试分析办公室档案管理中的不足及对策

张萍

【摘要】在社会化分工越来越精细化，互联网与计算机广泛应用的大背景下，为了更好地提高单位各个部门的工作效率，对办公室档案管理工作提出了越来越高的要求。本文就针对目前办公室档案管理工作中存在的不足进行了简单分析，从而提出了应对策略，望能够对日常的办公室档案管理工作起到一定的启示作用。

【关键词】办公室；档案管理；不足；对策

一、办公室档案管理工作的不足

（一）单位对办公室档案管理工作的重视程度不够

在单位里，很多高层管理人员对此项工作的认识仍然停留在抄抄写写、简单的整理归档资料的层面。而实际上，办公室档案管理可以反映出单位从创立之初到目前为止，在人力、物力、财力等方面的运行轨迹与发展状况。同时，档案管理也可以为监督部门的监督审查工作提供最真实的证据来源。然而，在目前的单位企业中，办公室档案管理不善，方法落后等问题的出现，直接影响了档案管理工作应有价值和作用的发挥。

（二）档案管理工作人员的认识程度不足

办公室档案管理人员在受教育程度、专业知识等方面的情况不一，对档案管理工作的重要性也缺乏正确的认知，因此对档案的管理工作仍然停留在浅层的管理层面上，致使档案资料收集不全，整理不规范等现象频频出现。同时社会经济与信息化的快速发展，目前很多管理人员的专业知识技能已经跟不上单位的发展速度，因此，单位应加大对档案管理工作人员专业技能的培训，提高管理人员对档案管理工作的重视。

（三）档案管理信息化程度不高，管理方式跟不上单位的发展需要

随着信息技术的快速发展，很多企业单位也开始配备了相应的软硬件设施，使得云储存、办公自动化等新型的管理方式开始逐渐的运用到档案管理的工作中，但是由于档案管理人员的专业知识技能的欠缺，无法充分地发挥新型技术给档案管理工作带来的便利。比如：有的企业在升级档案软件后，无法实现档案资料的顺利移植；有的企业由于无法顺利的完成办公自动化软件与档案管理软件的对接，导致办公自动化软件中的数据资料无法转换成档案管理资料，需要档案管理人员手动的输入档案资料，这就无形当中加大了档案管理人员的工作强度。

（四）档案管理制度有待完善

科学完善的档案管理制度可以为档案管理工作的顺利开展提供制度保障。就目前的现状来看，单位对档案管理工作缺乏重视，同时档案管理工作人员自身专业技能的不足，导致很多单位无档案室，或者有档案室，无对应的档案管理制度。尽管单位仍然可以对档案进行管理，但是档案错放，乱放，丢失的情况时常发生，档案的安全性也无法得到有效的保证。

二、完善办公室档案管理的对策

（一）提高单位对档案管理工作的重视度

作为单位的高层领导，要重视档案管理工作，加大对档案管理工作的认识度。只有高层领导重视了档案管理工作，才能够为档案管理工作的建立与落实提供前提保障。为了能够让档案管理工作满足单位快速发展的需要，单位领导需要加快档案管理的信息化建设，在公司财务状况允许的情况下，完善档案管理的软硬件设施，为档案管理工作提供可靠的物力支持，同时要加大对档案管理人员专业技能的培养。

（二）增强管理工作人员的管理意识

首先，单位要定期组织统一培训。由于各个管理人员的能力，素质不一，通过定期组织统一培训，让管理人员意识到档案管理工作对整个单位的健康发展所起到的重要性。其次，要不断地加强管理人员对专业技能的掌握，从而为提高档案管理工作的效率与质量提供牢靠的技术支持。最后，要加强管理人员的责任感，可以制定相应的奖惩制度。对于一些工作负责认真，业绩优秀的员工，要给予物质或者精神上的奖励。对于一些工作上有失误，工作不认真的员工，要给予惩罚。通过奖惩制度充分的调动起管理人员工作上的责任感和积极性，从而保证档案管理工作高效，高质量的进行。

（三）提高档案管理的信息化，改善档案管理方式

首先，要做好电子文档的归档工作，统一计算机的规格型号，统一软件的使用。利用计算机和扫描仪将纸质文档数字化。其次，加大档案管理软件的开发与利用，注重档案软件的通用性与对接性，实现档案资料的完全对接与导入。然后，建立起全文数据库，为档案资料的查询，检索，统计，利用带来便利。

（四）加强档案管理制度建设

健全完善的档案管理制度可以为档案管理工作提供制度保障。各单位可以结合本单位的实际情况制定出切实可行的档案管理制度。在日常的档案管理中，根据档案的时间远近和机密程度，对档案进行相应的升高，降密，解密处理等。对于一些失去保密意义的文件，可以重新整理，并做好相应的记录。

三、结语

随着社会化分工的越来越精细化，使得档案管理工作的任务量增大，因此高效的档案管理工作成为了单位其他部门高效工作的前提保障。同时，伴随着计算机技术的快速发展，档案管理工作的信息化也呈现出了迅速发展的趋势。在此种大环境下，各个单位企业，结合自身的人力，财力，物力在做着積极的调整，使得单位的档案管理工作水平得到了一定程度的提升。为了更好地促进企业健康有序的发展，本文对档案管理工作中存在的不足进行分析，从而进一步地提出有效的应对策略。在未来的发展趋势中，愿单位企业都能够不断的改善不足，实现档案管理工作的优化。

参考文献

[1]张建亮，聂荣冰.事业单位档案管理创新路径探索[J].现代经济信息，2016（20）.

[2]乐利珍.浅谈我国档案管理的现状及对策[J].科技风，2016（24）：56～57.