试谈企业汇报材料写作的几点体会

韩晓龙

【摘要】汇报材料是秘书日常工作中的一项，写好汇报材料对于文字工作者来说相当重要。本文就笔者近几年对汇报材料的认识及准备、起草等方面的体会进行分享，与刚接触写汇报材料的工作者共同探讨、交流。

【关键词】特点；准备；写作

汇报材料，是指下级向上级机关以书面的形式陈述企业工作情况。通过汇报材料，展示企业工作开展情况或某方面的经验做法及取得的成效，提出相关存在的问题或建议，获得上级部门的支持和解答，使上级机关更加了解企业发展情况。为此，如何通过文字将企业工作情况直接明了、条理清楚、实事求是地陈述出来，显得尤为重要。

一、汇报材料写作特点

（一）材料的严肃性、服务性。汇报材料的严肃性、服务性决定了汇报材料不同于平常的通讯报道、心得体会等文章的写作，它要充分体现符合企业发展意见和观点，适应工作需要，服务于领导，承载着领导的观点和意见。汇报材料的形成过程（准备、起草、审核、修改、终稿）决定了材料工作者要有合作意识，充分发挥众人的智慧写出高质量的材料。

（二）材料的客观性、逻辑性。汇报材料要实事求是，主观理解或认为的因素较少，要从客观的角度展现企业工作情况和取得的相应效果，在此基础上，要合理组织，前后衔接、内容条例清楚，一目了然。

（三）材料的时效性、针对性。汇报材料的内容都有特定的对象，例如安全管理、财务管理、内控管理或企业总体工作情况等等单项或整体方面，对象不同汇报内容也不同，同时要将材料的汇报时间和材料内容中相关数据统计的时间节点互相对应，以免出现数据前后不一致的现象。

二、汇报材料的准备

（一）注重材料的收集、学习。首先要对上级机关领导讲话、汇报材料予以收集并认真阅读学习，了解政策环境，学习汇报材料的思路方法。其次要收集公司领导的讲话和业务科室的汇报材料，了解领导讲话风格、意图，掌握企业重点项目进展或相关数据。

（二）注重日常的沟通交流。沟通交流，能有效帮助文字工作者了解企业目前重点工作，掌握基层工作动态，而企业各类会议、腾讯通（内部网络交流工具，类似QQ）等网络工具是很好的载体，例如目前我公司办公室人员每天参加日生产碰头会，建立腾讯通沟通交流群，做到及时掌握最新工作动态。

三、匯报材料的写作

（一）理解意图，抓住主题。汇报材料的写作一般是根据上级机关领导提出的调研、检查要求或下发的文件，所以这就要求文字工作者要认真阅读下发文件，正确理解“领导要求”的意图，把握下发文件中检查内容的主题，为收集材料和通篇谋划奠定基础。

（二）统筹谋划，列出提纲。理解把握了主题，该如何付诸书面写作，这就需要统筹谋划。而材料提纲是其具体表现形式，好的提纲能起到事半功倍的效果，它理顺了写作人的思路，例如汇报材料该分为几章，章与章之间如何衔接等，明确了该汇报材料的主次或突出的重点内容，例如汇报材料该部分侧重点在哪，而不是将材料堆积起来，这样即无重点也无逻辑性，所以提纲是整个汇报材料的核心。文字工作者可先提出自己的意见，列出提纲，后与部门领导沟通其是否合适，充分接受相关意见并加以修订。

（三）有的放矢，收集材料。初步列出的提纲，为收集材料指明了方向，做到有的放矢，哪些材料要收集，并且要充分利用网络媒体，了解相关法律法规要求，进行更加全面的收集。在收集材料的过程中，反过来对前期列出的提纲再加以斟酌并完善。收集材料时，特别要对各业务部门提供的数据进行核实确认，内容方面要“粗中求精”“去伪求真”，注重数据、事实及相应的比对，避免主观认为，例如上半年查出了xx起违章，员工行为进一步规范，应该要从上半年xx起违章，与同期相比，经过比对，发现违章呈大幅度下降，可以从侧面反映出员工的行为进一步规范，而不是主观判定员工的行为发生的变化。

（四）静下心来，正式起草。材料起草是一个思考、认知加深的过程，所以要静下心来加以思考，切忌心浮气躁。材料起草时，首先要突出重点，凡是符合上级领导意图或文件要求的、企业自有特点的内容都是汇报材料的重点，避免面面俱到，没有重点。其次要加以思考，提出观点，材料的重要作用就是支持观点，而观点反过来要统领材料，做到内容观点一致。最后要实事求是，少加主观判定，少讲进程性的内容，多讲实质性的内容，对成绩不添加枝叶，对问题不回避遮掩，切忌简单地将材料进行堆砌，形成假大空式的文章。

（五）细化润色，修订完善。材料的初稿重点是写作人对主题的把握，内容整体是否符合公司所要表达的“意志”，这就需要提交相关会议讨论审核。在讨论时，首先要讨论材料的结构形式，条例是否清楚，内容前后衔接是否恰当等。其次在思想和内容方面，是否体现了公司的“意志”，观点和内容是否统一，所列事实是否清楚正确，用语和措辞是否恰当等。汇报材料是讲给别人听的，要求材料要通俗易懂，因此汇报材料存在一个反复的修订完善过程，写作人要摆正心态，虚心接受意见。

汇报材料的写作是一个持之以恒的过程，从事文字工作的人要通过不断收集、不断思考、不断付诸笔尖、不断积累，有小到大，由简到繁，总结经验，在实践中不断成长。