做好新形势下人事档案管理工作的相关建议

任淑兰

摘要：在人事管理制度当中，人事档案管理始终作为基础与核心存在，同时也是各个单位工作中不可忽视的重要内容。在社会经济发展的大力推动之下，人事制度改革正处于不断深化的阶段，这对人事档案管理工作提出全新的要求与挑战，与时俱进以及具备开拓精神是人事档案管理工作者所必须遵循的原则，在此基础上实现对高效发展需求的进一步满足。本文主要针对新形势下人事档案管理工作的相关建议进行进一步探究，这对各项档案管理工作的順利开展有极大的推动作用。

关键词：新形势；人事档案管理工作；探讨

从机关事业单位角度进行分析后可以发现，人事档案管理工作是最为基础的内容，在机关单位运行中所发挥的作用至关重要。单位人员在办理工作调动时需要交人事档案作为主要依据，人事档案管理工作是人力资源以及社会保障局日常工作不可缺少的组成部分。科学开展人事档案管理工作不仅可实现对现有人员的有效管理，同时也对单位发展以及人才储备等有相当重要的作用，这充分说明人事档案管理工作的重要性与必要性。

一、人事档案管理工作中存在的问题

1.人事档案管理工作易被忽视

人事档案管理工作的沉闷性和单调性对档案管理人员的业务水平和工作能力提出了很高的要求。人事档案管理作为机关事业单位运行中的一项基础性工作，与单位的工作业务没有直接的关联，与其他核心管理部门相比，并没有引起单位足够的关注和重视。

很多单位忽视人事档案管理工作，对档案材料管理的硬件设施投入不足，档案管理缺乏必要的设施设备。同时，我国很多单位对档案的管理工作是阶段性的，仅仅是为了应付上级检查，缺乏对档案系统性、持续性的管理，进而导致了机关事业单位人员对档案管理工作参与度不高，严重制约档案管理工作的持续有效开展。

2.人事档案信息的规范性得不到保障

利用不正当的方式对档案内容进行涂改，就是只涂改造假，或者在个人档案当中装入虚假材料，具有一定的目的性与针对性。人事部门在涂改造假人事信息的影响之下，不能实现对信息真实性的保障，甚至会误导干部人事工作。这也是导致工作被动以及重大失误现象出现的原因之一，所以必须提高对上述现象的重视程度，发现后严肃处理。

缺少关键材料也是现阶段人事档案管理工作中所面对的主要问题，最新版的干部履历表、学位学历材料以及年度考核资料等都作为关键材料存在于人事档案当中。这部分内容的缺少不能实现对个人档案的全面了解。

二、进一步做好人事档案管理工作

1.加强规范化管理，做好人事档案的基础建设工作

人事档案是反映着工作人员多年来的工作情况，是一个单位的重要基础资源，因此，做好人事档案管理工作也就是做好了单位基础资料的建设工作。我们知道人事档案资料具有真实性、历史性、原始性等特点，所以，对人事资料规范化管理变得尤为重要。

其具体做法如下：首先，设立专门的档案管理办公室，用来储存必要的人事档案资料。具体内容包括购买专用储存资料的储藏盒、储藏柜，购买专用的电脑用来存储必要的电子档案资料，如果有更高需求，还要购买专用的人事管理软件进行储存。这样不仅提高了档案管理的保密性，而且应用起来也更加方便。其次，做好档案管理办公室的安全工作。人事档案储存办公室要定期清洁室内卫生，定期整理档案资料，对出现的档案保存问题要及时解决。

2.严格按照标准开展人事档案管理的现代化建设工作

各级人力资源与社会保障部门在全面开展人事档案梳理、审核与整理过程中，必须严格遵照“高标准、严要求”的指导思想。积极动员相关主管部门全面梳理其保管的人事档案，对在编在册工作人员名单进行梳理明晰，包括无档人员；按照人事档案十类材料，初步整理规范所保管的人事档案。

随着社会的不断进步，很多现代化技术已经在档案管理工作中得到运用，但是由于各种因素的影响，不管是在档案管理的基础工作上，还是现代化建设上，都还存在一些问题。加强档案现代化建设，其实不止是管理设备上的现代化，科技的进步生产出了很多高科技的管理设备，但是，除了设备的现代化外，管理技术与思想的现代化也是非常重要的，在档案管理工作中，需要始终贯彻标准化、信息化的管理理念，才能促进新形势下档案管理工作质量的提升。

针对自身管理意识进行不断强化也是档案管理工作执行所必须满足条件，在做好信息化管理的同时，也可利用信息化技术实现对档案管理质量以及效率的最大限度提升。在此过程中，档案开发与利用率都可得到真正意义上的进步，促使其价值与作用得到最大限度的发挥。除此之外，还要及时发现档案中存在的问题，促使档案管理工作实现对预期目标的获取。

3.加强管理人员素质，提高人事档案管理质量

在档案管理工作中，档案管理人员的综合素质是非常重要的。随着科技的进步，新形势下的档案管理工作已经逐渐往自动化的趋势发展，所以要求工作人员可以熟练地掌握档案管理工作的专业技能。档案管理工作并不简单，因此在招聘工作人员的时候，应选择档案专业毕业的高校学生，在其正式上岗前，还可以对其进行培训，加强其对于档案管理工作知识的熟悉与理解，促使他们上岗后可以更好地完成档案管理工作。

要求档案管理工作人员有着较高的职业素质，对于企业和事业单位来说，档案记录着其发展过程中非常重要的事项，所以必须要保证档案管理工作的保密性，所以，如果工作人员的道德素养不高，很容易出现档案泄露的现象，不利于档案管理的发展。因此，要求企业将提高档案管理工作人员的综合素质作为管理的重点，加强工作人员责任感的培养，进而提高档案管理的质量。

结语

在相关技术发展的推动之下，我国人事档案管理工作已经取得较为明显的成就，这是企业与事业单位不可缺少的组成部分。在全新的发展形势之下，档案管理工作所占据的重要地位并没有被改变。这要求档案管理人员在明确自身责任的同时，实现对管理理念的不断革新。这对档案管理质量的有效提升有销量重要的作用，现阶段还是有很多问题存在于我国档案管理工作当中，针对规范化管理工作进行不断强化是顺利开展人事档案管理现代化建设的重要前提。

参考文献：

[1]焦银珠，肖红，郝楠，等.新形势下农业科研单位人事档案管理存在问题及其对策建议[J].辽宁农业科学，2017（2）.

[2]程淑梅.如何做好新形势下干部人事档案管理工作探究[J].青年时代，2016（17）：251-251.