对档案管理信息化建设的有关研究

王吉平

摘 要：随着我国科学技术的发展，信息化技术已经逐渐被应用到各个领域，信息化技术的普及让我们的生活变得越来越方便。我国事业单位的传统档案管理模式存在一定的弊端，因此如何将信息化技术应用到目前阶段事业单位的档案管理模式中，逐渐向着信息化的方向发展，是所有单位普遍面临的问题。基于此，本文主要针对事业单位档案管理信息化存在的问题、事业单位档案管理信息化建设的特点及优势以及完善事业单位档案信息化建设的对策进行探讨分析。

关键词：档案管理；信息化建设；对策；分析

前言：随着我国社会的快速发展，可以说已经邁入一个新的时代，即信息化的时代。目前阶段，各个行业想要对其工作效率进行提高，就必须加强对信息化技术的运用，事业单位的档案管理工作更是如此。虽然截止到目前阶段，我国档案管理领域的信息化建设已经获得了一定的成果，但是在其实际的管理工作中，仍然存在一定的欠缺。因此，事业单位的相关管理部门就需要在以后的档案管理中，加强对档案管理信息化建设，进而对其工作效率进行有效地提高。

1 事业单位档案管理信息化存在的问题

1.1 缺乏专业的档案信息化管理人才

目前在我国的事业单位普遍都存在着这样的问题，即缺乏专业的档案信息化管理人才，因为大多数事业单位都并没有对档案管理工作人员进行正式的培训，这样一来就极易导致在档案信息化的建设过程中，出现各种人为的失误，进而使得经过信息化建设之后的档案也存在很多的错误。除此之外，目前阶段很多的事业单位甚至都没有专门的人员对档案进行管理，大部分档案整理人员都只是从别的部门临时抽调过来的。这样一来很容易就会造成档案信息化管理的过程中，很多工作无法顺利进行。

1.2 档案信息的保存缺乏有效的措施

目前阶段，很多企业在对档案信息进行保存时，往往缺乏行之有效的措施，造成相关的信息无法被有效地保存。虽然现阶段的电子档案管理已经逐渐应用各个企业的实际管理中，但是企业中一些绝密的档案信息往往还不能使用电子档案的方式进行储存，为了其机密性，只能采取纸质档案的方式保存。除此之外，由于事业单位在档案的信息化管理中的建设还十分落后，缺乏行之有效的管理措施，很多的电子档案的管理制度也尚未完善，进而就导致很多的档案无论是电子档案还是纸质档案都会出现丢失以及损坏的现象[1]。

2 事业单位档案管理信息化建设的必要性

2.1 便于档案资料永久保存

对事业单位档案进行信息化管理，将便于档案资料永久保存。传统的纸质档案管理会受到很多因素的影响，如天气原因、人为翻阅造成的损坏等等。所谓天气原因其实就是一旦纸质档案造受到潮湿环境的影响，就会出现发霉的问题，基本上来说纸质档案都很难进行长期的保存，而且相比于电子档案其查询起来也更加的困难。而如果将档案进行信息化管理，将其存储于电子磁盘中，那么这样一来不仅可以节约大量的空间，还能进行永久的保存，不会出现丢失损坏的情况。

2.2 加速了资源共享

将档案进行信息化管理，不仅可以对其管理效率进行有效地提高，同时由于其是网络信息的原因还可以进行相互间的资源共享，工作人员在寻找档案信息时，还能更加快速的进行传输和浏览，打破传统纸质档案存在的问题，打破了时间以及空间上的壁垒，促进信息资源的开发和利用，加快了资源共享的建设进程[2]。

3 完善事业单位档案信息化建设的对策

3.1 加强事业单位的档案管理人员的培训

档案的管理人员作为企业进行档案管理的执行者，其自身必须具备过硬的业务能力，只有其能够掌握专业的网络技术，才能加快档案的信息化建设进程。因此，企业相关的管理人员必须对档案管理人员进行定期的培训，加强其对专业的技能知识的掌握，进而使其认识到此项工作的重要性。只有这样相关的才员能更好地进行档案的信息化管理。除此之外，事业单位还可以采取对外招聘的方式，对优秀的档案信息化管理人才进行吸纳，进而打造出一支专业的档案信息化管理团队，为企业的发展打下人才基础。

3.2 做好离职交接的工作

事业单位在实际的管理过程中，应加大对离职交接工作的重视程度，同时还要对相关的管理制度进行完善，确保单位的交接工作都能有法可依。而且一旦单位的工作人员由于一些特殊原因需要进行离职的时候，企业应及时地对其离岗之前的档案交接工作进行合理的管理，同时必要的时候还要留下其相关的联系方式，因为只有这样，才能够在出现问题之后及时地与一个工作人员进行联系沟通，进而及时地解决发现的问题。

3.3 做好档案信息的更新管理工作

由于事业单位每天都处在不断地变化中，因此事业单位的档案管理工作人员就需要及时地对其相关信息进行更新，进而才能不断地对档案的信息库进行完善。除此之外，事业单位管理部门还要根据其发展的实际要求，对相关的档案管理设备进行更新，淘汰那些落后的设备，引进先进的设备，进而才能更好地进行后续的档案管理工作，加快事业单位的信息化建设速度，使得事业单位的档案管理工作能够更好地服务其自身[3]。

4 结束语

综上所述，随着我国科技的不断发展，事业单位在对其档案进行管理时，必须对一些现代化的信息技术进行有效地利用，进而加快事业单位档案信息化管理的建设进程。但是在事业单位档案管理信息化建设的实际过程中，往往会涉及到很多复杂的因素，进而导致其建设速度受到极大的影响。因此，事业单位的管理人员必须加强对档案管理信息化建设的重视程度，充分的结合单位发展的实际情况，采取合理的管理方式，为企业的长远发展打下良好的基础。

参考文献

[1]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）.

[2]刘俊岩，彭兆伟，薛晓明.新形势下事业单位档案管理信息化建设探讨[J].黑龙江档案，2013（4）.

[3]邢莎莎.事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].办公室业务，2012（7）.