档案室安全风险的量化分析与管控

陈云华 夏康

《韩非子·喻老》中有云：千丈之堤，以蝼蚁之穴溃。可见，风险在不同区域存在着的不确定性不应当被忽略。在档案工作中遭遇风险可能会对所在单位带来直接的经济、技术、安全上的损失，严重的甚至会造成不良的政治和声誉上的影响。所以我们需要对不同的风险进行分析，以便提前预警，防范灾难的发生。

档案室的风险分析和风险管理工作不仅可以参考其他档案室的工作经验，也可以借鉴博物馆和图书馆之工作经验。以大英博物馆为例，他们在2013年制定的风险管理手册（British Museum Risk management Policy 2013）中使用风险矩阵，通过对风险发生概率和造成后果的程度做出大致描述来定义风险的轻重缓急[1]。另外，特别要提及的是英国哥伦比亚博物馆协会，他们同样使用风险矩阵对风险与预防工作进行优先评级，可以说是这个行业规范的范本[2]。

我们遵从风险管理的主旨，在辨别能够对档案室和档案室收藏造成重大影响的所有潜在风险，评估每个风险所能造成的后果，并切合实际地提出预防、减缓灾害的策略。同时我们参考英国博物馆的机制再结合现实的工作情况，借鉴矩阵的方法来定义风险等级（见图1），以便完善风险评估和风险管理工作。

一、火灾与电路风险

火灾对档案室有毁灭性的破坏作用，因此我们将火灾风险等级定义为高。了解室内火灾成因，用科学的工程模型模拟特定房间火灾与火势的发展情况，从而完善火警预警机制，训练相关人员在第一时间内对火势控制的应变能力，是控制火灾风险的关键。关于室内火灾的成因，参考上海科技出版社的《防火手册》[3]以及《建筑内部装修设计防火规范》[4]，考虑无烟医院的实际情况和档案室所在建筑的建造装修时间，产生明火的主要可能有二：一为电器的老化引起的短路；二为电路与电器的过载。

以常州市妇幼保健院为例，参考室内电路板/插座分布图（见图2），合理的利用空间让电路板/电器与档案柜体保持安全距离，关于这个安全距离可以通过比较低成本的计算流体力学方法（CFD）模拟计算获得。抽湿机与空调机的不间断工作导致电器的损坏短路也是火灾的风险因素，让现有的多台抽湿机和空调机轮流工作能够有效地减小单台机器的工作载荷，这样既保证了档案室空气的流通，控制了室内湿度，又延长了抽湿机的工作寿命，并且减小了短路和火灾风险。另外，图2所示，与档案室库房相邻的女厕所淋浴房内的电路经过档案室库房。淋浴房内潮湿的空气也容易使电路受潮短路，引发火灾。所以当前档案室按照规范在易着火的区域放置二氧化碳灭火器材是正确有效的做法。

为了实际地完善火警预警机制，运用低成本的计算流体力学方法，借助高性能计算设备，对常州妇幼保健院档案室建模并对每个子区域运用质量、能量动量及自定义标量的微分方程求解，能够比较精确地预报物质流动、传热、燃烧等细节过程。通过档案室所在建筑的图纸和实地测绘，我们可以对档案室大楼建模，然后再使用Matlab软件的CFD模块，用控制变量法进行参数分析，假定不同的起火位置通过计算不同布置的档案室火势发展的速度，得出最佳阻燃路径和方案，从而对档案室的火警预警机制建设起到现实意义的指导作用。以图3、图4为例，使用计算流体力学方法，这两张图分别详细描述了房屋内火势的走向和瞬时屋内各个区域的温度分布情况。综上所述，使用科学的方法可将档案室建设和档案保护提高到基于性能设计的高度，以取代指令性的建筑消防设计规范。

二、水患与湿度风险

水患通常是由洪水、暴雨积水、房屋漏水、管道漏水等原因造成的。与火灾相比，水患的破坏力较低，但也会对各种档案文件造成不可逆的伤害，尤其是年代相对久远的珍贵手写资料。并且受潮、空气湿度过高通常也会导致档案发霉，这会对纸质档案以及磁带等特殊载体档案造成破坏。综合考虑常州市妇幼保健院档案室所在地区水文、湿度、降雨量、地势以及建筑结构等可能造成的破壞，我们把水患与湿度风险等级定义为高。

根据1971—2000年数据[7]，常州一年内的月平均降雨量在6—7月时会达到峰值约180 mm，年平均降雨量达1074.0mm，远高于北方许多城市同期平均水平。根据笔者在妇幼保健院的实际工作经验，该院所在区域的地势比较低，每年的降雨高峰期都会受到不同程度的水灾影响。档案室所在楼层高于地平面仅20cm，在积水水位高于15cm时，作为当前的应急机制，发动全院工作人员将全部档案转移至高层。另外，因档案室与女厕所、淋浴房仅一墙之隔，大量的水管线极有可能布满在该墙之中。水管常年的锈蚀与老化，使用过程中过高的水压，墙体自1988年至今的形变都是水管破裂的重要诱因。所以在现有档案室不搬迁的情况下，将所有靠近厕所墙体的档案柜搬离该区域，是现实而有效的规避风险的方案。

控制温度和湿度在档案的保存工作中也是至关重要的。大致来讲在蛋白质不被破坏的温度范围内（< 50°C）室温每上升10°C，有害的化学反应会加速，霉坏的速率也会加倍[8]。常州的气象资料表明，该市的年平均相对湿度在70%上下[9]，远高于包括中国在内的各国档案室存储湿度规定（50%）。因此，该院档案室通过中央空调、抽湿机和相对湿度指示器的配合工作，对相对湿度进行有效的控制，同时在档案室内加入干燥剂并定期更换。

三、档案的防盗、借记、数字转型等安全风险

相比于火灾和水患中存在的众多不确定因素，档案室数据防盗、保密与借记等风险大多是因为人祸。综合考虑妇幼保健院的现有借记制度、安保等级、档案室防盗安全设施，我们将此类风险等级定义为中度。防盗问题首当其冲，虽然档案室都安装了防盗门窗，但根据图2所示，妇幼保健院档案室所在楼监控设备覆盖的区域有限，安全通道和档案室内部并不在监控范围内。为了无死角地保证档案室的数据安全，应在阅档室位置安装摄像头，并在档案室内部安装监控设备监控两扇防盗窗口。妇幼保健院档案室当下的借记制度与辅助设备（如扫码器）有待加强。如今手写记录的借记方法很难保证文档的有效追踪。顺应数字化时代，我们可以通过扫描工具让所有纸质档案文件数字化，通过加密技术对借记的电子文档加密，防止借记文件被拷贝，电子文件逾期自动销毁，这样极大地保证了档案的安全。

四、虫害与啮齿类动物风险

考虑到档案室内存放有大量的纸质档案，而纸质载体本身所含有的适于昆虫繁殖的植物纤维与浆糊等物质，在相对湿度高、温暖的长江中下游地区环境中，容易发生微生物以及啮齿类动物（各种鼠类为主）对档案造成损害的情况。鉴于这些损害事件的严重性与发生概率，我们将此类风险定义为中级。常州市妇幼保健院地处长江中下游，虫害危害纸质载体主要昆虫科目有窃蠹科、蚁科、蜚蠊科、谷蛾科等，考虑到危害书刊的昆虫与啮齿类动物种类多，施用药物时必须将挥发性与中毒性的药物同时使用，驱灭与诱杀相结合。常用的熏蒸剂有磷化铝、溴甲烷、环氧乙烷等，并且将采编部门送进档案室的资料用溴甲烷在真空器内熏蒸，可防库外的虫子进库。

五、人造光光照及太阳辐射

光照以及太阳辐射的破坏在档案管理中容易被人忽视，其能造成的破坏和恶劣影响远不如火灾和水患，所以我们把光照和辐射的風险等级定义为低。根据J. Ashley-smith的研究分析[10]，人造光源和太阳光都会致使印刷色彩褪色。针对这种不可规避的现象，J. Tetreault[11]的研究报告着重强调了100年内褪色小于5%的标准。为了达到这个标准多份研究指出储藏室的光照强度应当小于50 lux[12]。档案室选择适当瓦数的照明设备，正确地使用照度计检测，能够使档案保存得更加长久。

虽然风险具有不确定性，但是忽略风险往往会引起不可估量的损失。排查档案室工作中潜在的各种风险，对其进行量化分析和评估，并针对不同风险制定出相应的处置方案，此类研究分析对于档案室现代化建设具有现实价值。

参考文献

[1][10]B. Museum，"British Museum Risk management Policy " 2013.

[2]D. H. R. Duckles，"Best Practices Module： Risk Management，" British Columbia Museums Association. Canadian Heritage，2005.

[3]李春镐，防火手册[M]，上海科技出版社，1991.

[4]公安部，建筑内部装修设计防火规范[M]，建筑工业出版社，1995.

[5][6][11][12]D. I. Kolaitis，E. K. Asimakopoulou，and M. A. Founti，"Fire behaviour of gypsum plasterboard wall assemblies： CFD simulation of a full- scale residential building，" Case Studies in Fire Safety，vol. 7，pp. 23-35，2017.

[7]中国天气网，"常州城市介绍[EB/ OL]，" vol. http：//www.weather.com.cn/ cityintro/101191101.shtml，（2018-01-14）.

[8]W. P. Lull and P. N. Banks，"Conservation environment guidelines for libraries and archives，" 1990.

[9]常州年鉴社，"常州年鉴[EB/ OL]，" vol. http：//www.changzhou.gov.cn/ zhuanti/cznj/shu/gangkuang.htm，（2006）.