浅析人事档案管理在人力资源管理中的效用

王慧

【摘要】在日常工作中需要重视人事档案管理工作，进一步拓展人事档案服务职能，以此来促进人力资源事业的健康发展。文中分析了人事档案管理在人力资源管理中的效用，并进一步对提高人事档案管理在人力资源管理中效用的具体措施进行了阐述。

【关键词】人力资源管理；人事档案；作用；措施

人事档案将个人的政治面貌、学习工作情况及相关工作信息都涵盖在内，是用人单位选拔和任用人才的重要依据，其在各行业发展过程中具有非常重要的作用。人事档案的性质决定了其具有真实性、全面性、流动性、现实性和机密性等特点。其是人力资源管理和开发的重要依据。当前有部分单位人事档案存在缺档、断档和死档等现象，这对人事档案信息的正确使用带来了较大的影响，因此需要重视人事档案管理工作，更好地发挥人事档案在人力资源管理中的效用。

一、人事档案管理在人力资源管理中的效用

人事档案是对单位员工各类信息的真实、全面记录，通过查阅人事档案，能够更全面地了解员工的具体情况，从而实现人力资源的合理配置。通过强化人事档案管理工作，可以促进单位更好地利用人才，全面提高人力资源配置的效率。同时在单位人力资源管理工作中，奖惩和晋升都需要通过人事考核、绩效评估和薪酬分配来实现，而通过做好人事档案管理工作，可以将员工在工作中的具体表现和能力充分反映出来，能够为单位对员工进行素质和能力的评估提供重要参考信息，从而做出合理的决策。当前单位的竞争归根到底是人才的竞争，因此在单位发展过程中，需要全面了解和预测人力资源的状况，这就离不开人事档案。通过全面提高人事档案管理水平，能够对单位人才方面的优劣情况进行了解，进一步实现人力资源的优化，为单位的发展做好人才储备，全面提高人力资源管理水平。

二、提高人事档案管理在人力资源管理中效用的措施

（一）充实档案内容，开发信息资源。在人事档案管理工作中，对档案材料进行收集和补充是最为基础性的工作，同时也是提供档案服务和实现人事档案作用的基本条件。因此在具体工作中，需要针对单位人力资源管理的需要和流动人员的特点来有针对性地充实档案材料，全面提高人事档案的全面性、准确性和动态性，更好地发挥出人事档案的使用价值，为人才成长提供更加优质的档案服务。

（二）规范档案管理，强化人事档案管理在人力资源管理中的作用。在人事档案管理工作中，通过对档案管理工作进行规范，可以有效开发人事档案信息资源，实现人事档案的重要作用。在当前市场经济环境下，人员具有较强的流动性特点，因此在人事档案管理工作中，需要对档案材料的形成、审核、整理、保管和传递等方面给予充分的重视，以便于为档案的利用打下坚实的基础。同时在当前人事档案管理工作中，还需要加快管理观念的转变，可以通過扩大存档范围，建立人才数据库，实现对人事档案的动态管理，及时对人事档案信息进行更新，从而为人力资源开发提供重要的依据。

（三）建立健全人事档案管理体系。在当前很大一部分单位人事档案管理工作中，由于对人事档案管理改革认识不深，因此还将主要精力放在实体档案管理工作上面，这对人力资源的利用和优化配置带来了较大的影响。在这种情况下，需要建立健全人事档案管理体系，加快推动人事档案管理工作的改革进程，构建单位内部员工人事档案数据库，将所有员工的基本信息都纳入数据库中，实现对员工信息的快速调阅和检索，全面提高人事档案管理水平，为人力资源管理工作打下坚实的基础。

（四）加快推动人事档案管理信息化的进程。在当前的信息化社会，信息技术在各行各业得以广泛应用。在人事档案管理工作中，通过与信息技术的有效结合，不仅能够实现对人事档案信息的有效存贮，还能够有效避免人事档案信息损坏和丢失的情况发生，对提高档案信息处理速度具有非常重要的意义。因此在当前人事档案工作中，需要配备完善的软硬件设施，实现对人事档案的统一化和便捷化的管理，更好地满足单位对信息的需求，为人力资源管理工作提供重要的信息支持。

三、结束语

在当前各行业发展过程中，人事档案发挥着非常重要的作用。因此需要对人事档案管理工作的重要性有一个正确的认识，进一步完善人事档案管理体系，加快推动人事档案信息化建设的进程，实现人事档案信息资源的高效利用，使其为人力资源管理工作提供重要的信息支持，为人力资源管理工作的正常开展奠定良好的基础。

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