高校学籍管理工作模式创新研究

杜会永　刘天

摘 要：为提升学籍管理工作层次，积极转变学籍管理工作模式，要“立足事务服务、增强过程约束、挖掘内在激励”，实现从“以服务为主”向“以服务为辅，以约束和激励为主”的新模式转变，进而实现由“被动服务”向“主动作为”转变。在服务、约束和激励并存机制下，“服务”以基本业务为中心，注重管理职责的履行；“约束”则以预警淘汰为核心，聚焦学业安全的风险控制；“激励”则以激发动力为重心，强化优良学风的建设。新的模式下，学籍数据质量得以保证，学业安全和教育教学秩序得以改善，优良的学风建设氛围得以形成，新形势下的学生管理得以优化。

关键词：学籍管理；风险控制；学风建设；演进机理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2018）02-0173-02

近年来，在高校学籍管理工作中，创新管理理念，转变工作模式，立足基本事务服务，积极发挥学籍管理在维护学生学业安全和推动学校优良学风建设上的重要功能。这种功能的发挥具备一定的内在机理，机理演进分三个层次，层次的划分则具有三个关键点，即“服务”“约束”和“激励”。在演进第一层次，“服务”居于主导地位，强调基本业务的重要性，要求在零失误的基础上，不断提高服务学生、服务学校和服务社会的质量；在第二层次，“约束”起主导作用，通过过程监管对学生的学业产生督促和约束效能；在第三层次，“激励”发挥着主导作用，通过专业调整等有效措施促进优良学风建设。

一、立足事务服务，履行学籍管理职责

这一层次主要立足于学籍管理的事务服务，把好学生学籍管理的“三关”，即入学注册、在校异动和学历注册，保证学籍数据质量。

（一）严把入学注册关，做实做细新生资格复查

新生入学资格复查和学籍电子注册是学籍管理工作的基础，高校应始终将其作为保护学生权益、保障教育公平、抵制违规招生、维护学业安全和建设优良学风的基础性工作并高度重视。为此，高校应建立院校两级审核工作机制。在学院审核环节，通过比对考生照片、复核档案材料、对存疑学生进行交谈与核实等多种形式，复查新生入学资格，严防冒名顶替学生入学；在学校审核环节，加大对录取数据复核的力度，重点查验重名重号问题，一经发现就暂缓注册，待学校查明后再予注册。在现行院校两级审核工作机制的基础上，加强学校审核的力度，通過编写专用的资格复查程序、使用身份证识别仪和投影仪等设备施行集中审查。复查中，学校重点审查照片、身份证等信息是否与学生本人一致，学生则重点核对录取信息，核对无误后，学生本人签字确认，确认后的信息将作为新生学籍电子注册的基础数据。通过深入细致的复查和注册工作，学校严把高校招生入学的关口。

（二）加强过程管理，拓展学年电子注册功能

在校生学年电子注册能够通过学籍异动手续的办理发挥服务功能，通过在学信网的异动处理实现约束功效，因此应该一直将其视为发挥学籍管理“服务”与“约束”功能的关键环节。近年来，部分高校努力探索并拓展学年电子注册常规工作，将其纳入到对学生进行学业监管的工作体系之中，注重发挥其过程管理的作用。比如学业预警管理办法、学生学业综合状况调查等都是对学年电子注册工作功能拓展的科学应用。在具体工作开展过程中，应该从不实行一键注册，并能够严格按照工作流程和时间要求完成注册任务。要合理区分学籍异动类型，对于退学等学籍注销异动，应该实行报批制度，经部门和学校领导同意后才做注销处理；而对于休学、复学和降级等异动则需要根据实际办理结果进行及时标注。

（三）做精出口监管，保障提升学历注册质量

在学籍管理出口关，高校应始终注重学籍数据质量，始终以“一个不多、一个不少、一个不错”为根本目标，以做精提升毕业生数据质量为基本要求，并将这一要求深入贯彻到学籍管理的全过程。定期地进行全校范围的学生学籍信息核对，使出口监管工作落实到日常管理中。学生毕业前，学校应组织实施毕业生学籍信息审核，对学籍信息进行最后一次核对，审核发现问题在第一时间予以处理，确认无误后再提供给就业和教务等部门。随着学校信息化建设的开展，高校也将采用程序化办法，通过部门网站或微信公众平台等载体进行实时学籍信息查询，实现新老办法的有效结合，减少传统办法的使用频次，发挥各自的优势，最终保证出口关数据质量，为学历注册奠定良好基础，从而避免学历勘误现象的发生。

二、增强过程约束，聚焦学业安全控制

在学籍管理的作用机理中，“服务”“约束”和“激励”三个阶段承先启后、由浅入深，彼此之间又相互联系、影响和作用。其中，“约束”具备承接功能，不仅要承接“服务”功能，也要对“激励”产生诱发作用，使学籍管理的作用机理有效衔接，为此，高校学籍管理要在确保完成基本业务和做好服务的前提下，注重“约束”功效的实现并不断探索，聚焦学业安全控制。

（一）修订试读与退学管理办法，建立学业预警淘汰约束机制

学籍管理对学业安全的约束主要通过降级和退学异动来实现，这是学籍管理发挥约束作用的根源所在。根据近两年对高校实施学业预警的调研状况来看，多数存在学业风险和产生学业问题的学生，都是因为考试挂科达到了一定标准，按照学校学生管理的规定应该办理试读、降级甚至退学等学籍异动。按照原试读办法，虽然能在一定程度上解决部分学生的学业问题，但是实施中也出现了一些亟待解决的新问题，如采取跟班试读，学生既要补修重修课程，还要学习新课程，学习压力过大。另外管理上也易出现混乱，降低学籍管理在“约束”上的功效，限制了其对维护学业安全的效能。为此，应该要求试读须通过降级来完成，而且降级最多两次，若再次面临学业问题，应退学。如果新版办法得以实施修订，将进一步健全学籍管理对学生学业安全的保障功能，建立预警淘汰的约束机制。

（二）变革学籍登记表记载内容，建立诚信档案写入约束机制

为增强学籍管理对维护学生学业安全的约束作用，高校应不断摸索、尝试，特别是对于原有管理办法或经验性措施中不合理的部分及不能适应学校发展形势的部分，要进行有效的完善和大胆的革新。其中，变革在籍学生学籍登记表就是重要一项。为创新学籍管理，听取二级学院变革学籍登记表记载内容的建议，在对基本信息部分简单修改的同时，重点修改学籍登记表中的诚信记录部分，即保留原有奖惩、成绩和出勤等内容，增加学生在校接受资助或申请助学贷款的内容。变革后的学籍登记表，更加详细地记载了学生在校的相关信息，特别是诚信记录情况，学籍登记表装入学生个人档案，对学生的约束作用进一步加强。

（三）注重学籍业务知识的推广，建立日常管理监控约束机制

学籍管理要发挥好对维护学生学业的约束作用，需要学生充分了解和掌握学籍异动的类型、办理原因、对学业有何影响以及影响程度，更需要学生深入了解如何针对不同异动类型采取必要的防范措施，进而规避学业风险。为此，就需要加强在日常管理中的学籍知识普及和宣传引导。高校应采取一些常规措施，如每年都为入学新生发放学生手册、组织新生学习并通过考试等形式加大对学习效果的检查；同时，学校也要及时掌握学籍管理的政策变化，并将最新要求通过逐年完善的方式加入到学生手册，并在部门网站进行信息公开，确保在校生能及时把握政策变化。更为重要的是，学校十分注重辅导员在日常管理中的重要作用，在各学院设立了学籍管理信息员，由辅导员担任，负责学籍业务的沟通协调；同时，定期面向辅导员举办学生管理以及学籍管理的业务介绍，特别加强了对新进入学生管理队伍的辅导员老师的培训。该项工作应该实现规范化，建立起长效机制。

三、挖掘内在激励，强化学风建设功能

（一）制定并实施优秀学生转专业政策，激发学生内在学习动力

学籍管理的诸多业务多集中在服务功能和约束功能上，而能够对优良学风建设有激励作用的，少之又少。目前，为优秀学生提供重新选择专业的机会能够承担激励的功能。因此，本着建设优良学风的目的，使学生一入大学就有学习目标，从而在低年级就形成良好的学习习惯，高校应该制定优秀本科生转专业政策，只要成绩达到一定标准，均有机会重新选择专业。实施中，在专业限制方面，学校根据教育厅政策要求和专业特点，将专业分成A、B两个大类，同一大类专业的学生可以互转；在志愿填报环节，每名同学可选择多个专业；在专业分配环节，严格以平均学分绩点、平均分为依据，并通过学校开发的程序来预分专业，整个过程公开、透明，确保公平。该政策对于充分调动学生学习积极性，在学校范围内形成学习自觉性强、学习主动性高、学习态度端正、学习目标明确的优良学风有重要作用。

（二）探索和拓展学籍管理业务的边界，挖掘学风建设激励机制

正如前面所说，学籍管理业务中能够对学风建设有激励作用的少之又少，为此，需要学籍管理工作者加强研究，在当前业务范围内或可拓宽的业务边界上挖掘促学风的激励机制。如在实行完全学分制的情况下，探讨和实行跳级制度；在创业、就业方面探讨和实行保留学籍的办法等。正如思想政治教育工作一样，学籍管理工作也有润物无声的效果，但并不代表学籍管理工作应该默默无闻，相反，更应加强学籍管理工作者的交流和探索，丰富学籍管理功能，拓宽学籍管理业务边界，进一步发挥学籍管理在教育教学中的服务、约束和激励作用，特别是要树立主动作为的意识，才能更好挖掘激励学风的机制。

（三）构建和完善学籍管理工作平台，提高服务效率和操作准度

实现学籍管理工作模式的创新，更好地发挥其“约束”与“激励”功能，保障“服务”是根本，脱离或淡化“服务”的学籍管理将难以为继。为此，需要构建并完善高校学籍管理工作平台，以此提高服务效率和操作准度，进而创造更大的空间去拓展和延伸其他功能。一方面，要依据高校信息管理的新要求，创新学籍管理操作系统，如根据全国教学基本状态数据库填报和高校报表的新变化，适时改革高校学籍管理操作系统，更好、更快、更准地提供数据报表服务；另一方面，拓展学籍管理工作平台覆盖面，强化部门联动，要在高校加快信息化建设过程中，建立学院、不同职能部门之间有效联动的机制，通过共同开发和使用同一管理平台，提高参与度和沟通效率。

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