加强财政部门电子公文管理的对策研究

吴蓉

[摘 要]为适应当前时代的发展需要，财政部门的电子公文管理过程中需要完善电子公文管理系统，创新电子公文管理方式，在发展中从以往的传统电子公文管理活动中借鉴有效的经验，不断提高电子公文管理的效率和质量。本文主要以财政部门电子公文管理为研究对象，通过分析当前财政部门电子公文管理中存在的问题，提出未来电子公文管理的发展方向。

[关键词]财政部门；电子公文；管理；协同办公

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.068

[中图分类号]D631.6 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）14-0-02

1 财政部门电子公文管理的现状

以往财政部门进行电子公文管理的过程中应用老套的管理方法和管理理念，已无法满足新时期对于政府公文管理的新要求。所以为了顺应当前发展的客观需要和时代的要求，财政部门在电子公文管理的过程中需要不断完善和改进电子公文管理系统，并积极利用现代信息技术促进电子公文管理的改革和发展。目前，财政局办公自动化使用的是市政府办公室统一开发推广的“协同办公系统”，该系统已使用近8年。因技术落后，性能老化，市政府办已于2017年下半年通过招标重新开发研制了新的“协同办公系统”，现在新系统已进入试运行阶段。通过一段时间的测试和试运行工作，发现新系统虽然采用了高平台和新技术，在安全认证、各单位文件交换等方面进行了优化和提升。但是由于开发时間较短以及各单位内部需求差异，新系统在单位内部文件流转及办公自动化方面，只是设计了相对简单的标准化功能，没有进行个性化定制以及功能延伸拓展。而且省财政系统中的文件一部分是通过邮寄纸质文件的方式传递，再人工扫描录入系统，另一部分是在省财政厅公文交换系统中签收，再手工导入公文办公系统。

2 财政部门电子公文管理中存在的问题

2.1 电子公文办公系统和档案系统相脱节

在财政部门电子公文管理的过程中，电子公文办公系统没有和档案系统相对接，这是财政部门公文管理中多年未能解决的老问题。电子文件系统和档案系统是两个独立的系统，文件一般存储在电子文件系统中，但这些文件虽然在办公系统里存在但不能在档案系统里使用，在进行文件归档时，文书或档案员要重复扫描登记，造成工作量加大，影响工作的效率。电子公文办公系统和档案系统相脱节，造成了一部分工作的重复和浪费，是未来财政部门进行电子公文系统改革和完善中需要改进的部分。

2.2 电子公文办公管理缺乏个性化设计

市政府办公室所推行的新系统在公文管理的过程中十分注重政府和部门之间公文的收发、交换功能，满足了政府中不同部门之间文件流通的需要，政府与部门之间的交流得到强化。但是协同办公系统在运转过程中对部门单位内部公文流转、传阅、处理的功能设计比较薄弱，部门内部之间的文件流转工作受到抑制。不同部门对于电子文件管理有不同的需求，但是协同办公系统没有根据单位性质进行个性设计，在实际使用过程中会出现运转不流畅的问题，从而会影响部门的文件处理效率。

2.3 部门内部电子公文流转流程复杂

协同办公系统的建立对于有利于保障电子公文的安全，在电子公文的传输过程中，每个单位只配备一个密钥，只有使用密钥才能进行公文批阅、流转，没有密钥不仅不能进行公文流转而且都不能登录新系统，通过这种方式保证了文件传输的安全性，但同时带来了文件流转的复杂性，目前只能在新系统上收文再传输到旧系统中进行内部公文流转，给工作带来了极大不便，影响了工作效率。而且目前省财政厅仍然延用旧的公文办公系统，这套系统没有和公文办公系统相衔接，只有极少部分的文件从该系统中传输，与省财政文件对接的流程比较复杂。

2.4 电子公文管理缺乏规范性

随着时代的发展和进步，互联网的发展和使用使政府部门之间可以进行更畅通的交流，部门之间以及部门内部的信息流动速度也逐步加快，电子公文传输日益频繁，需要对政府部门的电子公文管理系统进行优化。但是当前政府部门以及部门内部的电子公文管理中的行政管理缺乏规范性，没有必要的制度和规范约束，可能造成电子公文管理工作各环节的衔接出现问题，影响部门之间的沟通和联系。在这种情况下，由于电子公文管理缺乏规范性容易出现很多问题，这些问题会影响电子公文处理和整合的效率。

3 加强财政部门电子公文管理的对策

3.1 电子公文办公管理进行个性化设计

协同办公系统满足了政府和部门之间电子公文的收发、交换功能，文件的流通速度和途径更加便捷，政府与部门之间的交流得到强化。同时需要加强协同办公系统在部门单位内部公文流转功能，使部门内部的电子公文可以在系统上进行传递，并根据不同部门对电子文件管理的不同需求，对电子公文办公管理进行个性化设计，符合部门单位的性质及要求，从而不断提高部门的电子文件处理效率。

3.2 简化部门内部电子公文流转流程

协同办公系统的建立提高了电子公文管理的安全性，但同时带来了文件流转的复杂性，每个部门都有唯一登录系统的密钥，通过完善技术在协同系统中设立部门板块，进入系统之后可以进行本部门的文件浏览和下载，方便部门内部的电子公文流转。同时，省财政厅应该与市财政局的公文办公系统相衔接，通过公文办公系统进行文件传达，减少使用传统的邮寄方式，这样既可以节约行政开支，又可以方便文件流转。

3.3 对接电子公文办公系统和档案系统

电子文件管理需要在预设好整体流程的基础上开发电子文件管理系统，通过开发电子文件管理系统满足流程设计中的各项要求，实现电子文件生命周期的全程管理和监控措施。电子文件管理系统要与单位业务系统无缝对接，采用技术手段即将电子文件全程纳入档案管理视野、满足档案管理需要，又有利于高效、方便地开展业务工作。

电子文件管理系统应该具有3大特点：一是具有“捕获”功能，可以对管理范围内的电子文件本身及其各类背景信息进行获取；二是具有完备的元数据体系，以便确保电子文件的真实性、完整性；三是具有完备的网络功能，以实现电子文件管理的高速化和连续化。我国当前的多数信息系统还不能保证实现电子文件的档案凭证价值，这些系统不是真正的电子文件管理系统。

在财政部门电子公文管理的过程中，出现的电子公文办公系统没有和档案系统相对接，造成了工作上的重复和浪费，影响了电子公文管理的工作的效率。财政部门需要在未来的电子公文管理中对接电子文件系统和档案系统，将文件存储在电子文件系统中，同时这些文件也可以从档案系统中提取调用，在进行文件归档时，减少档案员的工作量，提高档案人员的工作效率。同时，电子公文系统和档案系统对接需要市政府办公室的技术支持和推进，在整个政府内部不同部门之间都可以减少工作量，提高工作效率。

3.4 规范财政部门的电子公文管理

建立制度规范有利于财政部门在电子公文管理过程中提高公文的处理效率，可以使财政部门在公文处理过程中更快地获取需要的信息。领导者在部门管理过程中需要重视电子公文管理，注重提高部门工作人员的公文处理效率。财政部门应该适应当前时代发展趋势，不断完善和创新部门内部的电子公文管理流程和方法，加强与政府中其他部门之间的交流和电子公文传递，提高财政部门的工作效率。

3.5 立法确认电子文件的法律凭证作用

我国有必要通过法律法规确立电子文件管理国家战略，确认全程管理体制，赋予档案机构全程管理和前端控制的职权。同时，财政部门要将整体电子公文流程以政策、标准的形式确定下来，成为工作中必须遵守的准则。此外，我国还需要制定电子文件管理系统、认证体系的技术标准。

4 财政部门电子公文管理展望

计算机技术的进步和电子政务的推行，在局域网设施逐渐普及之后，迅速在政府部门、企事业单位被运用。如今，不仅是财政部门，很多行业都开始实行在线办公，电子化公文管理已经成为大势所趋，在未来将大大降低政务办公效率，提升办事效率，减轻工作人员的工作负担。

完善财政部门的公文管理，必须做好调研模板的设计工作，通过信息调研确定使用需要，在分析系统需求的基础上，详细进行系统的规划和设计，并采用测试的方法对系统进行试运行。

完善后的系统将能够满足实际需要，具有收发公文系统的功能，拥有友好的用户界面，操作简单，模块清晰，符合实际需要。操作上安全性和可靠性高，只要是聯网的计算机，都能在通过身份验证之后使用。同时，采用企业级数据库和.NET技术后，可以对大批量的文件信息进行科学管理。

5 结 语

政府部门之间需要相互共享一些信息，电子公文管理系统的不断完善能够为政府部门之间共享信息提供更为方便和快捷的方式，能够有效提高电子公文管理的效率。在未来的发展中，财政部门需要积极改善自身的电子公文管理方式和技术，不断创新部门电子公文管理方式，优化电子公文流转流程，才能适应当今时代发展趋势。

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