国外秘书工作研究

张文凭

职业化秘书的普及是当代社会的趋势。在发达国家，职业秘书的教育体制非常成熟，不仅从业人员众多，甚至还出现了像“The 24 hour Secretary”的专业秘书服务提供商。秘书的种类也有很多，包括政府秘书、法律秘书、公司秘书、经理秘书、技术秘书、医学秘书、教育秘书、财经秘书、通信秘书等。本文主要讨论高层管理人员的秘书工作。

高管的特征之一是公务繁忙，但管理公司决不能因为高管的忙碌而成为公司的瓶颈。所以，找一个能为高管分忧的秘书或是助理成为必然趋势。毕竟，能找到什么样的人为之分忧，也称得上是高管的竞争力之一。

一、秘书工作职业化

随着秘书的普及，秘书在西方国家已成为一门独立的学科，涵盖多种专业知识。由于职业性的增强，秘书职位向着终身制发展，国外秘书的平均年龄普遍较大，而且企业也更倾向于雇佣有工作经验的职业女性。而在国内，秘书相对年轻，往往将秘书工作作为职场生涯的切入点，而不是终身职业。

二、秘书工作自动化

随着办公自动化的发展，秘书的工作也随之走向自动化。办公自动化系统的使用，能更加快捷地共享信息，高效地协同工作，节约人力、物力、时间、空间，提高办事效率和管理水平。办公业务也可以从事务层进入管理层，从而辅助决策层。

三、秘书工作专业化

随着秘书工作职业化及自动化的发展，秘书职位也出现分类，每类秘书有详细的职位说明确定每类秘书的相应工作内容。职位分类可以打破一对一的领导秘书组合，充分发挥秘书的个人特长，高效完成工作。

通过对以上外国秘书工作特性的研究，个人认为对国内秘书工作有如下指导意义。第一，秘书工作可以向着终身职业的方向发展，这可以通过国家加大对秘书专业人员的专业教育来实现。第二，秘书工作应可以向着平台化发展，目前有些国内的企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置，造成文件和信息查找困难。随着资源的共享式发展，国内秘书也可以通过软硬件的支撑，走向平台化工作模式。第三，秘书工作的整合，随着秘书的职业化发展，走上工作岗位的秘书也应该接受专业化培训，通过确切的岗位职责和分工进行秘书工作的整合。

以上是国外秘书与国内秘书的不同点及启示，其发展趋势值得我们不断研究借鉴。

参考文献：

[1]方国雄，《外国秘书工作概况》，线装书局，2000 。

[2]袁维国，《秘书学》，高等教育出版，2005。

[3]卢家光，《外国秘书工作概况》，学苑出版社，2005。

[4]张晓鹏，《美国秘书工作概述》，《秘书工作》，2006年第五期。