浅析医院财务档案管理面临的困境及解决办法

韦孟知

[摘 要]近年来，我国经济不断转型升级，各个行业的财务管理工作也都发生了明显改变。医院财务档案记录着医院经济发展的具体状况，加强财务档案管理是医院管理工作的重要要求，但受卫生体制改革等方面的影响，当前医院财务档案管理工作暴露出了一些问题。鉴于此，本文从医院财务档案管理的重要性入手，在分析医院财务档案管理困境的基础上，提出了解决医院财务档案管理困境的办法，希望本文的研究成果能为我国医院财务档案管理工作提供一些有益的参考和借鉴。

[关键词]医院；财务档案；管理；困境

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.081

[中图分类号]G271；R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-0-02

随着经济和科技的快速发展，国内医院正在发生着日新月异的变化，各项工作都有了长足进步。在医院发展的过程中，经济活动的业务量越来越大，原来的“纸张”式财务档案管理方式已不适应新形势的发展需要，迫切需要进行信息化改革。

1 医院财务档案管理的重要性

财务管理是医院管理工作的基础，而财务管理的一项重要内容就是财务档案管理。财务档案是财务工作的最终凭证和具体体现，只有妥善处理有关财务档案资料，才能确保各项财务工作的顺利开展。同时，财务档案还是医院的成长笔记，通过开展医院财务档案管理工作，能够详实记录医院发展过程中大大小小的事情，可为日后人们了解医院的发展历程提供详实的信息资料。总之，医院的财务档案管理工作为医院的有序发展和顺利运营奠定了坚实的基础，在促进医院的可持续发展中具有举足轻重的作用。

2 医院财务档案管理面临的困境

2.1 档案管理意识淡薄

医院财务档案管理不但能够历史档案，而且还起着服务当下工作的作用，具有承前启后的重要意义。尽管财务档案管理工作和医院发展息息相关，但医院对财务档案管理的重视程度还远远不够，在财务档案管理工作中普遍存在管理意识淡薄、工作流于形式、制度落实不到位、应付思想严重等现象。同时，由于管理人员的应付思想严重，会直接影响财务档案管理工作的资金投入，造成医院财务档案管理所需的设备、經费、人员等严重不足。医院财务档案管理工作长期停留在这样的状态下，将严重影响医院正常开展各项工作，不利于医院的健康成长和发展，并且会严重影响医院财务管理工作的运行状况，久而久之就会形成恶性循环。

2.2 财务信息收集不规范

目前，我国大多数医院在收集财务档案的过程中存在不规范的现象，主要表现为以下几点。第一，部分财务档案收集不全。有关部门未能严格依据医院有关财务档案管理规定按时、完整地移交档案资料。第二，档案信息混乱。部分医院财务管理部门未对收集到的财务档案进行认真鉴别、细化，而是将收集到的资料全部进行归档，同时归档后也未进行有效的分类和筛选。另外，收集的财务档案在内容上容易产生混淆，造成档案使用者很难正确地进行选择和判断，这在很大程度上减少了财务档案的利用价值。

2.3 档案管理制度不健全

当前，部分医院的财务档案管理制度不健全，造成档案的收集率不高，难以支持档案信息的高效共享。相关调查数据显示，目前国内多数医院都建立了比较完善的规章制度，人员之间的职责分工也十分明确。但具体到财务档案管理而言，依然存在管理制度不健全的现象，特别是涉及财务档案管理职责、考核等方面的制度还是一片混乱。在这种状况下，很多价值较高的财务文件和资料往往会因为收集不及时而出现丢失，并且财务档案的共享性也得不到体现，最终使财务档案管理工作无法真正发挥服务医院发展的作用。

2.4 档案管理人员不专业

当前，医院从事财务档案管理工作的人员大多不是专业人员，而普遍是由医院的会计人员兼任，有的甚至是从医院临床退下来的护理人员。很显然，这些财务档案管理人员根本不具备专业的档案管理知识，不能很好地完成财务档案的存放、整理等各项工作，很难满足档案管理工作的各项要求。同时，随着信息化时代的到来，医院财务档案管理工作已经发生了实质性的改变，很多工作都必须依靠计算机完成，但是现有的档案管理工作人员普遍缺乏计算机应用方面的知识，不能熟练地运用计算机完成各项财务档案管理工作，这也在一定程度上制约了档案管理工作的现代化。

2.5 档案管理信息化程度低

随着科技的不断进步，医院的财务档案管理工作实施信息化管理已是一种必然趋势。但就目前来看，我国很多医院的财务档案管理工作还未完全实现信息化，而依然沿用传统的管理模式。很多医院认为信息化只是用来处理数据的，在档案管理中则很少运用现代化的信息手段。

2.6 档案利用率不高

目前，医院财务档案很少被人使用，因而很容易使人忽视它的存在。医院档案利用率低的主要原因有以下几个方面。第一，医院缺乏财务档案管理的规范化手段，未对财务档案进行有效整合和归类，这给使用者的存取造成了很大的不便。同时，医院不同类别的档案通常由档案所属部门进行管理，因工作性质不同，各部门间缺乏交流沟通，所以相关档案在收集完成后，不能第一时间被医院其他部门知晓，由此导致档案的利用率不高。第二，受传统思想观念的影响，医院财务档案管理人员普遍欠缺服务意识，同时也缺乏工作热情，在一定程度上造成医院的档案利用率不高。

3 医院财务档案管理困境的解决办法

3.1 提高档案管理意识

医院领导和财务档案管理人员要提高档案管理意识，高度重视财务档案在服务医院发展方面的重要作用，并根据医院实际情况加大对财务档案管理工作的重视和支持力度。第一，在档案管理过程中，档案管理人员要确保有档案可供人查找，积极补充和完善医院的各项财务档案资料，保证建档内容详尽、准确，方便使用人查找和使用。第二，确保财务档案资料的完整性和准确性，使医院财务档案在日常工作中最大限度地发挥其利用价值，充分体现财务档案管理工作的服务功能。第三，加大财务档案管理工作的宣传力度，激发财务档案管理人员的工作积极性，努力营造全院普遍关注财务档案管理工作的良好氛围。

3.2 规范档案信息收集

在日常工作中，医院要以财务工作为主线，全面规范地收集财务档案资料，明确各岗位工作人员的工作内容和职责。为此，医院应当建立健全档案管理收集办法，对一些具有较高保管价值的财务会计记录、核算资料等进行全面收集，并立卷编号，装订成册。在收集过程中，档案管理人员应尽量避免发生遗漏和缺失现象。此外，在整理立卷时，假如发现有缺失的资料，档案管理人员应第一时间向当事人追讨，或者采取一定措施予以弥补。

3.3 优化档案管理制度

要想促进医院财务档案管理工作有序开展，医院就要建立健全档案管理的各项制度，使档案管理人员有章可循，杜绝随手乱丢档案的行为。医院应立足本院实际，结合国家有关法律法规制定行之有效的管理制度。只有制度健全了，管理人員才能做到有法可依，才能切实保证实现财务档案管理工作目标。

3.4 加强档案管理人员培训

在医院财务档案管理工作中，会计人员的业务水平将会直接影响财务档案管理工作的质量，因此提升财务部门会计工作人员的素质显得非常必要。第一，医院应加强操作技能、档案管理方面的培训，使会计人员熟练掌握档案管理的操作技能和基础知识。第二，医院要经常开展针对财务档案管理工作的考核、监督、评比等工作，将财务档案规范化内容列入医院的日常管理工作日程，切实提高财务档案管理工作的质量。

3.5 强化档案管理信息化建设

在医院财务档案管理工作中，相关人员应积极运用信息化手段提升管理工作水平，建立和完善医院信息系统平台，不断优化整体管理维度。同时，在医院文化中强化信息化管控措施和建设要求，以有效传递信息化管理理念，在整个医院中营造信息化氛围。与此同时，医院要加大对信息化建设的资金支持和系统化管控，切实提高医院的现代化管理水平，确保信息化系统平台的维度和技术结构的有效性。最后，医院需特别注意档案信息化建设，实现技术模型的动态化管理，适应时代发展的需要，不断提升医院财务档案管理工作的现代化水平。

3.6 提高档案利用水平

医院领导不但要高度重视对医院财务档案管理资料的管理和收集工作，还应当将医院相关建设、财务管理工作与医疗服务发展情况有机结合起来，在提升财务档案管理工作水平上多动脑筋、多想办法，确保各项服务状况能够得到明显改善。医院档案管理人员还要切实转变服务观念，由被动式服务向主动式服务转变，以积极的态度主动进行医院财务档案信息的开发，不断提高医院财务档案管理水平，积极促进档案管理信息化建设，促使医院财务档案管理工作朝着信息化管理的方向发展。

4 结 语

财务档案管理工作对于促进医院发展具有非常重要的作用，所以，各级医院应当提高对财务档案管理工作的重视程度，加大人员和资金的投入力度。同时，医院要正视财务档案管理工作中存在的漏洞和问题，积极地探索，利用合理科学的措施进行改善，切实提升医院财务档案管理工作的水平，为医院各项工作的顺利开展奠定坚实的基础。

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