关于做好行政后勤管理工作的探讨

文/广东联合电子服务股份有限公司 陈喜军

由于行政后勤管理部门不是主要业务部门，所管辖的工作范围也是日常问题，企业对行政后勤管理部门不够重视，行政后勤管理部门的工作内容不明确，这使得行政后勤管理人员对部门、对自身岗位的认识不到位，工作开展和落实的不到位，后勤缺少保障，企业在前进和发展中会出现漏洞和支持短缺，不能保证企业业务开展和进步的质量。

一、行政后勤管理的现状及存在的问题

目前，行政后勤管理存在的主要问题有：行政后勤设置不合理、行政后勤工作内容与实际脱离、行政后勤人员工作效率低下。

（一）行政后勤设置不合理。有的企业在设立行政后勤部门的时候目的比较模糊，甚至根本不知道行政后勤部门的工作内容和设立部门的意义，以至于设立部门之后没有明确的规章制度，造成部门内部的混乱。不明确自身应该处理的工作，导致企业有些业务是空白的，没有部门去落实，有些工作则做了两遍，浪费了企业的人力和物力。正因为行政后勤部门是企业的后盾，有些工作人员就理所应当地将行政后勤管理部门当作是“保姆部门”，过分依赖行政后勤部门，无端增加了许多工作，企业应当明确行政后勤管理部门的工作内容和其部门在企业中的地位和扮演的角色，不能减少其应该做的工作，也不能任由无理的工作强加在部门上。

（二）行政后勤工作内容与实际脱离。行政后勤管理部门的特点就是处理企业内部的问题，对企业外部的业务内容、业务方式是不了解的，这样会导致行政后勤管理部门制定的一些管理制度是空中楼阁，是脱离实际的。部门的工作内容使行政后勤管理部门接触的范围狭窄，面对一些涉及企业业务问题时，想当然的将问题简化或者忽略，并没有和涉及其中的工作人员或者相应管理者了解实际情况，而是站在后勤管理部门自己的角度想，成为制定者，而忽略了使用者的实际问题，导致实施的时候出现了问题，浪费时间，降低效率。

（三）行政后勤人员工作效率低下。行政后勤管理部门一直以来都是不受重视的部门，企业的其他部门这么认为，这种态度导致行政后勤管理部门本身的工作人员也产生了消极的情绪，认为自己的工作岗位不被重视，岗位的工作内容也是可有可无，这种情绪会使工作人员产生消极怠工的情绪，工作效率低下，工作出现问题。其他部门对行政后勤管理部门的看法产生误解，不重视后勤部门，恶性循环使得行政后勤管理部门认同度不高，行政后勤管理难以开展，公司内部出现漏洞，企业发展受到阻碍。

二、做好行政后勤管理工作的措施和对策

行政后勤管理一直不被重视，缺乏工作积极性，这导致工作效率低下，工作成果不理想。做好行政后勤管理工作应完善行政后勤管理体系，行政部门结合实际开展工作，重视行政后勤管理工作，使其部门员工感到存在感、认同感。

（一）完善行政后勤管理体系。完善行政后勤管理首先要做的是明确行政后勤管理部门的工作内容，每项工作都落实到人，明确归责负责人，确定行政后勤管理部门负责什么，应该做什么，每项工作的目的和意义。对于无端安排的非分内的工作要及时拒绝，坚决杜绝无端消耗时间的工作，同时也要与其他部门做好对接，明确每个部门负责的部分，以及同一项工作每个部门执行的程序，明确归责原则，出现问题的环节，由环节负责人负责，行政后勤管理部门对应该承担责任的工作负责。与此同时，也要明确部门应该做的事，对于部门应该做的事要及时完成，不可推卸责任，部门应尽的义务要做到位，行政后勤管理部门是企业的保障，是后方的根据地，一旦根据地出现问题，企业一定会出现漏洞，出现了问题会给企业带来一定的影响。

（二）结合实际开展工作。由于行政后勤管理部门的工作一直都是面向内部问题，考虑问题的角度有限，但是许多工作都是针对其他部门工作人员来设立和实施的，不了解其他部门的工作方式、工作情况，不能把其他部门的问题考虑在内，会导致行政后勤管理部门工作开展受到阻碍。行政后勤管理部门应该及时与各个部门进行沟通，尤其涉及行政后勤部门主导牵头的工作，使用者是其他部门的工作人员时，一定要提前进行沟通，进行对接，了解其他部门的工作性质、工作特点和平时工作的习惯，结合其他部门提出的条件或问题，再折中取优，找出效率最好的解决方式。提前了解和事前沟通，极大地提高了行政后勤管理部门的工作效率，减少了工作中可能出现的不必要的冲突。

（三）树立行政后勤人员的主人翁精神。行政后勤管理部门在企业内部的地位得不到正确的认识，导致对行政后勤部门有些许的偏见，行政后勤人员受到负面情绪的影响，对工作不能正确认识，致使工作不认真，认为工作无关紧要，不足一提而敷衍了事，导致工作失误，出现错误而使一系列的工作都延后，人力，物力都造成了一定程度的浪费。为了使行政后勤管理人员能够认真负责地工作，企业应该确定行政后勤管理部门作为坚实后盾的重要地位，鼓舞行政后勤管理部门的员工的工作士气，提高行政后勤部门人员的工作态度，并对工作认真优秀，作出贡献的员工给予奖励，同时提高全公司对行政后勤管理部门工作的认可度和重视程度。在企业内部会议时允许行政后勤部门主管负责人参加会议，从企业角度，对行政后勤部门负责人与其他部门负责人一视同仁，从主管负责人开始培养行政后勤管理部门的主人翁精神，具有主人翁精神，对工作、对部门、对企业更加负责，建立一个工作心态良好的行政后勤管理部门，成为企业最有力的后盾。

三、结束语

行政后勤管理是企业发展的后盾力量，企业要想发展的迅速，就要保证后勤力量的坚实和完善，行政后勤管理的完善要坚决杜绝行政后勤部门设置不合理问题，完善合理的行政后勤管理制度和规范，坚决杜绝行政后勤管理脱离企业的实际情况，在行政后勤管理作出决策之前，要与企业其他部门的进行有效的沟通，了解其他部门的工作特质和平时工作中的习惯特点，避免在行政后勤管理过程中与企业其他部门发生冲突而浪费时间成本，同时，提高行政后勤管理人员的工作态度，树立行政后勤管理人员的主人翁精神。