高校学籍管理问题探析

杨菲++王思琪

【摘要】高校学籍管理工作是学校教学管理工作的重要组成部分，无论对学校还是学生都具有重要的意义。现代教育新形势对学籍管理要求越来越高，学籍管理必须必须以学生为本，同时与时俱进，科学合理的使用现代化管理手段，完善学籍管理体系，全面提升学籍管理的科学化、规范化和人性化，更好的为学校培养应用型高质量人才服务。

【关键词】高校；学籍管理；管理手段；管理体制

高校学籍管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分，是对学生从入学到毕业整个学习过程的质量考核、记载、评价和处理。随着现代教育改革的不断深化和办学形式、教学内容及教学方法的不断改进、提升，建立规范、高水平的高校学籍管理体系显得尤为重要。尤其在高校招生规模扩大、学生学籍信息量不断增大的情况下，加强学籍管理、规范学籍管理工作，对高校人才培养方案和教学计划的完整实施、学生情况的全面掌握、教学秩序的稳定、提高教学质量都具有十分重大的意义。

高校学籍管理工作，伴随学生入学到毕业整个过程。包括学生入学资格审查、学籍档案建立、升级、留级、降级、转学、转专业、休学、复学、退学、奖惩管理、毕业资格审查、授予学历证书等多项工作。随着高等教育改革的不断深化和“学分制”的实施，学籍管理又增添了新的内容，管理范围扩大，内容更为广泛，如实行“学分制”后提前毕业的学生和延长生的学籍档案；学生选修第二专业和专业方向选择的材料；各类试点班的材料；“专升本”的学生材料等等，这些材料都是反映学生学习状况的原始记录，具有法律依据和凭证作用。无论是对于高校作为参考，还是学生出国深造、就业等都是必须提供的重要材料，所以，科学、有效的管理学籍档案，建立完善的学籍管理体系，是高校学籍管理必须关注和重视的问题。

一、学籍管理存在的问题

1.学籍管理手段落后，信息化水平不高

以某高校为例，教学人员在学籍管理工作中多以手工操作为主，让繁重且细致的学籍管理工作效率低下且工作重复率高，增加了学籍管理的复杂性和管理人员的工作量；学籍管理手段信息化水平不高，教学管理系统中学籍管理部分功能落后，信息不齐全，时常出现系统中信息更新慢，记录和实际情况不相符等问题。在学籍档案管理中，多以纸质档案为主，电子档案不能同步以至于纸质档案遗失后难以找回数据。

2.管理人员素质参差不齐，缺乏专人管理

学籍管理是一项繁杂的工作，信息量大且具有持续性，高校里都会有校级管理部门，同时二级学院一般由教学秘书负责管理学籍。然而，这些管理人员看似队伍庞大，实则责职不明，素质参差不齐。拿某高校二级学院管理人员来说，学籍管理是学院教学秘书的工作之一，但教学秘书工作范围较大，又缺乏专业培训，在工作分工时并不考虑是否有经验和能力管理好学籍，而是当做一项简单的工作来分工，有教学秘书换工作岗位也很少交接，导致负责学籍管理的秘书只是简单的了解学院学生情况和掌握办理手续流程，同时简单地把学籍档案存档，缺乏专业的档案管理知识，更不会去深入的分析学生学籍情况。另外，随着高校招生规模的扩大，学生增多，学籍管理任务量不断增大，学籍管理人员配备不足，更无法保证学籍管理人员素质和专业能力。

3.宣传力度不够，缺乏完整科学的学籍管理体系

对于学籍管理制度，许多在校学生并不十分了解从而也缺乏重视，甚至部分学生工作管理人员和教学秘书都不是很清楚。例如，很多学生并不清楚学籍档案的重要性，也不重视自身什么行为违反了学生管理条例，将会受到什么惩处，直到犯了错学校进行了处分，毕业后因处分等影响了就业时才追悔莫及。存在这些问题主要是因为学校学籍管理缺乏科学完整的管理体系，学校对于学生学籍管理制度宣传力度不够。学籍管理关系到每个学生的切身利益，是学校对学生学习状况等监测的重要数据，如果学生本人都不了解，在校学习生活中就少了自我约束，也很难理解和接受学校突如其来的处理决定，这对于管理人员来说，在执行学籍管理规定时就增加了难度，也难以达到执行的效果。同时，如果管理人员本身都不是很清楚学校学籍管理规定，在管理过程中将无法正确及时的引导学生，也无法合理有效地执行制度。

4.服务与决策功能不足

学籍档案本就是反映和记录学生学习状况的原始资料，不仅学生在学籍变动、出国深造、就业时需要，同时学校各级领导和部门对相关数据的需要也日渐频繁，既要求学生学籍数据准确、完整，还要求快速、及时。但管理手段落后等原因导致学籍管理缺乏良好的应对能力，反馈滞后，对于细致繁杂的信息难以及时提供，以至于服务与决策功能不足。

5.学籍档案规范困难

学籍档案是在学籍管理过程中产生和积累而成的，记录了学生入学到毕业过程中各方面的信息和学生学籍变动等相关手续的签批材料、学生奖惩文件、学生成绩信息等，科学归档和完整保存是十分必要的。但在学籍档案管理中存在学籍档案多个部门管理、管理部门职责不清的问题，以至于出现调档时效率低下，相互推诿的情况。同时，还存在学籍档案管理多以纸质档案为主，电子档案时常不能同步，纸质档案遗失后导致数据丢失。

二、提高高校学籍管理工作水平的探讨

1.充分利用现代管理手段，促进学籍管理信息化

充分利用现代电子技术管理学籍，替代传统的人工管理方法，在教学改革和学籍管理工作范围增大的情境下更符合学籍管理需要。第一，使用和完善教学管理信息系统，纸质档案和电子档案同步，实现学籍管理的信息化，增强学籍管理的安全性和持续性，同时实现信息资源共享。第二，实行电子注册、电子审核，同时组织好在校学生毕业前做好国家学历证书电子注册的填报，从而实现高校学生全称网络化学籍管理。

2.提升学籍管理人员素质，建立专业管理队伍

面对繁杂的学籍管理工作，管理人员不仅要有高度的责任心、一丝不苟的工作态度，更需要具备专业的管理知识和电子信息技术，做到全面了解和掌握学籍管理制度，具备良好的协调、沟通和组织能力。因此，高校应该建立学籍的专人管理队伍和部门并明确职责，同时针对岗位变动建立完整的选任、交接制度。此外，学校应当多进行专业的技术培训、学习研讨，全面提升学籍管理人员的素养和业务技能，更好地服务于学生和学校各职级部门。

3.加强学籍管理制度的宣传力度

学校学籍管理制度政策性强，涉及到学生整个学习过程的各个方面和切身利益，学校可以利用《学生手册》、校园网站、学校宣传栏、主题班会等对学生积极进行宣传，让学生了解学校学籍管理制度，增强对自身学习和行为的规划、约束，从而减少学籍管理制度执行的难度。同时，对于教师管理人员比如辅导员、教学秘书也通过开会研讨、学习交流等加大宣传，让他们在工作中更好地引导、规范学生行为，也为自己的管理工作打下坚实的基础。

4.完善管理制度，实现学籍管理规范化

在教学改革和“学分制”施行的新形势下，要做好学籍管理工作，必须建立完整科学的学籍管理体系。这不仅要求完善管理制度，同时在实施的过程中必须实事求是，力求有效，适应新教学体制的发展要求。“学分制”的施行更注重学生学习的自主性，对此实行弹性学制，对学习自主性强和学习能力强的学生允许提前修完学分提前毕业，对学习能力差的学生可以延长学制；开设双学位、主辅修课程、专业方向的选择都能更好地提升学生的自主性。其次，学籍管理不仅是对学生学业过程的记录和反映，也是对整个过程的监测，建立完整科学的学业预警、警示制度，加强过程监控，及时规范学生学习行为，对于高校教学管理和学生自我发展都具有十分重大的现实意义。最后，无论是制度制定，还是执行制度的过程，作为高校学籍管理人员都必须做到有章可循，按章办事，积极规范自身的行为。

参考文献：

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