论新形势下如何做好文书档案管理工作

张彦宗

（吴起县职称评审和工人技术等级考试服务中心，陕西 延安 717600）

文书档案是一切社会组织、工作单位等在领导和行政管理活动中形成的有重要价值的文件。文书档案管理水平影响着单位整体的管理水平，所以在新时期新形势下，文书档案管理人员应该提高自身的管理水平，技术水平和工作效率，提高总体工作能力，实现文书档案管理工作的规范化、现代化、科学化，为提高单位整体管理水平做贡献。笔者在本文中结合工作实际，提出几点初步认识。

一、新形势下文书档案管理的特点

（一）文书档案管理工作庞杂、烦琐

文书档案管理工作的主要内容是对各种资料的汇集和归档。主要针对人事资料、事件记录、过程采集和重要文件收录等。方法主要是通过各种工具记录，之后整理和存放。工作量巨大，同时整理的过程庞杂、烦琐。

（二）做好文书工作是管理的前提

在文书档案管理工作中，管理属于后期工作，基础工作是文书工作，包括资料的催收、登记、整合、存放等。经历过文书工作才能形成档案，而管理就是在文书工作基础上进行档案的分类、统计、保存到最后能进行检索查找以使利用方便。因此，文书工作的质量水平决定了管理的质量和水平。

（三）文书档案内容丰富、载体多样

在当今的多元化信息化时代，文书资料的形式越来越多种多样，包括图片、音频、视频、电子文档等，承载载体也在日益丰富。涉及方面越来越广，比如党群机关、行政部门和特别机密等。这对现今文书档案的管理工作提出了更高的要求。

（四）文书档案管理工作的其他要求

考虑到文书档案的正规性、隐私性、服务性和规范性等特点，文书档案管理工作对档案的无差无误要求很高，同时要注意防止泄露，这就要求管理文书档案工作者要具有高度责任心，事无巨细，全心全意投入到工作中。

二、新时代背景下文书档案管理工作中的矛盾点

（一）文书管理制度缺陷

文书档案管理工作的制度还很老旧，缺乏创意也存在缺陷。主要表现在各社会组织都在创新经营管理，但是却忽略文书档案的管理，管理制度十几年甚至几十年依旧，制度不创新难以跟上社会进步的步伐，限制了文书档案管理工作的效率。

（二）档案管理水平低下

现今并没有统一的计算机管理软件标准，阻碍了文书档案管理工作实现规范化和科学化。举例说明：有些软件的开发着眼于如何快速准确地将文件档案归档这一过程，却忽略了档案和文书的链接，尤其在办公自动化系统实施后，文书档案管理的软件不能准确高效地与OA系统建立链接，多数电子文档不能及时归档。

（三）文书档案管理工作人员缺乏专业素养

在当下，各单位都有固定的文书档案管理专职人员，但是普遍低学历，低文化，缺乏专业技能，在信息时代的大环境下无疑是拉低了管理文书档案的水平，管理人员的专业素质不能进行文书档案管理工作的信息化深度研究。

（四）档案资源开发停滞不前

文书档案管理目前停留在被动接受和存档的阶段，工作团队没有人主动去开发资源，文书档案管理层次较浅。

三、如何更好地做好文书档案管理工作

（一）建设健全管理体制，加强管理力度

在老旧的管理机制上进行创新完善，针对各个管理部门创建适合的“文档处置施行策略”，在合理合法基础上将文档管理、归档、文档查询使用、保密性、档案注销等工作为统一体系，规范化发展，统一管理标准，统一管理软件体系。舍弃不够先进的管理制度，创建适合新时代新形势的新规则新制度。

（二）将信息化技术手段应用到文书档案管理中

在自动办公系统中，文件的接收和发送均是利用OA系统，已经基本替代了传统手动模式。这就要求档案管理工作者应该熟练掌握管理软件，在通过软件按照统一的标准执行文档的接收、存储以及后期的编码、检索利用等工作中之后，能有效地与OA系统建立安全可靠高效的链接，在系统中直接归档，之后对文本文件还要进行排序整理，与电子档案保持与一致。

（三）吸纳人才，提高队伍整体文化素质

各单位应该在对现有的文书档案管理工作人员进行技术培训的基础上吸纳具有一定专业知识的新进人才。档案管理者的思想需要与时俱进，不能保守陈旧的观念，要在做好本职工作的同时，通过多方渠道学习现代化管理知识，加深文书档案管理的层次，提升自身的专业素养。同时将所学知识结合本职工作边学习边操作，增强业务能力，从根本上提高文书档案管理水平。

（四）变被动服务为主动，开发加深档案管理层次

档案管理工作者应该找准自己的定位，变被动接收文档为主动咨询各科室各部门对档案文件的需求，根据具体需求编制符合实际应用的归档方式。提升档案管理部门的重要性。同时，应该更加注重开发档案资源本身的深层次信息价值，多方位、多渠道开发和利用档案。

四、结论

综上所述，在新形势下执行文书档案管理工作对管理工作者的专业素质和技术水平都提出了新的要求，文书档案的管理水平决定了本单位的管理水平，新时期文书档案管理需要向着规范化、科学化、信息化、制度化不断进步，为了实现这一目标，需要不断提高管理工作者的专业素质和技能，增强主动服务的意识，加深档案的管理和开发的层次，这样才能从根本上解决问题，提高管理效率和水平，促进各行各项事业的蓬勃发展。