基于知识服务的档案管理模式的理论研究

董萍 杨静

[摘 要] 大数据时代的到来，各类数据信息呈现出爆炸式增长趋势。由于信息流过于庞大，用户在进行信息筛选和利用时面临较大的困难。知识服务就是借助于专业的知识内容和互联网信息，对目标信息进行快速检索，从而为用户提供有利用价值的信息和知识。基于知识服务的档案管理模式，能够提高档案管理工作效率，更好的履行档案管理的服务职能，提高档案资料的利用价值。因此，探究知识服务下档案管理的开展方法具有重要的应用价值。

[关键词] 知识服务；档案管理；资源共享；发展建议

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 07. 055

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）07- 0134- 02

0 引 言

21世纪知识产业的蓬勃发展，使得配套的知识服务日趋完善。以档案管理为例，现行的档案管理模式虽然能够满足档案资料的存储需要，但是利用价值较低，难以转化为隐形的经济价值。因此，无论是从档案管理工作本身还是整个档案管理行业发展来说，都必须顺应时代潮流，与时俱进的进行创新和变革。文章首先对知识服务的基本内涵和特征进行了概述，随后就知识服务下档案管理的新模式，以及今后工作的开展展开了分析。

1 知识服务的概述

1.1 知识服务的内涵

知识服务是一种以用户需求为导向、致力于为用户提供增值服务、解决方案和创造价值的服务，作为知识经济下的一种配套服务模式，知识服务的基本内涵表现为以下几个方面：（1）知识服务是用户目标驱动的服务，在知识服务过程中，遵循的基本服务理念是“通过我的服务是否解决了你的问题”，转变了传统服务模式下的主客关系，真正做到了以客户为主体；（2）知识服务是面向解决方案的服务。针对不同的服务对象，以及服务对象提出的不同需求，知识服务能够制定多个具有个性化的解决方案，然后有客户自主决定采用哪一个方案。同时，知识服务还能够提供必要的分析、查询等，以确保服务内容的完善性。（3）知识服务是具有增值价值的服务。在满足用户服务需求的同时，知识服务还能够实现对服务流程中相关信息、资料、文献的收集，并进行整理加工后形成具有独特价值的信息产品，从而为用户提供更多的增值服务。

1.2 知识服务的特征

在知识经济模式下，知识服务越来越趋向于虚拟化、个性化和智能化，知识服务的主要特征可以概括为：（1）集约化。知识服务可以将用户、技术、管理、资源等整合为一体，实现集约化利用。这样一来，当用户提出服务需求时，就可以在最短时间内整合有限的资源，尽可能的满足用户多样化需求和服务，从而实现服务质量的提升。（2）用户参与。在知识服务中，用户不仅仅是被服务的对象，而且能够为用户提供参与机会，实现知识服务重心的转移。此外，作为一种交互式的服务模式，用户还可以对知识服务过程和效果进行评价，进而根据用户反馈对知识服务的流程进行优化，这对于知识服务的升级也起到了积极作用。

2 基于知识服务的档案管理模式的研究背景

2.1 顺应知识经济发展的客观要求

随着时代的发展，我国的经济步入了市场化的轨道，而企业作为我国的市场经济的主体，各个部门的发展对我国的市场经济发展都会具有深远的影响。档案管理作为企业管理工作的重要的组成部分，对企业的发展具有深远的影响。基于知识服务的方案管理模式的提出是有一定的时代背景的，在我国进入到21世纪以来，知识经济的快速发展使得我国社会的发展对其依赖的程度大大加深，知识经济的主要是依靠对知识和信息的生产、分配、加工来实现对社会经济的发展起到推进作用的，而且知识管理是知识经济发展到一定阶段的产物，它所强调的是利用知识的创新来实现对社会的经济价值的创造，其发展的核心就是要使得社会的发展建立在知识经济发展的基础之上。基于上述客观背景，要求档案管理机构也必须同步进行改革，尤其是在服务理念、管理模式、人员配置上，要实现综合水平的全面提升，在更好满足客户关于档案服务需求的基础上，也间接的推动了档案事业的稳定和长远发展。

2.2 促进档案管理模式转型的必然选择

信息技术的成熟发展，对档案管理工作产生了巨大的冲击一方面是档案存储形式发生了变化，从原来的纸质档案逐渐像电子档案进行过渡，档案管理的方式上也必须要与时俱进的进行转变；另一方面则是对档案管理的具体标准提出了新的要求，包括档案的安全性、利用价值等。同時，档案管理工作的根本任务是发掘和利用档案资源的价值，这就决定了在新形势下必须对档案管理模式进行转变，从而更好的满足市场经济和知识经济双重背景下，用户对档案管理提出的深层次需求。基于知识服务的档案管理模式，在给档案管理提供了一条新的发展方向的同时，也间接的为档案管理带来了巨大的便利。作为知识经济时代的档案管理人员，只有深刻认识到时代变革下档案管理面临的压力，才能在档案管理工作中主动求新、求变，推动档案管理模式的顺利转型。

3 基于知识服务的档案管理新模式

3.1 知识编码

知识编码就是指利用精确的表现形式来实现对知识的展示与共享，最终达到使得双方都受益的交流与沟通的目的。这种理论依据实现了对知识的不断的创新与改革，使得知识的发展逐渐的显性化，还有就是促使了知识的结构的有序化的形成。可以说，知识编码实际上就是为档案管理建立了一个知识的平台，将各种与客户有关的信息进行有效的收集与整理，这样就会方便了档案管理人员的工作，他们可以直接进行经验的总结，为企业的管理者的决策提供有力、有序的指引，为企业的策划部门的方案的设计提供有效的数据。结合以上的论述，我们可以看出，基于知识服务的档案管理模式的有效的实施是要以知识的编码为前提的，只有这样，才可以使得基于知识服务的档案管理的模式的发展适应我国的社会主义市场经济发展的节奏。才可以促进我国的经济的可持续的发展。

3.2 人性化服务

知识服务下的档案管理，不仅要按照行业标准完成档案资料的归类、整理、利用，而且要牢固树立“以客户为本”的服务宗旨，针对客户的需求提供人性化的服务。为了更好的完善知识服务下的档案管理工作，还可以根据档案业务开展的需要，建立用户服务反馈机制，针对接受档案服务的用户展开回访调查，一方面了解档案管理工作中存在的不足，进而以此为依据，在今后的管理工作中加以完善和改进；另一方面也可以提升用户的服务体验，这对于档案管理工作今后的发展也有积极促进作用。从档案管理机构角度来看，面对日趋激烈的竞争，人性化的服务往往有助于档案管理机构核心竞争力的提升，这也是推动档案管理机构稳重发展的一项有力举措。

3.3 资源共享

大数据时代，档案资料呈现出海量化和复杂化趋势，单个档案管理机构无法独立完成庞大的档案管理工作，必须要树立长远发展目光，主动寻求行业内的合作，一方面可以实现档案资源的共享，确保档案资源价值能够得到最大化的发挥；另一方面又可以降低档案管理成本，从而有足够的资源支持档案管理机构实现转型和发展。因此，资源共享也成为知识服务背景下档案管理发展的一种必然选择。当然，资源共享并不是提倡档案管理机构将客户档案内容进行分享，而是借助于统一的平台，将一些公开的档案资源进行复制或备份，实现知识、技术、资源的共享，这也能够在一定程度上促进档案管理效率的提升。

4 知识服务性档案管理模式的发展建议

4.1 知识型档案管理理念的创新

以往的档案管理工作中，许多管理人員被动的为用户提供档案服务，服务内容仅限于一些基本的咨询、检索等。将知识服务理念融入到档案管理工作中，一方面促进了管理人员工作观念的转变，强化了自身的责任意识，从而以更加积极、主动的心态参与到档案管理和服务工作中，主动为用户提供档案相关的服务。另一方面，又可以利用科学手段，对档案进行深层次的分析和整理，挖掘档案潜在的利用价值，为其他部门的工作开展提供必要的信息支持。此外，档案管理人员也要树立不断学习的意识，紧跟行业发展潮流，主动学习新的管理理念达到充实自我的目的，更好的服务于档案管理工作。

4.2 知识型档案管理方法的创新

为了推动档案管理质量的提升，基于知识服务的档案管理技术方法也必须进行与时俱进的改革，从而更好的满足当前用户的档案管理和利用需求。例如，档案管理人员应当熟练使用多种信息化档案管理软件，一方面可以加快档案管理效率，包括目标档案的检索和档案资料内容的实时更新等，另一方面又可以切实提高档案信息的安全性，尤其是对于一些保密程度要求较高的档案，可以利用信息技术进行多重加密。根据档案管理工作要求的不同提高，基于知识服务的档案管理技术也要尝试与当前的大数据、云计算等技术进行有机融合，这也是知识经济时代下对档案管理工作提出了客观发展要求。

5 结 语

在知识经济时代，档案管理机构不仅要做好档案的安全保存，还要深入挖掘档案的可利用价值。基于知识服务的档案管理模式，需要对传统管理理念进行转变，树立服务、创新、进取的新型管理工作理念，在满足用户多样化档案使用需求的基础上，实现档案管理水平的提升，推动档案管理工作在知识经济时代下实现更好的发展。

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