基于多元管理模式的高校基建档案管理探讨

尹允

摘要：在我国，高等教育改革不断深化，高等院校规模也随之不断扩大，高校基建档案也变得越来越多。高校基建档案具有大的专业涵盖范围，长的形成周期，高的使用频率和多的涉猎方面等特点，它是整个高等院校最重要的组成成分，将高校的发展和扩建的历史留存下来，也为以后的改建和规划提供一个细致可信而有力的参考。而我国的高校基档案建管理模式却是十分不尽如人意，当前我国对于基建档案的管理依旧出现档案资料不齐全，专业人员不足够，管理制度不严格，档案意识不强烈等缺憾。高校应基于多元管理模式，加强档案管理建设，探讨档案管理方法，提高档案管理质量，完善保护机制，并将高校基建档案管理取向电子信息化方式，形成一系列操作，从而实现方便和快捷。

关键词： 高校基建档案；管理模式；探讨

1 绪论

近年来，我国高等教育持续发展，学校规模不断扩大，几乎每个高等学府都在进行改建，扩建的工程，随之而产生的就是日益增多的高校基建档案，它们记录着一个学府的发展历程，反映了一个学府的历史，也记录着它的现在。除此之外，基建档案还是保护学校权益，维护学校资产的重要依凭，同时也是此后学校继续建设和发展的参照和基础。因此，我们应当对高校基建档案的管理进行高度重视，积极采取一系列的方法来解决当今高校基建档案管理方面的不足，例如增大资金的投入，加大人员的使用等都是可以采取的措施。面對如此重要却依旧薄弱的高校基建档案管理环节，不可忽视，加强高校基建档案管理势在必行。

2 高校基建档案的特征

2.1 档案资料的真实性

高校基建档案是高等院校发展和建设的凭证，是高校在建设时的最初的资料，它记录着高校建设从开始到结束的一切详尽的资料，工程参与方也会严格依照国家规范要求进行收集和编写，不容的一丝造假，以免影响到之后的建设过程。此外，高校基建档案除了是高校建设过程的凭证，还会记录着整个高校的发展史，它包含了一座高校的发展历程，一寸时光，一寸土地，一点点的演变，这些都有着毋庸置疑的事实，不容置疑，更不容虚假。因此，高校基建档案必须是完整且真实的，这也是高校基建档案管理的关键所在。

2.2 高校基建档案来源广泛，内容复杂

高校基建档案的来源广泛，从项目的开始到收工，涉及到的政府，设计，施工和监管等多个部门的材料均会被收纳整理在其中，由于来源庞大，因此档案资料的手机和整理也是十分不易，也因为来源的广泛，其内容也就变得十分复杂和冗长，包含的方面也是极其多的，包括地理信息，气候条件，环保问题，给排水科学与工程，建筑工程技术，结构工程，消防问题，环境建设，水文条件，空调暖通以及网络设施等多个方面。还有贯彻在项目建设工程中各个单位更是增加了内容的复杂度。

2.3 高校基建档案具有超强现实作用

由于高校基建档案涵盖内容十分广泛，所以它的使用频率也就十分的高，在长时间内发挥它的现实作用。第一，档案整理人员可将收集到的一些数据信息资料及时传递给领导或其他部门，为他们提供及时的信息，例如建设面积，竣工日期，各功能分区等。有些学校比较大还会有很多分校，其学生宿舍楼，教学楼，食堂等的面积，都可以通过对高校基建工程的整理而查找出来，方便快捷。第二，它还可以为之后的改建，修护提供可参考的资料，不管是房屋的排水管道，电线，煤气罐，卫生具还是门窗都会有一定的使用时间，超过那段时间，质量就无可保证了。而一座高等院校会有无数的需要时时更换的物品，必须定时维修或者更换，可是数量庞大而建造时间又不尽相同，位置隐蔽者也不在少数，若每个都检验，工程量可想而知会有多么庞大，人力物力都会浪费巨大，但是在有高校基建档案的基础上，可以准确的了解何时何地需要更换的物品，方便快捷而又节约了人力物力。第三，在时代的不断演变中，有些历史资料会遗失，这就极有可能会产生一些历史遗留问题的纠纷，但高校基建档案可以成为一个历史的凭证，一些问题便可以通过它的记载找到答案，解决纠纷。

3 关于高校基建档案管理存在的问题及建议

3.1 增强对基建档案管理工作的认识

当前，我国大部分高校没有把基建档案管理工作进行高度的重视，基建档案管理的工作人员管理意识也不强，态度应付，工作懒散，影响了基建档案汇报的准确性和真实性，管理意识不强，是管理工作中的最根本的问题所在。

3.2 专业管理人员的缺乏

大多数高校都没有为档案管理部门配备一些专业的管理人员，专职人员的缺少导致一些信息不能及时的供给，工作效率慢，处理跟不上。而且对电子业务的熟练程度十分不足，业务流程掌握得不够熟练，对高校基建档案的了解不细致，都为基建档案的管理带来极大的不便。

3.3 没有完善的管理制度

对一项工作的管理，需要有一套完善的管理流程，才会使整个工作变得有条不紊。而我国高校对基建档案的管理，没有确切的制度，再加上涉及部门的数量之多，更是为整个管理造成了一个巨大的障碍，各部门敷衍了事的状况层出不穷，拖拉，滞后的问题也时常发生，这都是管理制度不完善的原因。

3.4 对高校基建档案管理的建议

首先应该解决管理方面所存在的问题，增强管理意识，增设管理人员，完善管理制度。其次，需要保证基建档案的系统性，准确性，真实和可靠性，提高基建档案的质量，还要增加宣传，逐步实现电子化管理，提高基建管理工作的效率。另外还需建立完好的保护机制，确保资料的完整度。

4 结语

在高等院校的不断建设和发展中，高校基建档案的管理不能忽视，要在充分了解和明确高校基建档案的内容的前提下，在探索和明白当今高校基建档案所面临的新形势的情况下，研究和寻求对高校基建档案有效管理的具体措施，加强对基建档案管理问题的重视，学校领导也许大力支持，促进基建档案管理工作能在高等院校成功开展下去，真正发挥它本该发挥的作用。

参考文献：

[1]余嘉.高校基建工程档案管理存在的问题及对策研究[J].重庆文理学院学报，（社会科学版），2011.

[2]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011.

[3]文金平.高校基建档案管理中存在的问题及其对策[J].湖南工程学院学报 （社会科学版），2007.

[4]李江荣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].毕节学院学报，2007.