医院药品采购工作实践及思考

罗云

（淮安市妇幼保健院，江苏 淮安 223001）

药品的流通主要包括药品研制、药品生产、药品经营、药品使用、药品监督等环节，药品采购作为医疗机构中药品流通的源头环节，更是重中之重。药品采购工作的质量，直接关系到医院的经济效益，关系到医患关系，是关系医疗机构可持续发展的重要环节。

目前我院的药品采购工作，主要包括库管员药品信息统计，采购计划的制定，采购计划的审核，采购计划的执行几个方面的内容。在医改新形势下，各省市药品网上集中采购模式在不断推进，药品信息化建设工作也如火如荼的进行。越来越多的医院也感受到药学信息化建设带来的便捷：李捷波等[1]通过信息化手段来优化工作流程和工作方法，提高了工作效率，简化了药库管理人员的工作，使药品采购与管理更加科学、规范与合理；王志勇等[2]设计信息系统流程，建立系统的基本框架和主要功能，优化了药品采购和供应的工作模式，有效提高了药品采购和供应的工作效率；谢晨等[3]探索运用药品信息管理系统，结合实际和社会发展需求，逐步完善，充分发挥其优势，一定程度上提高了医院药品管理水平。而在实际工作中，受实际条件的限制，我院的药品信息化进程停滞，目前仍采用传统的采购模式，难免还会遗留很多传统模式的问题。本文分析了我院药品采购工作中客观存在的问题，并提出优化方案，持续改进，以期为我院药品采购工作的改善以及新院药品信息化建设提供必要的数据支持。

1 药品采购工作中存在的主要问题

1.1 药品采购模型

信息化时代的到来，给药品的管理工作赋予了新的定义。医院药品采购计划计算机管理系统的推行使用能帮助医院制定合理、科学、经济的药品采购计划，在保证药品供应的基础上，有效提高了工作效率，方便了对于药品采购的管理，是医院管理药品、实现零库存的重要工具和手段[3]。由于我院条件有限，暂时还保留着传统的采购模式，结合我院实际情况谈一谈传统采购模式的弊端。

1.1.1 药品信息统计 库管员对于药品信息的采集仍然采用人工方式，人工统计各品种缺药信息，或者只是部分从电脑系统导出药品信息碎片，再人工整合的低信息化水平的方式，存在一定的错误率，同时也存在主观因素的影响。

1.1.2 药品采购计划的制定 采购计划的制定没有结合医院信息系统（HIS）的信息，HIS不能提供有效的采购辅助制单工具，而是完全凭经验制定。此模式的弊端在于会出现计划存在疏漏、药品信息不全、计划制定存在人情因素等问题。直接后果是造成药品库存的积压，药品的短缺，药品周转率低，药品周转天数长等问题的产生。其结果会影响到医生临床用药的选择，发生药品临床路径异动的情况，不仅涉及到治疗方案的改变，也与患者医保报销等紧密联系，影响到患者治疗的有效性、经济性、持续性。

1.1.3 药品采购计划的审核 采购计划审核也是由人工完成，并不能综合考虑到各种主、客观因素的影响，如包装问题，供货商供货能力评估，供货的运输周期等，审核的过程有时只流于形式，并不能真正起到审核的作用。

1.1.4 药品采购计划的执行 采购计划的执行是由采购员具体执行的，执行的过程没有一个完善的自查机制，完全依靠采购员业务熟练程度；系统不能直接按供货商导出采购计划，采购员需要自行用Excel办公软件，自行排序、分类，制表完成后再发到各供货商处。采购员需要二次转移数据，数据的转移过程也会受到各种因素的影响。

1.1.5 药品采购计划的反馈 采购员将药品采购计划发送到供货商处，供货商并不能真正地做到100%执行药品采购计划。采购计划的执行也受到供货商信誉、供货商的配送能力，供货商的配送周期等因素影响，从而导致某些药品短缺的发生。

1.2 药品闭环管理机制不完善

药品闭环管理（PDCA）已广泛用于药品管理的各方面，如张建堂等[4]探讨PDCA循环在医院药剂科管理中的应用，分析提高药品管理质量、实现合理用药实践做法；陆学工[5]运用PDCA循环管理发现药品管理中的问题及对策；方云[6]探讨PDCA循环法对医院药库药品供应管理的效果。药品采购工作效果检查的重要指标是准确率与及时率。在计划执行阶段，采购、配送、领用等环节都可造成药品信息的部分缺失。在检查阶段，可分析问题的要素。在控制阶段，即要形成可控的标准作业程序（SOP）。而目前我院在检查和控制阶段都有待完善。

1.3 药品采购交流平台

没有专门针对采购管理的交流平台，不利于形成一个健全的机制，统一思想，集思广益。

1.4 药品采购人员的培养

药品采购人员的梯队建设，缺少一个完整的培训体系，无人才储备计划，新人员都是在工作的实践中不断摸索前进，大大影响了工作效率，缺乏可持续建设机制。

2 药品采购工作的优化方案探讨

2.1 构建信息化药品采购模型

药品采购模型的建立离不开信息化的支持。药品信息的统计，采购计划的制定，采购计划的审核，采购计划的实行都可以利用信息化的手段来解决，以准确、快捷的方式完成采购计划，能够大大提高采购工作效率。

本文以我院2017年4－9月的药品采购周计划为原始数据，对相关信息进行汇总分析（见表1）。通过汇总发现，通过一系列优化方案的实施，采购工作的质量有了很大提升，也积累了一些经验。药品信息统计方法优化后，库管员对于缺药信息统计所花费的时间有所减少，差错率也有一定下降。合理的药品采购计划是库房工作的核心内容，通过工作的持续优化，药品短缺报告数以及品种数量已呈下降趋势，说明药品短缺情况有所改善。药品采购计划的审核与执行过程，审核人员对药品采购工作进行严格审核及加强反馈，药品采购工作也更加规范、更加科学，既能保证药品的临床需求，又不至于造成药品的积压，在这两点之间正向最佳的平衡点靠近，采购计划的执行力也得以大大提高，说明药品采购工作的持续优化已初见成效。而在改善药品采购工作的反馈方面，由于受到各种客观因素的影响（如交通、季节）以及国家政策如两票制的推行的影响，暂未取得大的成效，需要进一步持续完善。

表1 药品采购工作持续改进前后效果对比

2.1.1 优化药品信息统计方法 通过与信息科加强合作，进一步挖掘HIS中可用于辅助采购计划制单的功能，如药品消耗的统计，药品上下限辅助制单，药品消耗辅助制单等。改进前，库管员到药库各药架统计药品缺药信息，再将药品信息每条输入医院HIS，耗时长，而且还会出现错误或不完整的情形；改进后，运用HIS药品上下限功能迅速导出药品信息，药品信息的统计更加完整，统计信息时间也大大缩短，差错次数也有所下降。

2.1.2 制定合理的药品采购计划 药品库存过大会占用较多资金，同时需要投入更多的人力物力对药品进行管理，以防止药品失效、过期、积压等；而库存过小会导致缺药，无法满足日常诊疗需要，对医院服务水平造成负面影响[7]。目前我院的采购计划分为月计划、周计划。采用传统的采购制单（经验型）为主，难免还会出现漏计划，多计划等不合理计划。为减少主观性因素对于采购计划的影响，制定计划时应将：①药品的月使用量；②药品使用量变化趋势；③药品最低库存量；④药品失效期；⑤药品包装规格；⑥药品最高库存量等主要因素充分融入药品采购计划模型的设计中去[8]。再利用数学模型方式借助计算机求出各种药品的需求量，然后自动生成采购单。

我院药品采购流程为：库管员统计缺药信息→采购计划制单→库房负责人审核→药剂科主任审核→采购员采购。采供组在汲取了该模式的思路后，综合考虑上述因素对于采购工作的影响，提出并实施了优化方案。我院原来的采购计划分为月计划、周计划两部分，但并不能做到计划严密、科学，还存在各种因素导致的药品断货情况。优化后方案为：在每两次周计划之间加上临时计划，一方面是补充周计划，另一方面也是对临时采购药品的汇总，优化方案使采购计划体系更加完整、科学。改进后药品短缺上报数量与次数都呈下降趋势。

2.1.3 加强药品采购计划的审核 采购计划的审核借助信息化的手段，在HIS中设置库存上下限，并结合药品实时消耗信息，对采购计划进行综合考虑。结合岗位的特殊性，不同人员具有不同权限，一定程度上起到监督采购工作人员，规范采购流程的作用。改进后各岗位人员在自己权限内进行采购工作，从制度上规范了采购行为。采购计划的审核也真正发挥实效，如对药品采购品种的筛选、药品采购数量的预警，药品采购计划总金额的把控等，药品临时增补计划也比改进前大大减少。

2.1.4 提高药品采购计划的执行力 采购计划借助HIS中可开发功能，分类汇总各类药品采购计划，方便、准确、快捷地发送采购计划，及时与供货商进行交流，保障药品供应。改进前，采购计划需要采购员导出采购计划总表，再分类统计各供货商药品采购信息；改进后，采购计划可直接按各供货商导出药品采购计划，导出计划直接发送至供货商。在信息传递后，与供货商电话确认药品采购计划的准确性。改进后的执行力有所提高。

2.1.5 改善药品采购计划的反馈 药品采购计划的反馈及其重要，由于信息反馈不善而导致药品断供的情况也确实存在。改善方案为：首先，在药品验收入库时，严格按照采购计划单核对药品验收入库；其次，对供货商出现药品断供的情形进行预警，出现1次予以提醒，2次予以警告，3次暂停合作的处理。综上，建立了一个供货商评价体系，将各药品供货商的资质、信誉、供货周期等信息进行汇总对比，对供货商进行综合评价。方案实行后，药品断供的情况仍未达到预期效果，需要持续改进。

2.2 加强药品闭环管理

闭环管理的思路在于信息的反馈，构成一个闭环的管理模式，形成一个上升的过程。从计划（Plan）到执行（Do）到检查（Check）再到处理（Action），再循环进行。针对Check阶段的问题，我院采供组人员进行采供组讨论会，专门针对采购中可能出现的问题进行讨论汇总，包括对供货商信誉的评估、配送能力的评估、药学信息化水平的建设等。个人建议可实行问责制度，如发现药品短缺或者药品积压超过设限，则具体分析其原因，对当事人进行一定绩效考核，强化责任意识。针对Action阶段，建立一系列可行的SOP，如药品入库验收制度、药品养护制度、麻精药品管理规定、冷藏药品管理规定、生物制品管理规定、药品出库管理制度、药品报损管理制度、药品退货管理制度等。PDCA是一个循环的过程，只有不断地坚持，才会有持续的提高。

2.3 增进部门交流

为方便各部门间实行药品采供的交流，科室建立药品供应交流微信群。采用一个社交平台，将有关人员聚在一起，交流药品采供中的问题，尽量做到实时、高效、准确地反应药品信息，及时解决药品供应问题。微信群具有新颖、时尚的特点，同时也丰富了相关人员的沟通方式，更加具有灵活性、趣味性。

2.4 采供人员的队伍建设

为加强人才队伍建设，也为我院的新院建设储备人才，必要的人才梯度培养计划是必须的。科室适时制定了科内人员业务学习计划，并结合科室发展需要有计划的培养了临床药师、采供队伍人才等后备力量。另外，由于采供人员的工作性质，医院也定期组织相关人员的思想教育，警钟长鸣，从业务和思想上同时进行教育，提高采供人员的综合素质。

3 总结

本文主要讨论了药品采购中问题及持续改进的效果分析。通过借鉴信息化采购模型的构建、加强药品闭环管理、增进部门交流以及人才队伍的构建的实行，我院药品采购的制度有所完善，药品采购的管理更规范、更有效，也为我院新院的药品信息化建设积累了一定的经验。

参考文献

[1]李捷波,徐正雄,董自西,等.药品采购计划管理信息系统的设计与实现[J].医疗卫生装备,2016,37(9):66-68,71.

[2]王志勇,魏民,孙炜臻,等.药品供应链管理系统的设计与实现[J].医疗卫生装备,2013,34(5):60-61,103.

[3]谢晨,蔡周权,罗军.信息化管理系统在医院药品管理中的应用与发展[J].中国药业,2012,21(12):77-79.

[4]张建堂,李国秀,王志太.药剂科管理中PDCA循环的应用及实践做法分析[J].中国医药科学,2016,6(6):90-93.

[5]陆学工.PDCA循环管理发现药剂科问题及对策[J].河北医药,2017,39(15):2378-2380.

[6]方云.PDCA循环法用于医院药库药品供应管理的效果分析[J].中国药业,2016,25(2):98-99.

[7]蒋德海.医院药品采购计划计算机管理信息系统的设计和应用[J].中国处方药,2015,13(7):31-32.

[8]龚红健.如何建立医院药品采购计划模型[J].医药前沿,2016,6(5):394-395.