浅谈物资履约的信息化管理

黄建平

（广东电网有限责任公司物流服务中心，广州 510630）

1 前言

随着市场经济活动形式的多样化，物资履约时常会受到市场环境的多样化影响，导致项目施工与物资供应之间的矛盾日益突出。如何在错综复杂的环境中及时发现物资供应的隐患？如何在错综复杂的环境中保持物资供需双方之间的平衡？这成为当前物资履约人员所面临的难题。

履约人员通过人工方式实现物资履约信息交互时，需频繁地对物资信息进行合同或项目维度转换，而在一份合同或一个项目对应多条物资信息时，意味着履约人员需花大量的时间和精力处理到货要求及收货人信息，在信息流通过程中面临合同物资或项目物资信息转换易出错，信息传递链条长易断裂、易失真，履约管理机制反应延迟等缺点。

随着移动终端的大规模应用，个人移动社交平台（如微信、QQ等）的高频率使用，物资履约信息以个人移动社交平台为媒介进行点对点、个人对个人进行即时性传递成为可能。信息化管控平台可实现合同或项目维度物资信息归集和进度跟踪，依托信息化管控实现履约管理机制扁平化、快速反应。

2 物资履约信息库

物资履约过程中，供应商以合同为维度安排生产及供货，而一份合同涉及多个项目是物资供应的常态化形式，因此供应商对每个项目物资制定合理化供货计划；施工单位按照项目进度提出物资到货要求，而一个项目涉及多个供应商进行物资供应。而履约人员在执行物资履约时，面对供应商及施工单位，需人工重复式将物资以合同或项目为维度进行转换，当出现大批量物资及分批次到货时，履约人员需消耗大量的精力，导致转换工作易出错，履约信息易失真。

建立物资履约信息库（下称“信息库”），信息库对物资信息进行细化，以最小单项项目为统计单元，而每条物资信息进行合同维度分类，在物资履约过程中，履约人员可直接通过系统进行合同或项目查询或筛选，系统的即时性，确保了物资信息的真实性，减少了人工统计的工作量。

3 信息沟通层级扁平化

施工单位提出项目物资到货要求时，需通过履约人员向供应商联系人发出生产信息，供应商联系人则需向公司沟通确认最终发货计划，信息反馈通过履约人员向施工单位相关人员传递。

履约人员了解物资的到货进度时，需同时向供应商及施工单位联系人进行问询，供应商及施工单位分别向公司相关人员联系后才能最终确认物资状态。整个物资信息沟通过程中，信息传递为单链条传递过长，信息沟通不顺畅，易失真。

以信息库为物资信息交互的数据端，以移动终端为信息交互媒介，供应商与施工单位实现电子信息化直接沟通，减少双方之间沟通层级及信息传递滞后。施工单位通过移动终端发出物资到货要求信息，供应商在移动终端接收信息后，确认是否满足到货要求，如满足则反馈发货信息；如不满足，双方重新确认新的到货时间。双方确认的到货要求信息自动保存至信息库中，履约人员根据信息库中双方确认的到货时间以及是否按计划发货、收货进行履约过程管理及履约问题协调。

4 物资履约的信息化管理模式

物资履约人员将从信息传递中间环节脱离成为物资履约过程的管理职能，具体业务层级分为决策管理、执行管理两个层级，决策管理层对供应商、施工单位之间形成的信息进行综合分析，并对物资管理执行决策管理；执行管理层对供应商、施工单位之间具体物资信息交互过程进行监控及物资履约问题协调。供应商、施工单位通过移动终端确认的到货要求信息进行共享，双方将以到货要求为目标，分别进行排产计划及施工计划模块化管理。

5 模块化管理

利用信息化管理模式实现模块化管理：统筹管理模块、施工计划模块、排产计划模块。统筹管理模块作为整个物资履约的核心管理模块，负责物资履约信息的流转、履约问题协调、信息分析等。施工单位模块、供应商模块作为整个物资需求及供应的实施模块，负责对自身区域内的业务模块进行管理与实施。

5.1 统筹管理模块

统筹管理模块作为核心管理角色，负责整个环节的物资及信息流转的管理及实施决策、执行功能。统筹管理模块分为决策管理及执行管理两个层级。执行管理层负责监控物资履约过程管控及履约问题协调，决策管理层负责物资履约重点及难点进行决策判断，并对各模块之间信息传递过程中反馈的起到决定作用的微弱信息进行捕捉及分析判断，并提前制订相应对策。

5.2 施工单位模块

施工单位根据施工进度提出物资需求申请及到货要求，并根据供应商提供的发货及到货计划办理物资到货验收，反馈物资供应过程中出现的异常情况。

5.3 供应商模块

根据施工单位提出的物资需求及到货要求，合理安排物资排产及到货计划。

施工单位模块与供应商模块进行物资供需计划及信息在线交互及业务办理。统筹管理模块对物资流转过程进行监控及履约问题协调，对物资履约过程数据分析汇总，并对物资域工作如何开展进行决策。

6 结论

6.1 模块化协作

项目物资履约工作进行模块化管理，改变了以往施工单位、供应商、履约人员之间工作职责界面划分不清导致物资信息滞后、流转闭塞，最终导致各方专注于处理各自问题，三方缺乏全局物资履约管理的状况。

供应商、施工单位、物流中心之间角色定位及相应关系清晰后，各方将对工作分工及职责范围有更清晰的认识，履约人员对物资履约过程进行动态管控，实现信息可视化、透明化。

供应商、施工单位、履约人员之间通过信息层级简化、管理模式精简将有利于提高各方之间的协同能力，各方将为达到统一目标而不断进行配合，增强了供需双方之间的信任程度，简化了物资履约风险。

6.2 集权与分权

供应商、施工单位、履约人员进行合理分工，信息层级简化，实现各模块集权和分权有效共存。集权和分权，就如大脑与肢体的区别，强化神经末梢的触觉，同时缩减了神经末梢及大脑之间传输层级。集权，通过信息库可促使统筹管理模块通过物资履约信息监控施工计划模块及排产计划模块物资履约活动，增强了层级之间信息沟通的及时性和有效性，提高了物资履约的管理力度，减少信息传递所需的时间和失真度。分权，统筹管理模块的执行管理层具有业务范围的自主管理权，确保物资履约信息及时处理及数据汇集；施工单位、供应商在各自业务模块中享有充分的自主管理权，在擅长的领域中发挥各自的知识技能，提高了工作效率。

对于施工单位需求量大、时间急迫的物资，供应商可合理安排进行批量生产，减少了物资转产的频率。统筹管理模块的业务管理层可根据以往供货波动周期引导施工单位合理安排施工计划及指导供应商在物资供应过程中实现削峰填谷，提高物资与项目匹配度。

6.3 信息互动机制

供应商、施工单位及履约人员三者之间实时进行信息互动，增加了对业务的动态管控，强化了各模块之间业务范围的清晰度及工作职能的透明度。

主要参考文献

［1］常博逸，刘文波，李瑶光.轻足迹管理：变革时代的领导力［M］.北京：中信出版社，2014.