我国高校档案建设现状及影响因素分析——基于安徽和江苏两省高校的实证研究

何秀清

皖西学院档案室，六安，237012

1 相关研究与问题提出

通过有限的文献梳理发现，有关我国高校档案方面的研究主要集中在以下两个方面。

一是针对高校档案网站建设的调查和分析。高校档案的信息化建设是高校档案建设的主要方向和重要内容之一[1]。2004年，武业伟首次对我国高校档案网站的数量进行了较为完整的调查[2]。随后的研究深入到对高校档案网站的建设质量进行分析，如翟丽娜从网站内容设置、管理与维护以及技术保障三个方面，对国内30所高校的档案网站进行了调查[3]。还有学者对档案信息化建设的影响因素进行了分析，认为应该尽快建立档案信息社会化的服务体系和档案信息资源的共享系统[4]。龙丽旭等在调研中南大学等13所本科高校档案网站建设现状的基础上，系统分析了高校档案网站在技术手段、资源投入、管理水平和服务功能四个方面存在的问题[5]。同时，学术界还非常重视通过对比研究来发现不足。宁现伟和王玉玲通过分析台湾大学和英国高校档案管理建设情况，认为大陆高校可以加以充分借鉴[6-7]。

二是有关高校档案资源开发与利用方面的研究。多数学者将注意力集中在与此相关的对策分析上，并认为开展社会化服务是高校档案可持续发展之路[8]。连念以厦门大学档案建设的实践探索为例，提出了信息化机构与高校合作构建新型电子文档系统的实现途径[9]。更多学者认为，在新形势下，高校档案建设和管理应该着眼于职能转变和功能延伸。职能转型应体现在职能定位、职能内容与履行方式三个方面[10]，如加强高校学生诚信档案建设[11]，将知识管理融入高校基金会档案管理的各个流程中[12]，以及将高校档案服务于校园文化建设等[13]。

经过十几年的探索，我国学者在高校档案方面的研究已经取得了丰硕成果。通过有限的文献阅读发现，只采用档案网站这一个指标并不能完整体现高校档案建设的现状；同时，未发现有学者采用计量模型来实证分析各因素对高校档案建设的影响。基于以上分析，本文首先抽取安徽和江苏两省的部分高校组成样本，分析高校档案建设现状；其次实证分析高校档案建设的影响因素。本研究除了可以丰富档案研究的技术手段外，研究结论对于经济欠发达地区高校档案建设有一定的借鉴意义。

2 样本选择与相关说明

2.1 样本选择

本文选取安徽和江苏两省部分高校组成样本。其中，在安徽省选取安徽大学、合肥工业大学、合肥学院等教育部直属高校和省属的所有一本和二本高校共计30所作为样本；职业技术学院、三本高校和独立学院未纳入样本中。江苏省的高校选择了东南大学、苏州大学、徐州工程学院等所有教育部及其他部委所属，以及省属的一本和二本高校共计35所作为样本。同样，职业技术学院、三本高校和独立学院也未纳入样本中。

办学水平处于同一层次的高校其档案建设具有一定程度的相似性[14]，所选取的65所高校既包括“985工程”和“211工程”重点建设大学，也包括一般省属二本地方院校，这65所高校所组成的样本具有足够强的代表性。由于江苏较安徽经济发达，且江苏省高等教育办学水平整体上高于安徽省，将两省高校同时纳入样本，可以就经济发展水平和办学水平的差异对高校档案建设的影响进行对比研究。

2.2 调查项目和调查方法

2.2.1 调查项目

调查项目包括高校档案馆工作人员数、档案馆是否建立网站以对外提供查询服务、档案馆负责人的行政级别、所调查高校是否为“985工程”或“211工程”重点建设大学、在校学生数、教职工人数、建校历史、校园面积、硕博学位一级学科授权点数量以及高校所在省份，共计10项调查项目。

每个高校档案馆的馆藏、建筑布局和档案专业设备等各有特色，但难以就这些情况进行量化。然而，若高校越重视档案建设，则越倾向于在档案馆安排更多的工作人员,安装档案管理系统提供网上档案信息服务，甚至提高档案馆负责人的行政级别。因此，可以选择档案馆工作人员数、是否建立网站和负责人的行政级别这3个替代变量来度量高校档案的建设现状。

作为“985工程”或“211工程”重点建设大学，教育主管部门和其自身会有更高的要求，因此，在档案建设上将会有更多的投入。档案馆建立的时间越久，则馆藏档案资源越多，保管、整理以及开发利用这些档案资源所需要投入的人力和物力也会越多。高校在校学生数和教职工人数越多、建校历史越长、校园面积越大以及硕博学位一级学科授权点越多，则与之相对应的学籍档案、人事档案、年鉴档案、基建档案以及学术档案等就会越多，也就需要更多的人力和设备投入用于收集、整理、分类归档，以及开发利用这些档案资源。基于这样的思考，本研究选择是否为“985工程”或“211工程”重点建设大学、在校学生数、教职工人数、建校历史、校园面积以及硕博学位一级学科授权点数这7个变量作为影响高校档案建设现状的解释变量，选择高校档案馆工作人员数、档案馆是否建立网站以及档案馆负责人的行政级别3个变量为被解释变量进行计量分析。

2.2.2 调查方法和调查时间

本研究采用网站查询和电话调查的方式以获得相关数据。通过查询这65所高校的校园网，收集调查项目中的数据。对于校园网中未能查询到的数据，通过电话咨询档案馆工作人员。这65所高校的网站数据资料最旧的更新时间为2014年7月，所搜集到的数据有较强的时效性。

3 安徽和江苏两省高校档案建设现状及影响因素的描述性分析

3.1 安徽和江苏两省高校档案建设现状

3.1.1 高校档案馆工作人员数

一般来说，档案馆所需要收集和整理的文件越多，馆藏资源越丰富，对现有馆藏资源的利用越深入以及对外提供的档案服务越完善，则工作量越大，就越倾向于增加档案馆的工作人员。因此，分析各高校档案馆的工作人员数，可以从一个侧面反映高校档案的建设情况，间接反映档案建设的水平和层次。

对组成样本的65所高校按照档案馆工作人员数进行分组，共分为6组，分组后的柱状图如图1所示。从图1可以看出，样本高校中有将近一半高校的档案馆工作人员为2-4人，档案馆工作人员为11人及以上的高校仅为样本高校的20%。这些数字表明，单从人力资源投入角度来看，我国高校在档案建设上的投入力度还有待加强。

图1 样本高校中按档案馆人数分组的各类高校数量情况

3.1.2 高校档案馆开展网络服务情况

在65所样本高校中，有38所高校的档案馆建立了网站，占比为58.5%(图2)。这38所高校均安装了档案网络管理系统，如“南大之星”档案网络管理系统，使用计算机及网络设备进行档案信息处理。通过对比样本高校档案馆网站发现，这38所高校档案馆网站的建设技术、管理水平与服务功能还存在着较大的差距。档案馆网站建设较好的高校如南京大学，不仅实现了多媒体档案数字化、档案信息管理数据库化和档案信息查询网络化，还可以在校外进行远程登录上传档案资料；而档案馆网站建设较差的高校仅实现了部分馆藏档案数字化和提供少量的档案信息查询服务。

图2 安徽省和江苏省高校档案馆建立网站的比例

分省份来看，安徽和江苏两省的高校档案馆建设网站情况有着很大差异。江苏省35所样本高校中，有28所高校的档案馆建立了网站，比例高达80%；而安徽省30所样本高校中仅有10所建立了档案馆网站，比例不足35%，且网站服务功能整体上劣于江苏省高校。江苏省高校档案馆网站建设优于安徽省的原因可能至少有以下两点：一是江苏省高校整体的办学水平和办学层次优于安徽省；二是江苏省经济较安徽省更为发达，有更多的财力可以用于高校各项工作和项目的投资与建设。

3.1.3 高校档案馆的行政级别

在我国高校浓厚的行政体制下，某一部门相对重要，则该部门的行政级别越高。因此，通过对比样本高校中档案馆负责人的行政级别，可以大致判断出档案馆的相对重要性和受重视程度。

从3图中可以看出，安徽和江苏两省65所样本高校中，行政建制为正处、副处和正科的比例几乎相等。相比于目前高校中所有的教学单位、行政管理以及党群组织等部门均为正处建制而言，档案馆的受重视程度还有较大的差距。不仅如此，图3还显示，安徽省高校档案馆的行政级别远低于江苏省，正处级建制档案馆的比例不及江苏省的一半。这反映出相对于江苏省高校档案馆而言，安徽省高校的档案馆更不受重视。

图3 安徽省和江苏省高校档案馆的行政级别

3.2 高校档案馆建设的影响因素

3.2.1 办学层次

此处的办学层次以样本高校是否为“985工程”或“211工程”高校作大致区分。在所调查的65所高校中，有15所高校为“985工程”或“211工程”高校，占比为23.08%。这15所高校的档案馆均较早建立了网站，提供的网络服务质量也明显高于非“211工程”高校，档案馆的级别也普遍高于非“211工程”高校。

3.2.2 在校学生数、教职工人数、建校历史、校园面积及硕博学位一级学科授权点数量

如前所述，这些因素均会影响到高校档案馆的建设。表1为使用SPSS 20.0所作的在校学生数等变量的统计性描述。在校学生数的标准差系数相对较小，如果该变量对档案馆建设影响显著，则由在校学生数不同导致档案馆建设的差别不会很大。65所样本高校中，有18所至今没有硕博学位一级学科授权点，而东南大学拥有最多的78个硕博学位一级学科授权点，各高校间差别较大。若该变量对档案馆建设的影响显著，则会带来高校间档案馆建设的显著优劣。

表1 影响高校档案馆建设因素的统计描述 样本容量n=65

4 我国高校档案建设影响因素的实证分析

4.1 数据分析

4.1.1 相关性检验

利用Eviews 6.0所作的相关性检验结果见表2。观察表2可以发现三个特点：一是所有的相关系数均为正。说明随着办学层次的提高、校园面积的增大、建校历史的延长、在校学生数、教职工人数以及硕博学位一级学科授权点的增加，高校档案馆的建设趋于完善。其中,硕博学位一级学科授权点的多少对高校档案馆工作人数及档案馆档案建设影响最大，在校生人数的多少对档案馆的行政级别影响最大。二是所在省份这一虚拟变量与三个被解释变量的相关系数为正。说明江苏省高校档案馆建设整体上优于安徽省，体现了高校档案建设的地域差别。三是所有的相关系数均通过了5%或1%的显著性检验，说明这些因素对高校档案建设的影响显著。

表2 Pearson相关性检验(双侧)

注：***表示在1%水平(双侧)上显著相关，**表示在5%水平(双侧)上显著相关，n=65。

4.1.2 多重共线性检验

检验解释变量是否存在多重共线性，以决定进入计量模型的具体解释变量。利用Eviews 6.0作多重共线性检验得到的相关系数矩阵见表3。

表3 解释变量相关系数矩阵

从表3可以发现，硕博学位一级学科授权点与办学层次、校园面积、建校历史、在校学生数以及教职工人数的相关系数均在0.63以上，说明存在较为严重的多重共线性。因此，在计量分析时，将办学层次等5个变量筛选掉，用硕博学位一级学科授权点进行替代。所在省份这一变量与其他解释变量的相关系数均较小，应该进入计量模型。

4.2 计量模型估计结果与讨论

至今为止，没有经济理论表明硕博学位一级学科授权点和区域经济发展差距对高校档案馆建设的影响为何种函数关系，本文选择单方程线性回归模型如下：

Yi=β0+β1SUBJECT+β2PROVINCE+μt

(i=1,2,3)

其中，Y1为档案馆人数，Y2为网站建设，Y3为档案馆行政级别，SUBJECT为硕博学位一级学科授权点，PROVINCE为高校所在省份，μt为残差项。

利用Eviews 6.0对回归模型进行运算，得到的3个回归结果分别见表4、表5和表6。

从表4至表6可以看出，所有解释变量的系数均为正，且均通过了至少10%水平的显著性检验，说明硕博学位一级学科授权点数量的增加和高校所处地区经济发展水平的提升对高校档案馆的建设有明显的促进作用。

表4 档案馆人数为被解释变量的计量模型估计结果

注：*、**、***分别表示在10%、5%和1%水平上显著。

表5 网站建设为被解释变量的计量模型估计结果

注：*、**、***分别表示在10%、5%和1%水平上显著。

表6 档案馆行政级别为被解释变量的计量模型估计结果

注：*、**、***分别表示在10%、5%和1%水平上显著。

调整后的R2较低，模型对高校档案馆建设影响因素的解释力不够强，至少有两个可能的原因：一是在解决多重共线性问题时，剔除了办学层次等5个解释变量。由于变量之间并非为完全的共线性，变量的剔除会造成模型的解释力变弱。二是校领导对档案建设的重视程度是影响档案建设投入力度和建设水平优劣的重要因素之一。2015年1月，笔者在安徽省和江苏省分别选择15所和18所高校进行电话调查，以获取档案馆工作人员就本校领导对档案建设的重视程度的主观感觉，据此绘成了柱状图(图4)。

图4 安徽省和江苏省高校领导对本校档案建设重视程度的比较

图4 体现出两个特点：一是在档案馆工作人员的主观感受中，半数左右的高校领导并不重视本校的档案建设。该特点部分解释了计量模型的拟合优度不高，因为高校领导对待档案建设的重视程度这一重要因素未能纳入计量模型中。二是经济较为发达的江苏省高校更为重视档案建设投入和档案资源的开发和利用。

5 建 议

第一，在办学水平不断提高的过程中逐步完善高校档案建设。作为服务性直属部门，高校档案建设离不开高校发展的宏观环境。档案建设可以适当超前，但不能也不必要脱离所在高校的整体发展现状和规划而盲目超前发展。在办学水平不断提高的过程中与其他部门相辅相成共同发展，逐步完善高校档案馆的各项功能，是高校档案馆最为有效和经济的建设途径。

第二，加强不同地区高校间的交流和相互学习。每一所高校的档案建设都有自己的特点和值得学习的经验，同时也一定存在着不足之处和改进的空间，高校间的交流和相互学习，有利于相互寻找差距和不足，取长补短，共同提高。在经济发达地区高校的档案建设整体上优于经济欠发达地区高校的现实背景下，经济欠发达地区的高校向经济发达地区档案建设较好的高校主动学习和交流，可以快速和有效地发现自身建设的缺陷及今后的努力方向。