关于石油企业地质资料档案管理工作的措施分析

刘玉霞

摘 要：在我国经济发展的过程中，各企业为社会创造的大量的就业机会，可以更好的推动社会的发展。在这些企业中，石油企业的发展与国民经济和人民生活息息相关，有效的推动石油企业地质资料档案管理，可以更好地促进石油企业的经营和发展。从目前我国石油企业的发展状况来看，在经济全球化的影响下，石油企业在各企业中的竞争力越来越大。在石油企业不断发展的过程中，地质资料档案管理工作也发挥出了极大的作用。因此，为了有效的提升石油企业的竞争力，应不断的加大对石油企业地质资料档案管理工作的力度，并运用现代化的技术手段来规范企业的发展。

关键词：石油企业；档案管理；措施；分析

1 石油地质资料档案的特点

1.1 载体形式多样

随着科学技术的不断发展和进步，人们认识地下地质情况的方式也在不断的更新，丰富了石油地质资料档案管理的形式，纸质档案管理所使用的种类也更加多样化，例如，书写纸、透明纸、晒图纸、铜版纸、胶版纸、热敏纸等，并结合胶片、磁带、磁盘、光盘等声像技术共同使用。

1.2 原始性强

在石油地质档案中单井井史类档案的数量较大，是生产第一线的资料，具有较强的原始性，主要包括钻井原始、野外测量记录、电测原始透明图及在勘探过程中所形成的地震波磁带、观测系统，野外仪器组、速度普等。这些原始档案可以帮助地质操作人员找到新的油层。

2 石油企业地质资料档案管理模式中存在的问题

2.1 管理手段落后

在传统的石油企业地质资料档案管理中，档案信息的载体多为纸质文件，管理手段落后，在档案信息量不大的阶段，具有一定的应用价值。如今，石油开发项目的工程量均比较大，在此期间会积累大量的档案，需要大量硬件、软件设备的支持，如，性能稳定、安全系数高、信息存储量大的存储设备，以构建一套完整的信息输入、存储、分析、编辑以及输出一体化系统。由于管理模式落后，石油企业并没有意识到档案管理，对于先进信息技术手段的需求，在这方面没有投入较多的资金，技术手段落后，制约了档案管理工作质量和效率的提升。

2.2 管理人员素质有待提高

一直以来，我国石油企业地质资料在档案管理工作上，一直是采用人工管理的模式，信息化程度较低，由于石油企业重组、改制、机构合并造成档案管理人员流动性大，由于对地质资料档案管理认识不到位，导致现有地质资料档案人员大都是非专业人才，并且年龄偏大，各二级单位档案管理工作的人员多为办公室机要人员或文秘，从而造成接受新知识的能力较差，不具备现代化的信息素质，除了信息素质低，这些人员在档案管理工作前沒有接受过系统的培训，对地质资料档案工作的业务知识、工作流程不熟悉，导致档案管理部门的综合业务水平较低，阻碍了档案管理建设进程的推进。

2.3 信息利用率较低

档案是在企业长期发展过程中，对生产过程及职工管理等方面积累的资料，它的作用不仅仅是记录历史，更重要的是发挥信息资产的价值，为企业决策提供参考依据。在石油企业每一个项目开发过程中，都会积累大量的档案，其中包括施工流程、施工工艺、科学技术及施工设备等资料，这些资料都是施工人员智慧的结晶，对于油田开发技术实践体系的完善具有积极意义。但由于传统的档案管理采用的是纸质档案，信息化程度较低，无法实现对档案信息的高效利用，且纸质档案管理难度较大，容易出现受潮、遭虫蛀甚至氧化等问题，反而成为企业生产管理中的一大“包袱”。

3 石油地质资料安全管理策略

3.1 完善信息化地质档案资料的管理制度

按照《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及《涉密地质资料管理细则》规定，结合单位实际，制定科学、严谨、周密的信息化资料管理制度，建立信息化地质资料安全管理工作的长效机制，确保用制度规范和约束相关人员的行为。一是要根据法律规定和实际情况，对涉密计算机、非涉密计算机和涉密介质、非涉密介质的规范使用和安全维护制定规章细则。要对涉密和非涉密资料分别从编制、接收、整理、录入、借阅、拷贝等方面进行详细的制度说明，确保信息化资料从形成归档到查阅利用整个过程都能实现科学有序规范管理。二是单位与资料管理人员和内部职工应分别签订安全保密承诺书。使职工充分认识到信息化地质资料安全管理的重要性，并能够树立安全防范的大局意识，从而自觉遵守相关保密规章制度，从源头上降低安全风险，确保单位信息化档案的管理工作良性发展。

3.2 深入开展全员地质资料档案管理工作的培训活动

地质资料档案管理工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。计算机的应用和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案人员提出了更高的要求。因此，企业档案主管领导首先要考虑必须是具有专业知识的人才来管理地质资料档案，要适应新形势，善于提出新方法、新思路，解决新问题，在档案业务上有所创新.有所突破，并加强地质资料档案管理工作的业务培训，其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤。而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使档案人员成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。

3.3 加强计算机的管理和安全使用

（1）对计算机网络连接进行严格限制。对于编制涉密资料的涉密和非涉密计算机尽量选择固定地点使用，不允许连接互联网络。单位内部非涉密计算机在接入局域网络和互联网络时一定要采取严格的权限设置和隔离措施。内部涉密计算机一定要设置外部网络访问权限，严禁连接外部互联网络。（2）对计算机本身采取有效的安全防范措施。要安全设置防火墙，恰当封闭端口；要及时修复系统的安全漏洞，确保病毒不会通过系统漏洞而侵入；要将涉密和非涉密计算机全部安装强力杀毒软件，并每日更新杀毒数据库和杀毒功能，定期查杀病毒、木马和间谍软件。非涉密计算机开机、登录可以设置字符较长的口令密码，涉密计算机要设置字母、数字和字符混合的密码。按照保密规定，绝密级别的计算机，密码不能少于12个字符，可以设置一次性密码或者通过生理特征鉴别；机密级信息计算机，密码不少于10个字符，周期为七天；秘密级别密码不少于8个字符，周期为三十天。（3）严防电子文档被修改，及时备份电子资料数据。计算机文件编辑软件的特点决定，信息化资料文档的内容可以被修改、复制和粘贴，因而，如果保管不当，信息化资料的真实性和原始性将无法被确定。因此，要对电子资料进行加密保护和设置为只读模式，防止内容被删减或篡改。此外，为防止计算机或数据库等存储文档资料的载体损坏，还可以利用硬盘、光盘、一体机等载体对资料文档进行拷贝备份，并稳妥保管，以备不时之需。（4）要规范使用移动存储介质。非涉密移动存储介质需定期查杀病毒，不能插入涉密计算机。涉密移动存储介质也要定期查杀病毒，不能插入非涉密计算机。

3.4 强化信息化地质资料的借阅流程

信息化资料管理人员要按照信息化资料的涉密级别对资料进行有效管理，并根据具体情况，为借阅者提供相应的资料查阅权限和方式。如对于非涉密资料可以允许通过电子平台进行搜索、查询和下载。对于涉密资料，则要控制借阅者权限，借阅者需携带有主管领导签字的书面申请，才可以查阅涉密的地质材料，且需在权限范围内修改、编辑图纸或文本，但不允许私自下载到终端用户和移动存储介质中。这种统一保管的模式，既方便了查阅者，也从源头上确保了信息的安全。

4 结语

档案科室既然存在就有其存在的必要性和重要性，加强企业地质资料档案管理是十分重要的，提高对档案管理的重视程度，加强其信息化、网络化和现代化程度。通过完善的档案管理方案，来发挥出档案科室强大的作用，来助力企业的现代化建设，帮助企业成长。对于石油企业来说，更是这样，通过档案管理，来加强企业各个部门之间的联系，帮助企业不断壮大，提高收益。

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