划分职责。有的代理所是由财务人员进行催款，而有的则是流程部门随着发出一些官方文件等材料一起催款。大部分都是日常格式函电，对于一些欠款严重的客户并不会起到很大作用。

（三）客户自身风险

以上两个问题都是从代理所自身出发所发现的。实际上，客户本身也有问题。例如，对于一些国外客户，由于地域，语言，法律以及其他各种坏境因素，合作过程中存在着道德风险，金融危机风险，外汇风险以及其他各种风险。大多数代理所对于没有接触过的外方新客户，除了在其公司主页上做一些了解之外并不会先对其进行背景调查。或者说也没有更多办法可以对其深入了解。如该客户本身经营不善，或者自身道德存在问题，往往会有对其应付账款视而不见，置之不理的情况。

而对于国内客户，由于市场经济的波动以及企业自身经营问题，有些企业会面临破产或倒闭的危机。近两年，大家知道的某互联网电视企业的一些经营问题给其供应商带来了很大影响。其中也包括给为其提供知识产权服务的代理所。由于该企业委托的案件量较大，不少代理所都受到了不小的影响。

四、控制措施 ，解决对策

（一）制定严格流程并指定专人负责

知识产权代理行业也是法律服务的一个延伸，所以更应该注重做案子之前与企业签订合同。在签订合同的过程中关于付款的各阶段和期限需要严格规定。另代理所内部应完善应收账款管理的相关规章制度，并在企业内部各部门加强有关应收账款的宣传，让所有人员都重视起来，明确应收账款管理的各个环节。财务部门应有专人负责请款，催款事宜。按照月度，季度，半年度，年度进行催款汇总报告给公司领导层。对于超过半年欠款或以上的客户，公司领导层应予以重视，结合财务人员催款历史回顾，分析客户欠款原因，并结合实际情况动员代理人或者流程人员对该客户的相关案件进行相对应处理，例如是否在案件授权或提交年费之前要求此客户付清之前的欠款。

（二）对客户进行评级

除了对于已发生的应收账款，要定期核对，催收，不使管理脱节，避免账目混乱。还应在接收案件之前，对每一个已合作过的客户进行评级。评级主要依据其来案情况，付款情况或相关账龄的分析。来案量大，付款情况稳定的老客户，领导层可以考虑多与其合作，或给与更多的优惠折扣，以稳定客源，占据更多市场份额。相反，评级较差的客户，可以考虑不接他的案子或者要求提前预付款项。对于首次合作客户，因缺少数据无法进行评级，可以考虑与客户协商适当收取一小部分的预付款，待合作稳定之后再导入常规处理。这样可以大大降低应收账款回收困难的局面。

（三）信息化全面管理

随着信息化时代的来临，互联网的不断发展，应收账款的管理也可以有更好的平台。代理所在现有的信息系统基础上应更加完善应收账款的管理，此系统可以将案件收集，案件处理，合同管理，不同阶段应收账款追踪于一体；查看每个案件的时候都可以清楚地看到案件欠款的情况，做好实时更新，以便所有人都可以查看，关注应收账款。

（四）行业内部能够团结一致

在知识产权代理行业，经常会有代理所收到从其他所转过来的案子。至于转案过来的原因，也不乏是因为欠款导致转案的情况。对于这种欠款严重而转案的，代理所之间应该相互提醒，避免下一个代理所遭遇同样情况。大家互相提醒帮助，形成良好风气。或者由行业协会牵头，对于在多个代理所均有欠款的信誉不好客户进行整理通报，使得大家都有所防范，这也可以从根本上减少应收账款的出现。

总结：如其他行业一样，在激烈的市场竞争中，各代理所为获得利润势必要争取更多的客户，接更多的案子。但是如果不顾客户质量，只是一味的争抢客源，最终只会导致应收账款越来越大，回款时间越来越长，甚至收不回来只能做坏账处理。所以，应收账款的管理对知识产权代理行业中的各代理所来说十分重要。企业领导层应树立全新的营销观念，正确判断客户信用，重视应收账款的管理，协调企业内部和外部各方面的关系。财务部门应起到实时监督，积极报告的作用；其他各部门也要树立重视应收账款的理念，一起为应收账款的有效管理，企业的健康发展而努力。