基于工作流的采购管理系统的设计与实现

王宇一

（江苏信息职业技术学院， 江苏 无锡 214153）

一、引言

ERP最早应用在现代企业管理上，有效将企业内部业务划分为多个业务流程及子系统，最大程度的提高了企业的综合竞争力。在全球范围内，作为支持企业业务流程自动化的一种手段，流程构建业务的模式日益受到学术界与企业界的重视。工作流技术的市场逐年迅速增长。工作流技术在ERP中较晚，提供工作流管理功能的软件产品也不多，在ERP采购系统中应用工作流技术在我国已经逐步展开，目前已经有不少研究人员从不同的角度开展了相关工作的研究，但在ERP系统工作流技术应用中许多关键技术问题还在探索阶段[1]。

目前工作流技术特别是通过流程再造构建业务的模式，随着高校信息化建设的新一轮发展，已经日趋成熟起来。在很多高职院校通过网上办事大厅的方式更是实现了让用户少跑腿，数据多跑路的新目标。这不仅是信息技术的发展，更是先进的管理思维和模式带来的变革。因此我们要提高学院的综合竞争力，首要关键在管理水平和模式上缩短与其他高校的差距，进行必要和彻底的管理变革，首先采用先进的管理思想和模式和配合成熟的信息技术手段来提高高职院校的竞争力已经是大势所趋[1]。

基于工作流的采购管理系统设计的目标就是建立一个面向学院的从采购到入库的全方面管理体系。因为高校在日常采购这块的业务非常繁琐，采购的形式多种多样，有公开招标，单一来源，询价采购等几种方式，而传统的业务系统不仅从采购到入库的整个业务流程较为复杂，也无法有效协调各业务部门在采购环节中的工作[2]，更没有体现监督管理力度。因此采用工作流技术来构建采购管理系统就能把采购过程中零散的环节高效的整合到一起，同时协调各部门有效的运作管理，并实现全透明化的管理模式。

1.系统主要业务分析

采购管理系统主要分为预算审批、采购执行、评价反馈、合同签订、验收入库等几个模块互相衔接，纪委审计财务等监督部门抽查监控的科学管理的信息化平台。

（1）预算审批：由采购业务部门根据需要建设的项目合理预估预算发起申请，同时由学院各部门分别把关项目的审定。

（2）采购执行：采购项目负责人根据已有的项目预算申请项目的具体采购，同时有归口业务部门进行技术把关，最后学院招投标中心根据审批的结果，依法执行采购。

（3）评价反馈：学院招投标中心及采购项目负责人对供应商所提供的货物及服务进行评价，同时采购管理部门对建设项目的使用率及使用效益进行评价。

（4）合同签订：学院招投标中心依法执行采购后，根据中标单位的投标书及服务承诺签订有效的合同，并有不同部门层层把关合同审批管理流程。

（5）验收入库：学院招投标中心及财务、纪委等监督部门对项目建设完成后进行建设成果的验收，同时项目中所涉及的软硬件资产进入入库手续的管理流程[3]。

（6）监督管理：系统专门为纪委提供监督模块，纪委可以登录后可以随时抽查采购各环节的执行情况，由此加大监督力度扩大监督范围，更有效的规避采购风险，杜绝违规操作的情况出现。

2.系统开发平台技术

本系统基于Windows 2008操作系统及顶点公司的LIVEBOS开发平台，集成开发环境采用JAVA技术，MYSQL作为后台数据库，采用B/S架构进行开发。

3.系统规划设计及实现方式

本系统部署在学院网上办事大厅，平台提供完善的组织架构及多维权限模型，支持基于角色岗位的权限体系，可视化表单可以在浏览器中执行WEB页面，同时兼容大部分主流浏览器和多种数据来源。如下图1所示。

图1 办事厅采购系统部署图

二、系统主要功能模块设计与实现

（一）采购执行模块

在采购执行环节中采购项目负责人首先代表申购部门填写本部门的采购需求，如论证的项目及必须提交的可行性方案等，然后由部门负责人进行第一关的审核，再到财务处、国有资产处审核，并由国有资产处判定该采购项目的业务归口部门，业务归口部门进行采购项目的技术参数指标的审核最后按照采购的预算费用送至相应的分管校领导审核完毕，由学院招投标中心进行依法采购。具体业务流程如下图2所示。

图2 采购执行业务流程图

本模块主要实现方法如下。

(1)方法名：bindtsbm()，实现采购项目编号的自动生成，流程描述如下。

＜%@livebos language='javascript'%＞

var va=ABS_DYNSERIALNO(true,ABS_TODAY());

va= (Array (4).join ('0')+ va).slice(-4);//动态序列(true,今日())

"CG"+$DateTime.Today+"_"+va;

(2)方法名：gvtsbm()，实现业务归口部门的选择，流程描述如下。

＜%@livebos language='javascript'%＞

lbOrganization.OrgCode in ('011','016','010','038')

//选择业务归口部门有科技处、国资处、教务处、人事处

（二）招标申请模块

在确定物资采购项目后，进入招标环节，在该环节中由采购项目负责人代表申购部门编制采购文件，根据采购执行阶段以及论证的技术方案，提供技术参数、商务要求等。采购专职人员接受申购部门的委托进行初审，核对委托方的需求，并拟定招标方案，确定招标时间地方，招标评分细则等，提交采购申请再进行确认。具体业务流程图如下图3所示。

本模块主要实现方法如下。

(1)方法名：bindtsbm()，实现招标信息关联物资采购，流程描述如下。

(T_BS_WZCGXX.NCGZZXS in (select id from T_BS_CGZZXS where dm in('1','3')))

and(T_BS_WZCGXX.NCGFS!=(select id from T_BS_CGFS where dm='6'))

andidnotin (selectLXCGXMMC from T_BS_ZBXMXXGL where SFYCGSP=1)

(2)方法名：gvtsbm()，实现采购组织形式的获取，流程描述如下。

LXCGXMMC.NCGZZXS //立项采购项目名称.拟采购组织形式

（三）合同签订模块

在依法执行招标后，采购项目负责人代表申购部门根据招标文件和中标单位承诺情况编制合同，提交招投标中心负责人审核。招投标中心负责人审核修改合同，确保合同的可行性、合法性及有效性，并结合相应法律顾问意见进行制定，合同编制完成后提交纪委备案，纪委进一步审核合同，确保合同中所涉及的采购内容、签订金额与招标文件、中标结果一致，如有问题退回至采购项目负责人。具体业务流程如下图4所示。

图3 招标申请业务流程图

本模块主要实现方法如下。

图4 合同签订业务流程图

(1)方法名：bindtsbm()，实现招标信息的获取，流程描述如下。

T_BS_WZCGXX.NCGZZXS!= (select id from T_BS_CGZZXS where dm='4')

(2)方法名：gvtsbm()，实现是否有招标审批的判断，流程描述如下。

＜%@livebos language='javascript'%＞

if(SFYZBSP==1) //if(是否有招标审批==1)

ZBXMMC.SQR 招标项目名称.申请人

（四）逻辑结构设计

根据上面主要功能模块的设计需求，我们来设计其数据表的结构。本系统采用MYSQL作为数据，名称为db_bsdt，上述功能模块对应的3张数据表结构和用途如下。

表LC_BS_WZCGXX用于存放所有物资采购信息，该表结构如表1所示。

表1 物资采购信息表

表LC_BS_CGZBXX用于存放所有采购招标信息，该表结构如表2所示。

表2 招标申请信息表

表LC_BS_HTSQXX用于存放所有合同签订信息，该表的结构如表3所示。

表3 合同签订信息表

三、基于工作流采购管理系统的特点

（一）业务流程完善严谨

通过工作流方式完成的采购信息化系统，将项目执行过程的各环节以及验收、审计都一起构成了完整的采购运体系，杜绝采购项目体制外运行情况的发生。例如以前申购部门经常会发生“先斩后奏”的问题[4]，这类事件发生后，学院招投标中心也只是进行一些告诫，所以无法有效合法规范招投标环节的进行。基于工作流的采购信息系统的设计，可以使采购过程必须严格按照一步步有效操作来进行，把违规违纪的行为杜绝在萌芽状态。

（二）提高管理效能

基于工作流的采购管理最大程度的实现了资源的整合与共享，同时以网上办事大厅的方式进行呈现，既提高了工作的效率，又有了监督管理的机制。采购工作流的设计中有效的将执行、决策、监督这三者权责分开[5]，既相互制约又相互协调。系统所涉及六类角色，每类角色都有其明确的任务及权利，他们可以分别登陆系统行使各自的权利，由此提高了学校在采购整个业务的管理效能。

（三）提高监督机制

系统里加入了纪委审查的环节，并且纪委可以对采购全业务过程进行透明化监督和管理，由此对权利运行的重点部位和环节进行了过程化的实时监控，通过技术的手段将采购纳入了合规合法的范畴，杜绝了一切违规的事件。另增加了对供应商的评价体系，采购项目负责人能根据中标商提供的货物及服务进行评价打分，作为该供应商日后投标的依据。

（四）过程留下痕迹

高校采购系统建设每个业务环节环环相扣，任何一个环节不可被逾越和简化，每个环节的负责人员必须严格按照规章制度行使权力，完成本环节的任务，由此每个工作人员既不能不作为，也不能乱作为。并通过线上申请的数据化方式，将申报、审批、公示、反馈等环节所有操作都保留痕迹。既保证了监督工作的持续性，也为今后如需追责保存了客观的依据[5]。

四、结语

综上所述，规范高校的采购管理工作，并通过信息技术的手段实现网上采购申请，可以大大提高采购业务的工作效率，真正体现高校采购工作的公开公平公正。但同时我们还要注重对采购业务的进一步优化和探索，不断完善高校的采购管理工作，为高等教育良好的发展和循环提供有力的支撑。