如何做好财务档案管理的信息化建设

杨曼

摘 要：21世纪以来，信息技术的飞速发展给财务档案管理工作带来了挑战和机遇，在这种形式下国内财务制度改革工作的不断深入，财务档案的利用率也迅速提高。尽管当前财务档案信息化建设的水平离高效、安全、经济的财务档案管理工作需求相距甚远，但我们可以依靠互联网和信息技术，结合计算机管理技术不断的深入财务档案各层管理工作。本文就以财务档案管理信息化建设的意义为出发点，分析目前档案信息化建设中出现的问题，提出档案信息化建设的策略和思路。

关键词：财务档案；信息化；高效；安全

21世纪，人类进入一个全新的信息化时代，随着信息技术的不断发展，我国社会经济发生了深刻变革，财务档案管理内涵也有了新的延伸，财务档案管理工作发展要顺应时代的要求，朝着信息化的方向去发展，这就使得财务档案信息化建设显的更为重要。不断的加快财务档案信息化建设不仅能提高财务档案管理工作的工作质量和工作效率，还可以更好的适应时代和社会发展要求。

1 研究财务档案信息化建设的意义

在信息化背景下，人工收集、纸质介质、手工整理、簿册管理的传统的干部财务档案模式封闭僵化、效率低下。为适应组织工作的基本需求，财务档案管理正逐渐从以档案实体保管和利用为重心转向财务档案信息化建设、数字化管理和档案信息的准确、安全、高效的服务利用为重心发展。财务档案信息化建设符合信息化时代要求，是现代化管理的体现，能够实现财务档案信息资源共享，更好的服务于社会和人民，财务档案信息化管理是财务档案管理的必经之路，也是目前管理途径的热点方式，是我国财务档案管理水平与世界接轨重要手段。

2 财务档案管理信息化建设存在的问题

2.1 财务档案信息化建设标准化、规范化程度低

在互联网中实现相关信息的共享是财务档案管理信息化的终极目标，为了能够达到这一目标就要在各个财务档案信息化系统之间有一个统一的标准，可以说，没有财务档案信息系统标准化的规则，就不可能实现财务档案资料的数字化和信息化，也就更不可能实现财务档案管理的数字化和信息化。而如今在财务档案信息化建设方面，普遍缺乏统一化、标准化、规范化意识。

2.2 财务档案保密和安全受到挑战

当今档案信息化管理是财务档案管理的发展方向，财务档案信息化的建设被认为是社会档案信息化管理的关键。近年来，财务档案材料信息化管理建设进展的十分迅速，在单位内部已建成财务信息网、办公局域网等网络体系，财务档案材料通过计算机可以完成的录入、整理、分类、保管等工作。但是，目前网络存在许多的不安全因素致使档案网络管理运行中保密问题日益突出，计算机安全管理问题越来越重要。

2.3 缺乏信息化建设的人才

一切工作都要依靠人来完成，财务档案管理的信息化也不例外，因此，财务档案管理人员素质的提高是实现信息化的根本所在，不仅要求工作人员精通传统的财务档案业务，还必须掌握网络化、自动化等现代信息技术。而如今财务档案管理专职人员较少、年龄结构偏大、学历层次不高、专业分布不合理，且其工作积极性不高，这充分暴露出财务档案管理人员素质不高和缺少复合型人才等問题。

2.4 对档案信息化建设不够重视、资金投入有限

财务档案管理信息化建设需要软件和硬件设备的支持，许多单位或是部门没有专用的服务器，基本都是普通的微机来代替，况且一些设备老化的十分严重，信息化的管理还需要软件的开发，数据库系统的建立，这些都需要资金来运作。然而单位或是部门领导不给于足够的关注，财务档案主管部门不能得到足够的经费去进行档案信息化的建设，造成财务档案信息化建设相对滞后，不能适应新时代下财务档案管理工作。

3 加强财务档案管理信息化建设的对策

3.1 实现财务档案管理工作标准化、制度化、现代化

财务档案的统一化、标准化、规范化是档案信息化建设的重要基础之一。作为部门或是单位的人力资源管理部门，应该把财务档案管理工作和当代管理学中的科学理论和方法相结合，形成一套适合单位财务档案管理制度化和标准化的管理方式，通过电子数据的整理、保存、转发、使用等工作都实现有序化，避免出现不能兼容、各自为政、重复建设等现象，并制定一系列管理制度，如：档案管理机构及其职责、档案借阅制度、借用和转递遵守有关规定等，通过贯彻和制定各种规范、标准，使得财务档案管理工作在单位人力管理中能发挥最大的效益。

3.2 健全相应制度，加大档案安全保密力度

财务档案管理是一项政治性、专业性以及机密性很强的工作，这些档案都记录着个人的珍贵信息，需要妥善的保管，然而目前财务档案管理工作人员缺乏计算机安全保密方面的基本知识，加上财务档案信息化管理还没有完善的安全保障系统。所以在档案管理信息化过程中要加强对档案管理系统的监管工作，注重档案管理人员相关软件技能培训。根据财务档案信息保密级别的不同，为其进行分类加密，并进行不同的使用权限设置，对公开信息和非公开信息分开管理，以保证财务档案电子资源的安全性、有效性、完备性和可用性。档案管理人员是档案制度的直接贯彻者，对档案的安全保密负有义不容辞的责任，因此，档案管理工作的好与坏，档案管理人员的素质是关键。要有严谨的工作作风，高度的保密意识，防止看到的、听到的、接触到的秘密在不知不觉中泄密。所以档案管理人员无论何时何地，都应做到头脑清醒、守口如瓶，把保守国家、单位秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务，同时这也是讲政治、守纪律的最直接体现，就要求档案工作既要认识到保密的重要性，又要使档案在一定范围限制内合理地发挥自身价值，使档案资源得到充分利用。所以，保密与利用两者都十分重要，正确处理好两者关系，决不可偏颇。

3.3 加强学习，增强档案管理人员素质

以人为本，培养财务档案管理信息化建设队伍，要加强人才建设，努力培养和稳定一批高素质、复合型财务档案管理人才。提高财务档案管理人员的政治素质，要建立良好的学习机制，定期对档案工作人员进行各种形式的培训。财务档案要实现信息化和网络化，信息专业和档案专业知识必不可少。所以，要提高财务档案管理人员的思想观念，更新其知识结构，努力提高工作人员的综合素质和信息化能力，并注意其学科的交叉性和专业的互补性。此外，档案管理人员要不断拓宽自己新知识技术视野，丰富自身档案管理的水平，同时提升自身职业道德和素养，为财务档案管理信息化建设作出自己的一份贡献。

3.4 加大财务档案管理信息化建设投入

信息化建设本来就是资金密集型工程，需要大量的资金投入來购置相应的软硬件和网络设备，因此单位应该为财务档案管理信息化建设提供足够的资金。通过提高财务档案管理的科技程度，挖掘单位自身内部的科技人才，充分利用现有的科技成果，推进财务档案管理信息领域中新的经济增长点。这样不仅能降低资金的投入，又可以加快单位自身财务档案管理信息化建设的进度。

4 结论

随着市场经济的不断发展，档案工作在经济社会中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这对档案管理工作提出了更高的要求。因此，作为单位档案管理人员，必须提高科学管理水平和服务中心工作的能力，逐步实现档案工作规范化、科学化、现代化，为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。

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