长安大学学生秘书素质培养现状分析

张欣宇

摘 要 本文基于长安大学学生秘书素质培养现状，通过调查问卷法、查询资料法、案例分析法等一系列科学研究方法，旨在纠正大众对秘书工作的错误认识，给未来想从事秘书工作的长安大学学生提供切实有效的参考建议。

关键词 长安大学 秘书 培养

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.01.074

1 研究背景

秘书，是职务名称之一，是领导人的参谋，是掌管文书并直接辅助上司处理事务的工作人员。我国现今秘书的主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等。近些年来，随着形势的发展，秘书工作内容越来越丰富，工作领域越来越宽广，工作要求也越来越严格。

长安大学作为教育部直属的理工类全国重点大学，暂无秘书学专业院系，但政治学院、文传学院部分专业设置了秘书学课程。在校院组织及社团中，大多设置了秘书处这一部门，为学生提供了大量的秘书工作实践机会。

2 现状分析

2.1 认识现状

对于秘书职业发展前景，同学们普遍认识较为乐观。超过半数的同学认为秘书是积累经验的事业，是通向管理层岗位的途径，29.51%的人表示经济越发达，秘书需求越旺盛，所以秘书是一个有前景的职业。而仅有10%左右的同学認为“秘书就是打杂跑腿的，没什么前途”或者“秘书是一个过渡性职业，没什么专业性可言，只是谋生手段”。

关于秘书工作的内容认识，调查问卷统计结果如图1所示：

按照票数由低到高，秘书工作内容在大众心中重要性递减顺序，依次是文书撰写、日常领导交办工作、接待工作、会务工作、上传下达、应酬交际、辅助决策提供意见、其它。

2.2 培训现状

根据问卷调查结果显示，共计122名受访同学中，仅有38人接受过有关秘书工作方面的培训。而51人则表示有过秘书工作经验，在组织与生活中担任过与秘书相关的工作。由此可见，长安大学的秘书素质培养，理论上稍有欠缺，但实践上却为同学们提供了大量的工作机会。

在校学生会中，按照惯例，秘书处一般每年组织两次部门全体会议，内容主要是给大一干事提供有关秘书工作的培训，主要涉及新闻稿撰写，会议记录，公文写作等文案工作。如果干事工作中出现问题，会选择专门再给该干事进行单独的培训和指导，因而进行专门的秘书工作方面的培训是非常必要的。

2.3 岗位现状

2.3.1 职工岗位

以长安大学校长办公室人员设置为例，分析长安大学秘书岗位设置情况，其情况如图2所示：

其中秘书科主要承担文书工作，接待与会务工作有行政秘书承担，秘书主任主在秘书科与校长之前进行上传下达与沟通。秘书科与秘书主任兼具辅助决策职能。秘书总管对秘书主任进行总管，类似秘书长。

秘书工作职责则分为以下部分：

（1）负责起草学校工作计划、总结、报告、领导讲话等有关文字材料；

（2）协助办公室主任组织安排校务会议、校长办公会议等行政会议，并做好相关的资料整理和纪要文书工作；

（3）负责校务会议、校长办公会议决定事项的督查督办工作；

（4）负责公文的登记、流转、发送、督办工作；

（5）负责审核以学校名义印发的行政公文；

（6）负责指导校内各单位的公文处理工作；

（7）负责学校信息公开工作；

（8）负责学校重要会议、活动文字材料的审核工作；

（9）负责学校行政信息的管理和报送工作，组织编印相关信息资料；

（10）负责学校公章、校长印章、合同章及事业法人证书的管理及使用；

（11）负责以学校名义对外的介绍信、证明信的管理工作；

（12）负责校领导及校办报刊的管理工作；

（13）负责公文的保管、整理、立卷归档及校办文件材料的归档工作；

（14）负责校长办公室有关文字材料的起草工作；

（15）负责学校机关公文材料的打印工作；

（16）负责复印机、传真机等文印设备的维护更新和耗材购置工作；

（17）完成领导交办的其他工作。

2.3.2 学生岗位

学生的秘书工作岗位主要分为校级学生组织秘书处、院级学生组织秘书处、社团秘书处三大部分。

经保守估计，全校共计约680人在组织或社团中担任过秘书工作。其中公路学院、经管学院等学生基数较大的院，由于举办活动较多，秘书工作需求量大，每院约有六十人参与相关工作。其余各院参与秘书工作人数也应其院人数多少而有所变化，如马克思主义政治学院，外语学院等约有十人负责院内各单位秘书工作。在一级学生组织，如校学生会、学生社团联合会、青年志愿者总队中，秘书岗位约有20人。此外，二级学生组织与学生社团中，也存在着大量的秘书岗位。

以校级学生组织学生社团联合会为例，其秘书处以“协调”与“沟通”为工作中心，是学生社团联合会的“窗口”与“纽带”，扮演社联“管家”的身份。在平时的工作中主要负责日常会议的筹备，发言稿的撰写，组织，主持与记录；文档的收集与归纳，日常会议记录的整理；起草工作计划，工作报告，编写工作结束后的总结；协助校团委完成青年马克思主义培训学校的工作；组织筹划社联内部干事培训等相关内容，完善社联内部各项规章制度；搜集团省委最新动态，为社联对外交流提供信息支持。

在校会，秘书处是学校一级组织中的第一个部门，它的主要职责是上传下达，沟通左右。与上级的联系比较紧密，与其他部门的沟通交流也是最多的。

3 存在的问题

3.1 教学不足

作为理工科院校，长安大学秘书学的课程培养和实践培养上存在着一定的局限性。其并未设置秘书学专业。对于秘书素质人才培养方面的不足，竞聘秘书一职的中文系毕业生马同学坦言：“不足挺多的。我校除了开了一门秘书学课程其实就没有其他的培养了。不过不是文科院校，可以理解。学校的王牌专业毕竟是路桥那些，对文科院系不是很重视。”

针对问题“您认为本校在秘书教学工作中存在的问题”调查结果如图3所示：

由图3可知，课程设置范围小、教学方法不够先进、师资力量有限、未开设秘书学课程这四项問题的比例均占40%以上，说明以上教学问题普遍存在。

3.2 培训不足

校长办公室秘书张女士称，就职没有经过系统培训，要求来到岗位就能上任，新上任的员工需要自己私下学习以达到岗位要求。但会有适应期，刚来时不会给大的稿件任务，日后会在所写稿件中进行针对性的修改，直至达到稿件要求。

3.3 认识偏差

在“长安大学学生对秘书工作的认识”的问卷调查中，超过半数的同学将秘书职业定位为对领导有重要影响的管理层、上传下达的传声筒，而分别有14.75%、13.11%的同学则将其看作小蜜情妇、打杂小妹。校学生会秘书处副秘书长也表示：“未来应该不会从事秘书工作，在我看来，可能女生更加适合这个职业，这也符合大众的一般认知。”对于“秘书”这一职业，学生们的认识仍然存在一定的误区。

4 解决办法

4.1 完善课程设置

调查结果显示，59.84%的同学认为应该开设可提高学生秘书素养的选修课程，而仅有12.3%的人认为不应开设。作为一所以综合性为目标，培养素质全面大学生的高等院校，未必非要开设秘书专业，但可以适当开设秘书学选修课程，以此给对秘书行业感兴趣或未来打算从事该行业的同学以秘书专业技能的培养和素质的提高。

在受访同学中，过半同学认为秘书学课程可以增强自己的办公能力、有助于日后从事秘书工作，还有二十余名同学表示对秘书学很有兴趣或者受周围从事秘书专业人的影响。

4.2 提高自身修养

对于秘书而言，团队沟通能力、扎实的专业能力、组织协调能力、过硬的人脉关系、办公设备使用能力等专业素养都是必要的。

4.2.1 学习

学习是温暖人一生的一盏灯，它虽然给不了外在的东西，却可以给予内在的力量，即帮助立心，所以不要停止学习。

（1）理论知识的学习：关于秘书工作必备知识的学习如应用文写作、秘书学等理论知识，端正态度，准确定位，清晰认识。（2）工作领域方面的学习：秘书要代言整个单位，为单位与领导发声、负责起草许多文件等，这要求秘书了解（下转第175页）（上接第166页）国家方针政策、所在单位实际状况、领导行文行事风格。（3）人文情怀培养：一方面注重知识的储备，如文学作品的阅读等，虽然不会有直接的效用，但写文章时会调动你的知识储备；另一方面培养自己的人文情怀，写有温度的贴近实际与大众的又符合领导意图的文章。

4.2.2 写作

锻炼对文字的把握掌控能力，要多写多练，同时应去阅读大的稿件，如国家重要稿件之类。

4.2.3 创新

创新话语范式，文字撰写与时俱进，用词用语不拘泥于传统，不仅仅使用陈词滥调而是能结合时代流行词语等；创新工作方式，不局限于传统纸质文稿，应不断创新、更新方式，如对电子媒体的使用。

4.2.4 凡事预则立

对于自己的工作，要积极着手准备，不应是被动承担。对于那些自己早已知道要做的工作，要提前去准备与思考。如学校开学典礼校长讲话，即可提前准备，给自己一个修改完善的时间与可能。