信息化背景下档案管理工作的创新研究

摘 要：社会发展和科技进步带动了档案管理工作的创新。档案是对历史的记录，于人类的发展意义重大，但档案涉及的内容庞大而冗杂，档案管理的复杂性和效率化已经引起了人们的高度重视。本文以信息时代为背景，分析了档案管理工作存在的问题，并对管理工作的创新展开探索。

关键词：信息化；档案管理；创新研究

一、信息化背景下档案管理概述

档案管理工作是指对大量信息资源的整理。信息化背景下，相关从业者在采集、传递和保存信息资源的过程中，加大信息技术的使用力度对于档案资源的利用具有重大意义。在传统的档案管理中，资料的记录和保管等都主要依靠人为操作；但在科技高速发展的今天，信息技术和数字化管理正在逐渐取代传统档案管理的工作流程，大大提高了工作效率和减少了误差现象。[1]另外，档案管理工作中信息技术和数字化技术的应用必须在行政部门的统一规划和监督下进行。

信息化背景下，档案管理工作主要呈现以下特点：第一，信息时代，对于档案管理，国家相关部门应根据其工作内容和性质，有针对性的对档案管理流程建立健全的法律法规；第二，信息时代，高端技术在档案管理工作中的应用，已经成为各个领域档案管理信息化建设的标志，它加速了传统实物档案向电子档案的转化；第三，相较于传统的档案管理流程和模式，网络化和数字化档案管理提高了资料管理的质量和水平。

二、信息化背景下档案管理存在的问题

（一）档案管理缺乏合理性

档案管理工作涉及领域广泛，内容庞杂，流程繁多，无论是资料的整合生成亦或是管理保存都具有多样性，而且，在整个过程中极易受到来自主观和客观因素的影响，这使得档案管理整体缺乏合理性，除此之外，档案资料的设计也具有内容和时限等不确定性，这些因素更加剧了档案管理的难度。

（二）档案管理理念落后

信息时代，不管是从宏观角度还是从微观角度，我们都能明确的感受到档案管理工作的服务对象已经发生了巨大的转变，从传统档案管理针对的领导层逐渐向基层民众扩展。但是，信息化背景下，部分档案从业人员不重视资料管理工作，导致档案管理缺乏针对性；另外，信息化档案管理设计的不科学性，也使得电子政务与档案管理无法实现同步结合。总之，档案管理工作依然存在管理理念落后的问题。

（三）档案规划与设计的滞后性

本质上讲，档案规划与设计的滞后性主要体现在以下两个方面：一是档案信息资源管理受资金、权限等因素的制约，而无法制定统一的规划方案；二是由于档案自身的变化使得档案资源在信息化管理的设计方面缺乏针对性。通常情况下，电子文件等档案信息会力求设计上的新颖，但若系统设计缺乏合理性，那么档案信息化资源的真实性就难以实现。

三、信息化背景下档案管理工作的创新

（一）系统管理方面

信息化背景下，科技发展满足了不同领域中人们的日常生产生活需要。目前，针对我国档案信息化管理相对分散的状况，在进行档案信息化管理的建设上，应从档案管理的实际需要出发，积极地构建具有针对性的、高效率的档案管理系统，另外，还要着力促使档案信息化管理的集中统一。[2]这一档案管理模式的构建过程，必须对全部档案进行登记造则，把全部信息规范有序地统计到总体系中，以此来提高档案的整体利用率。此外，在这一过程中，个别单位因技术或自然环境等客观因素，在运行中其信息系统出现故障或造成文件损坏和丢失，都能够通过总系统中的文件继续开展工作，以免造成不可挽回的损失。档案管理实现集中统一，其相关部门就必须要保证使用统一的技术和软件来开展档案信息化管理工作，这一方面促进了档案管理的规范化和科学性，另一方面，对于有效保护各项信息资源也具有重要的现实意义。

（二）信息共享方面

信息技术最大的优势是加快了资源的传递和共享，缩短了人与人、人与部门、部门与部门之间的距离。关于我国的档案管理工作，由于始终存在各部门分散管理档案的特点，所以使得信息和资料的交流和应用程度较低，这极不利于相关领域的发展及其工作效率的提升。面对这种状况，我国在新时期开展档案管理工作的创新时，不仅要着眼于构建集中统一的档案管理系统，还应创建高效的独立平台，以促进档案信息的高度共享。在独立平台的运行过程中，档案管理从业者要对全部资料实现分门别类，这样平台使用者就能根据类别快速找到所需要的资料，进而实现有条理的选取和应用。[3]因此，档案管理总部门在运行时，要制定规范的措施鼓励下属部门的日常交流与合作，以提升资源的有效利用和用户的使用体验，为各项工作的高效开展奠定基础。另外，各部门在日常的资料上传和输送过程中，应对其名称、来源等相关信息进行标注，以方便平台使用者的查询。

（三）从业人员方面

信息化背景下，档案管理工作的创新要以档案管理从业人员的培养和提升为基础，所以，只有不断提高档案管理从业人员的工作效率和创新精神，才能够实现档案管理各个流程的改进，并提升档案管理工作的整体运行效率。实际上，现有的档案管理从业者对于当下工作流程中存在的弊端是最为深刻的，所以，培养和提升工作人员的创新精神，对于档案管理日常缺陷的改善至关重要。另外，档案管理的各个部门之间应加大日常工作的交流程度，通过合作共同提高档案管理的质量，关于档案管理工作者的创新行为，上级部门应给予足够的重视，并逐渐引导工作人员意识到创新精神的重要性。

四、结语

近年来，信息技术发展迅速，在这一背景下，各行各业只有加快信息化建设，才能实现其可持续发展。档案是各领域发展的关键资料，是未来发展的基础，但档案管理工作充满了复杂性和低效率，所以，新时期加快档案管理信息化建设、促进档案管理模式创新和提高档案管理工作效率势在必行。档案管理与信息化的融合，实现了档案管理工作的可持续发展。

参考文献：

[1] 马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息，2015（34）：129.

[2] 申品磊.淺谈信息时代高校档案管理工作的创新与实践[J].中国集体经济，2014（6）：79.

[3] 杨群英.新时代人事档案管理制度与模式的创新探索[J].劳动保障世界，2015（S1）：37-38.

作者简介：

曹文起 1981年12月6日 女 长沙商贸旅游职业技术学院 湖南汨罗 大学本科 助理馆员 档案管理方向