浅论秘书的角色意识

欧洋阳

一、秘书的定义

“秘书”一词最早是源于拉丁文中的“secretaries”，本意为“可靠地职员”。后来“国际职业秘书协会”(简称PIS)为秘书作了一个精准的定义：“秘书应是上司的一位特殊的助手。她们掌握有关办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内作出决定”。

而我国“秘书”一词最早出现在汉代班固的《汉书》中，但仅限指图书秘文而不指人。直到20世纪初孙中山先生主持同盟会工作期间将为自己掌管文书及其他日常事务的宋庆龄和宋霭龄称为“秘书”，“秘书”一词才成为常用词汇。由于秘书在我国的发展时间相较短暂，因此我国对这一基本概念存在诸多争议。《现代汉语词典》对“秘书”一词的解释是：“掌握文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。

二、秘书的工作性质及角色意识

秘书的工作性质主要包括“辅助性、从属性、被动性、服务性、综合性和机密性”。而秘书的角色意识主要是指从事秘书职业的人员，在工作中对于秘书这一职业的社会地位，以及有秘书这一职业的社会地位所产生的社会责任和社会关系的感知、认识、理解的心理表现形式。

秘书的工作性质要求秘书工作人员有清晰的角色意识。因为清晰的角色意识能够帮助秘书工作人员充分明确自己的工作职责，充分发挥主观能动性，掌握分寸，保持良好的心态，全心全意配合上司应对各类人士，处理各项事务，为上司和同事相处营造和谐相处的环境，做好上司的参谋和助手。

三、秘书人员的应该具备的角色意识

(一)服务意识

秘书工作的根本属性是辅助性，这就决定了秘书是领导决定的贯彻执行者，服从是秘书基本的角色意识。秘书工作人员必须明白自己主要是在领导决策的过程中，通过收集和统计数据、提供报告及汇总文件等方式，为领导提供准确、全面、及时的优质服务。

但这并不意味着一味盲从，如果明确清楚领导的决策存在一定的失误，秘书人员可以通过谏言、协商等的方式，向领导提出建议，使领导作出更加合理的决策。但是如果领导依旧坚持己见，秘书人员依旧需要彻底的贯彻执行。因此一名优秀的秘书人员既要甘于服从、甘为配角，也要实现自我意识和角色意识对立统一。

(二)创新意识和参与意识

虽然秘书工作具有一定的被动性，但秘书工作也并不是完全的被动的。在领导的决策过程中，秘书人员需要充分发挥军师、智囊的作用，主动为领导提供科学、及时、有价值的数据和资料，积极主动的参与到决策当中。

领导要想做出最合理的决策，实现企业的长足发展，离不开秘书的创新意识，秘书要敢于在熟悉企业情况的基础上，大胆突破传统，提出有创意的思路，顺应时代“创新”的主题。例如为秘书为领导的决策提供的相关资料，除了把相关数据进行分类整理，将有价值的数据提供给领导的同时，应该主动将一些新颖、有创意的点子告知领导，给领导作为参考。

(三)职业意识和形象意识

职业意识是对秘书从业者的专业品质要求。秘书这一职业对从业人员的理论知识、个体能力、危险承受能力等都有一定的要求。而且秘书作为领导甚至是公司形象的代表，如果不能自我完善，做到尽善尽美，很容易影响企业的发展。

因此作为一个优秀的秘书人员必须进行全面的自我完善，熟练掌握自己职业的专业知识技能，同时有意识的培养、修正自己的心态和行为，形成自己独特的、让人易于接受的格调和气质。

(四)责任意识

秘书这一职业要求其从业人员有极强的责任意识，对自己涉及到的工作认真负责。只有一个有责任意识的的秘书，才能像领导一样积极主动的处理各项事物，将一切事物的起承转合都处理的尽善尽美。秘书最接近决策层和领导层，知晓和掌握了大量的机密，甚至还会参与机密的运作，从业人员只有具备高度的责任意识才能守口如瓶，保证公司的利益不受到损害。

四、角色意识的培养

(一)锤炼心智，提高实践能力

秘书工作性质有别于其他的工作，除了个人的爱好，所受的教育，还有很多其他因素掺杂其中。它要求从业人员具备良好的心理素质，因此要想成为一名优秀的秘书，需要通过大量的社会实践磨炼心智，逐步形成沉稳、温和的性格，刚柔并济，会思考能行动，富有弹性，将自我融入角色中，于共性中彰显出自己的独特个性。

(二)接受正规教育，提高知识技能

正规教育是培养专业秘书人才及其意识优化的重要途径。通过高校及专业培训机关的不同培训形式和方法，不仅能够向学生传授了系统的专业知识，为学生的公文写作、办公软件的运用等打下坚实的基础，还能透过案例研究无形中灌输秘书的角色意识，提高秘书人员自身素质。

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