规范财政部门档案管理工作的几点思考

王晓丽

（河北省石家庄市平山县财政集中支付中心，河北 石家庄 050400）

财政部门档案信息化管理主要就是指在通过对互联网相关技术以及计算机技术进行利用之后，来将财政部门的营销合同、电子文档以及使用以及设计合同等一些相关文件以及资料，在计算机网络的这一环境之下，可以实现财政部门档案相关信息之间的共享。这样不仅可以在很大程度上提升财政部门档案信息管理的整体效率，还可以进一步推进财政部门档案管理信息化的科学发展。所以本文主要针对规范财政部门档案管理工作的几点思考展开以下相关的分析和研究。

1 财政部门档案管理建设的基本要求

1.1 加强信息化资源的创建

财政部门相关信息档案的资源主要包含对象数据、原始数据以及目录数据，从财政部门的档案管理工作之中可以通过编写接口相应程序来获得原始数据以及目录数据，而且针对数据化的扫描纸质档案，可以更为广泛的采集一些数据对象，通过条码来识别对象数据进行自动化的传输到互联网服务器之中，使得原始数据以及目录数据等进行关联和存储。而且，进一步有效完善财政部门档案信息化管理的系统，优化档案相关检索以及收集等系统化模块，可以为客户提供更多便利条件，同时利用数码相机以及扫描仪器等相关的信息化设备，将财政部门之间的档案信息传输到财政部门档案管理的系统之中，创建出十分稳定的数据库。同时需要考虑到财政部门之间的交易以及相关低压业务的基本特点，需要做到满足多个角度的检索系统之上所提出的主要要求。

1.2 实现资源共享

更为积极的推进数字化财政部门档案管理室的进一步发展，一方面可以实现财政部门档案的信息数据，创建出数据库，并且进一步完善。另一方面，需要实现财政部门现代化建设的档案数字化相应工作，科学健全财政部门档案相关信息化体系，并且结合实际的财政部门档案的相关信息，针对其进行更多方面的分析以及阐述。

1.3 加强档案的安全性

财政部门档案信息化管理制度一定要进一步加强自身管理的安全性，避免因为软件系统以及硬件系统受到外来病毒的侵害以及人为的破坏，针对财政部门的档案相关数据需要展开保密工作，保证系统可以更为安全的运行。而且财政部门之中的档案管理部门需要针对不同的用户所拥有的权限展开科学控制，核心以及机密的财政部门档案相关数据，通过分散的使用以及集中管理基本方式，财政部门内部工作人员在访问部门或者是单位的财政部门档案信息之时都需要做到向档案管理部门进行申请，然后才可以查阅，确保财政部门档案相关信息和资料具有安全性。

2 规范财政部门档案管理工作的对策

和其他档案管理信息化管理工作进行比较，相关单位内部财政部门档案管理工作的整体利用价值会更高，因为其主要是针对各个方面财政部门工作的科学记录，对日常的工作有指导作用，也是单位内部财务决策的重要依据，所以展开财政部门信息化管理具有十分重要的价值和意义。

2.1 强化思想上的认识

随着当前现代化科学技术的不断发展，应用信息化的方式，针对当前在不同的领域与行业之中，需要具有一定的重要的意义。而在对于财政部门的单位之中，做到加强认识，对于内部财政部门档案信息化管理的时候，对于单位的可持续发展来说，有着相对积极的意义，特别是结合单位自身的实际情况来说，需要不断的投入人力、物力，还有财力，并且做好财政部门的档案信息化方面的管理与建设。另外，财政部门管理部门还需要通过宣讲的基本形式提高财务部门工作人员的整体对于档案管理的安全意识，而且需要采取相应措施、利用比较先进的网络信息化技术有效加强网络信息的保护工作。单位内部的财务部门还需要提高档案管理工作人员的思想素养，并且针对工作人员展开定期的档案管理工作素养的考核。

2.2 做好健全信息化的管理体系

在进行财政部门档案信息化管理的时候，不能够和正确的思想认识相背离，还需要对于财政部门档案资料加强管理，保证档案的管理人员，能够对于财政部门档案信息化管理的重要意义有正确的认识，对于自身工作职责进行不断地强化，进一步提升工作人员的积极性。充分与财政部门行业发展趋势和社会需求相结合，不但的引入各种自动化的软件，还有相应的设备。这样才能够更好地保证财政部门档案资料自身具备一定的准确性和完整性，对于日常的档案做好规划。而且，财政部门档案信息化管理人员也需要做到严格按照《档案管理制度》之中的每一项要求进行档案资料的收集、整理以及归档等。财务部门还需要在完善档案管理制度的基本之上，还需要根据实际的发展水准对于每一个档案管理基本规则展开细化分析和制定，最后使得制度得到落实。为了做到进一步保证信息化档案管理相关制度被科学推行，那么需要设置责任追究的相关制度。针对泄露财政部门档案信息的行为以及一些违反规则的行为都需要做到依法制裁。

2.3 完善档案的编研

针对现代化的信息时代发展的背景之下，为了能够更好地提高在财政部门档案方面的管理与工作水平，需要根据财政部门档案信息化的管理原则进行积极的管理。在开展档案编研的时候，进一步保证财政部门档案管理工作，涉及营销合同与电子文档，还要包含设计合同与投标标书等各种文件与资料。根据目前日常工作之中的服务要求与档案需求来说，需要依照一定的规律规范，并且合理地将分散的资料进行编制，积极开发利用财政部门方面的档案资料。

2.4 加强对于档案管理的人才培养

近些年来，财政部门的发展十分迅猛，而且在单位之中的财政部门工作十分繁杂，涉及的钱款和账务都比较复杂，需要工作人员具备更为专业化的工作素养，这会使得针对财政部门相应档案管理工作之中的查阅基本需求也会不断增强。所以，在内部的财政部门相关档案管理系统需要实现容易操作、更为便捷以及准确性，进而可以做到满足实际的财政部门相关档案资料查阅的基本需求。为了可以有效提升财政部门档案信息化整体的管理水准，需要创建出一支更加成熟的现代化科学技术，并且需要精通财政部门档案管理工作的专业化管理团队，财政部门相应的档案管理部门也需要具有科学技术、文化素养以及档案管理经验等多个领域以及学习的相应知识技能。所以，财政部门单位需要进一步加快对于档案管理人才的培养工作，鼓励相应的管理工作人员需要更加积极的学习财政部门档案信息化技术知识，还需要更加熟练地使用以及操作去那面的计算机信息技术，更为全面地掌握一些数字化相关的处理技术，并且可以在计算机网络系统之中收集以及整理各种与财政部门档案管理工作之间相关的信息。比如：在计算机信息技术的环境之下，虽然可以在很大程度上提升档案管理工作的效率，但是也会面临很多安全性的威胁，这对于财政部门档案管理工作方面具有很多威胁。所以工作人员需要优化服务器机房的主要配置，通过科学有效的防雷以及防火等方面的科学化工作，防止外界一些不良信息或者是人员的入侵。还需要针对财政部门的档案信息数据展开备份，加强对于病毒的防治以及处理，避免财政部门一些数据出现丢失现象。

2.5 充分认识财政部门档案信息化建设在中的地位

首先，需要做到提高单位之中领导层来入手，使得领导才可以明白财政部门档案信息化建设的重要程度，并且可以在很大程度上争取获得领导针对工作的进一步支持。其次，在内部的财政部门档案管理相关部门需要将每一份管理工作都做到细化和分工。针对每一项具体和信息化建设之间相关的档案管理工作都需要设置专门的管理岗位。并且使得信息化档案相关的管理工作从比较被动的管理局面逐渐转向主动的管理局面。最后，内部的财政部门管理部门还需要展开更为丰富的宣传实践活动，为工作人员普及信息化档案的相关管理知识，进而做到提升内部对于财政部门档案信息化建设的整体重视程度。

2.6 完善财政部门档案信息化建设之中的基础设施

针对财政部门档案信息化建设的管理之中所需要的软件和硬件设施，都需要给予一定的完善和更新。第一点，这样做可以帮助财政部门档案信息化的基础性建设；第二点，可以提高财政部门档案信息化管理整体的质量以及效率。所以，不仅要做到为财政部门档案管理配置质量良好的计算机和相应系统，而且还要做到防患于未然，并且在进行财政部门档案信息化建设的过程之中投入一些资金来聘请专业的信息技术专员，为网络信息系统设置更为严密以及安全的网络防护系统。

3 结束语

总而言之，内部财政部门档案信息化的管理属于科学管理方式以及现代化科学管理技术的科学结合，是有效满足当前财政部门行业进一步发展十分重要的措施。当前，每一个领域以及行业的相关信息化建设处于快速发展的进程之中，财政部门档案信息化管理可以有效提升财政部门档案资料整体的利用率以及开发的主要能力，进而可以促进财政部门现代化的管理水准以及相应的工作效率。