浅谈如何做好企业文书工作

摘 要：概述了文书工作的重要性、工作要求即以提高文书水平的方式，并对如何做好企业文书工作提出了几点看法。

关键词：企业；文书工作；重要性；工作要求；提高水平

文书工作是企业行政工作的重要组成部分，是及时传达企业信息、互通情况、处理问题、交流经验的重要工具。文书工作是具体的、繁琐的，事务多、事务急，随机性大、接触面广，是不可预料的事情很多的一项工作。在这种既要有原则性的具体性，又要有灵活性的繁杂性的文书工作中，工作的好坏，直接影响着办公室工作的正常开展。

一、文书工作的重要性

第一，文书工作是企业实施有效管理的重要手段之一。企业为了履行自己的职责，除对自己职责范围内的工作进行决策之外，更重要的是实施有效管理。企业无论是了解情况，还是履行职责，都要借助于文书工作这一手段。企业管理是在不断总结经验教训中，逐步得以强化的。文书是企业回顾历史，总结经验教训，不断充实和完善管理的重要手段。

第二，文书工作是联结、协调企业内外、上下左右关系的桥梁和纽带。一个基层单位取得了经验，形成书面材料加以推广，进行横向交流、互相促进、协调发展；对兄弟单位要协调关系，搞好合作。在企业生产中遇到了困难，向兄弟企业救援；向上级反映情况，请示工作；上级通过文书往来，下发指示，部署工作；企业向地方党组织和政府汇报工作、请求解决某些问题，在所有这些方面文书工作都会起到桥梁和纽带作用。

第三，文书工作直接影响到企业档案管理的质量。企业文书档案主要来源于文书。企业档案是生产经营、管理政务和各种活动的真实记录，是企业持续发展必不可少的信息财富。文书是档案的基础，直接关系到案卷质量，是关系档案管理质量的重要

环节。

二、做好文书工作的要求。

一是要具备较高的政治素质和道德修养。文书工作反映企业的基本素质，是一项政治性、思想性、业务性很强的工作。要热爱本职工作、忠于职守，为领导服务，做好领导的参谋和助手，努力提高工作效率，严谨精细，高质量地提供服务。

二是要具备较高的文化素质。文书人员经常和文字、文章打交道，所涉及的内容包罗万象，所涉及的领域十分繁杂。作为一名文书人员，不仅要有文学文字上的功夫，还要具备诸如历史、地理、政治、经济、法律、企业管理等各方面的知识。

三是要具备较高的业务素质。文书工作人员应具备专业知识和熟练的业务技能。专业知识包括：基础理论知识，如文书学、公文写作、信息管理、档案管理、文书、信访等相关学科；实际操作知识，熟练和掌握文书工作各个环节的操作程序、操作方法。业务技能包括综合处理能力、文字书写能力、速记能力、校对能力、运用现代化办公设备的能力，特别是在电脑打字机、电子计算机、复印机、传真机等办公自动化设备广泛应用的情况下，熟练地掌握它们的使用方法，不仅可以提高工作效率，而且可以大大提高文书工作的质量。

三、如何提高文书工作人员的水平

一是加强政治素质和道德修养的建设。对文书工作人员的思想政治工作不可放松，要有效利用各种形式。如开办培训班，组织政治学习。政治素质方面的教育培训一是要有针对性，针对文书人员中所普遍存在的问题、思想模糊认识等；二是及时性，发现思想上、价值观上出现不正常苗头，要及时帮助和引导。对工作中的积极表现给予精神上的鼓励与支持，对消极现象要批评

指正。

二是加强系统培训。当前办公自动化的要求，必须掌握新的技能，如电子计算机的开发利用，各种先进设备的使用、保养方法等等。因此，加强对现有的文书工作人员进行系统培训显得尤为重要。一方面要鼓励文书工作人员参加函授、业大、电大文书专业的系统学习，接受正规教育。另一方面，要把对文书工作人员的培训，纳入企业干部、职工培训总体规划之中，有计划、有组织地进行培训。

三是加强业务指导。可采取会议指导，贯彻上级有关要求，使文书工作人员及时把握工作重点；办班指导，主管部门针对共性问题，通过举办培训班、研讨班等加以解决；重点指导，对问题较多的单位和素质较低的个人派专人进行指导、帮教，使其尽快整改；交流指导，通过举办经验交流会，现场观摩会等形式，推广好的单位及做出突出成绩的个人的经验，使文书工作人员学有目标，赶有方向，增强提高素质的紧迫感。

四是加强实践锻炼。经过系统教育、培训的同志，也需要有一个再实践、再认识的过程，真正做到把理论同实践有机地结合起来。可以说，在实践锻炼是提高文书工作人员素质的重要途径。每一位从事文书工作的同志，都要在实践中，刻苦钻研本职业务，不断提高工作本领，成为过硬的文书工作人员。各单位还应该通过举办文书专业的各种竞赛，调动学习的积极性。

作者简介：宁洁（1986.9—），女，汉族，本科，助理政工师，现就职于陕西省延长石油集团油气勘探公司物资装备部，从事文书工作。