新时期事业单位文书档案的规范化管理研究

■姜丽萍

（吉林省梅河口市红十字会）

引 言

社会不断发展之下，事业单位为社会建设以及经济发展做出了重要贡献。事业单位在开展内部管理时，文书档案管理属于一项基础性工作，主要是记录事业单位重要信息，也能够为各项行政事业决策提供相应资料。文书档案属于事业无形资产，单位注重对这些无形资产管理，才能够更好地促进事业单位发展，进而辅助国家建设。因此，提升事业单位文书档案管理规范化工作开展势在必行。

1 新时期事业单位文书档案规范化管理的必要性

1.1 提高行政工作效率需要

在当前事业单位开展内部管理工作是基础性工作，文书档案管理虽然相对于其他管理内容而言比较简单，但是其重要性仍然不可忽视。要对事业单位各项事务以及所使用材料进行详细记录，这是事业单位开展行政管理工作获取信息的重要渠道，对于行政工作提升效率具有重要意义[1]。尤其是在新时期事业单位开展工作内容比较多，多数行政工作制定都需要一些文书档案作为依据。只有使这些文书档案管理达到规范化状态，才能够在较短时间内对相应信息进行查找，也便于在较短时间内，为行政职务决定提供所需要信息。因此其实企事业单位文书档案管理规范化是提升行政工作效率的需要[2]。

1.2 提升行政工作质量需要

在事业单位工作开展当中，文书档案管理记录各方面信息。任何行政事务决策都需要依据一些文书档案记录内容，特别是在实际工作开展中所采集的一些信息、国家要求和上级领导所提出的行政管理工作指导意见，均是事业单位工作开展所要依据的信息，只有将这些信息进行规范化管理，才能够保障信息完整性，进而让行政工作质量得到提升[2]。通过这样分析了解到，新时期事业单位文书档案规范化管理是提升行政工作质量的需要。

2 事业单位文书档案管理规范化影响因素

2.1 管理人员意识不足

我国当前事业单位在开展文书档案管理工作时，大多需要委派相应人员，事业单位文书档案管理规范化与否，与管理人员意识息息相关。由于管理人员是档案管理工作一线操作者，能否采用有效档案管理方法让整个管理具备规范化特征，是由管理人的意识所决定[3]的。当前部分事业单位当中，负责文书档案管理人员自身意识不强，很难达到文书档案规范化管理。比如一些事业单位人员在实际工作当中，所有档案管理都采用同一种方式，只是对文书档案进行简单分类和集中存储，并不注重对重要和特殊文献进行细致分类，导致在查找一些文件时会浪费较多时间[4]。管理人员自身未具备档案管理规范化意识，自然会影响文书档案管理质量。

2.2 管理制度不够严谨

当前事业单位当中都会对文书档案管理制定出相应制度内容，但多数档案信息管理制度未能与实际工作管理匹配，很多制度规定都比较空泛，无法为实际工作开展起到指导或者管理作用，只是定性要求对文书档案进行管理的操作方式。比如规定文书档案在何时需要进行文书档案存档，这些内容规定都比较形式化，无法为文书档案管理人员提供更多信息和行为规范内容。在这样的制度之下，部分档案管理人员会按照制度中最低标准来执行，对于档案管理工作未能进行创新，也未能进行管理方式革新，这样便会导致文书档案管理质量与效率得不到有效提升。甚至在档案管理规定内容当中，未能对一些管理失效或者管理失误做出处罚性规定，使得管理人员对于文书档案整理以及存储工作未能给予高度重视，进而无法让文书档案管理达到规范化目标。

2.3 信息化文书档案管理形式滞后

在一些事业单位当中，由于技术档案管理人员缺乏规范化管理意识，同时也缺乏相应辅助制度，这样便使得很多事业单位当中，对于文书档案制定信息化应用程度比较低。文书档案文档内容和其他信息比较复杂，同时也具有多样化特征。比如说在实际开展工作当中，未能充分应用信息化技术，则很难单靠传统系统来改善文书档案管理质量与效果，更无法提升档案管理规范化。在一些地方事业单位当中，信息化系统应用多数处于初级阶段，只是对一些常见办公软件进行应用。一些系统性技术并未引进，这样让文书档案管理规范化在短时间内难以实现。

3 新时期事业单位文书档案管理规范化开展途径

3.1 提升管理人员对文书档案规范化管理的意识

事业单位工作对促进社会发展意义重大，各项事务决策和制定与实施，都与文书档案内容完整性息息相关。因此，要让文书档案管理呈现出规范化特征。为了能够达到这样的目标，首要工作便是提升管理人员对档案文书管理规范化有正确认知。因此，相应事业单位领导层人员应当提升管理人员对文书档案规范化管理意识。在实际工作开展中，应当明确指出文书档案管理对事业单位自身发展的重要性，在文书档案管理时要注重文书档案管理是否能达到规范化标准，如若未能达到规范化管理，在实际行政工作开展时，应当对管理人员给予相应处罚[5]。如若文书档案管理工作开展比较好，能够实现规范化管理目标，事业单位可以给予相应人员鼓励和奖励，这样才能够提升管理人员对文书档案规范化管理的意识。

3.2 建立规范性管理

当前事业单位文书档案管理规范化，由于受到一些制度限制，一直成为一种理想，而不是现实。本文认为，在未来事业单位开展文书档案管理工作时，应当按照该项管理工作目标制定出规范性制度内容。在制定内容时，应当注重以下两方面内容：

一方面要丰富文书档案管理内容，将各项管理工作进行详细阐述，并且对管理细则进行制定。按照事业单位所属性质不同，应当指定出差异化管理内容。例如，针对红十字会单位而言，红十字不仅对一些突然灾害和突发事件进行救助，同时也要开展一些有益于民众身心健康的公益活动。在实际工作开展中，所需资料和准备材料数量比较大，在对该类文书档案进行管理时，需要细化不同类别活动开展内容和开展原则，并且记录活动开展之后效果，便于后续再次设计一些公益活动时，能提供相应资料。

另一方面，在文书档案管理制度制定时也要具备一定引导性作用，要让事业单位文书档案管理取得较好效果，需要完善原有管理制度，提升相应管理人员对文书档案规范化重要性的认识。在事业单位当中，文书档案管理人员要明确自身职责，对于能够更好开展文书档案管理，工作人员应给予相应激励和鼓励。比如制定相应岗位奖金，而如若一些人员在实际工作管理时，导致文书档案丢失或者不完整，应当给予相应处罚。这样，文书档案管理制度，才能够更好地促进事业单位实现文书档案管理规范化目标。

3.3 充分利用信息技术构建高效便捷的管理系统

新时代下，事业单位文书档案管理也应当与时俱进。采用完善的功能健全信息化系统，才能够更好地提高文书档案管理质量。由于信息化技术渗透在管理行为当中，充分地将一些信息化技术进行应用，能够让文书档案管理内容更为便捷。尤其是对于一些格式或者是其他属性不同文书档案资料进行管理，通过采用信息化技术，能够更好地对这些资料进行分类和储存，并且在储存之后能够在较短时间之内，通过输入关键词进行索引，然后查找相应文书资料。在实际操作当中，应当以电子档案为主，将一些纸质档案进行数字化转变，然后在实际操作当中，充分地借助数据库储存信息，将信息档案进行定期储存。另一方面，应当加强对一些计算机技术的应用，提升档案信息整理效率，并且可以实现电话储存与识别，这样才能够更好促进文书档案管理工作实现规范化有效开展。

结 论

通过文章论述，可以了解到事业单位文书档案管理对于实际工作开展能够起到有效保障性作用，属于一些方案制定和执行重要信息依据。在很多事业单位当中，关于文书档案管理仍然无法呈现出规范化特征。针对这些状况，文章提出了以下三方面优化策略：首先，要提升文书档案管理人员对规范化管理的认知；其次，要构建出能够促进文书档案规范化管理的制度；最后，要充分利用信息化技术，构建企业高效与便捷的管理系统。希望此次课题研究内容，能够被更多事业单位所关注，进而促进其尽早实现文书档案规范化管理。