事业单位档案管理信息化建设问题分析

彭金城

摘 要：现阶段，事业单位积极开展档案信息化建设工作，明确了该项工作的重要意义，但是在实际应用过程中还存在着一定的不足，需要对其进行良好改进和优化。本文主要是从事业单位档案管理信息化工作的重要意义入手，针对事业单位档案信息化建设工作进行之中存在着的问题和不足进行细致分析，并提出了一些提升事业单位档案管理信息化建设水平的良好方式。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；建设；方式

1 前言

信息化时代的到来，为各行各业开展工作提供了高效率的管理方式，为了提升经济效益，众多企业和单位都在朝着信息化的方向发展，事业单位档案管理工作同样如此。事业单位积极开展档案信息化建设工作，针对管理工作进行当中的各项事业进行全面有效的控制和管理，为提升档案管理水平提供良好的前提条件。

2 事业单位档案管理信息化工作的重要意义

2.1 档案信息化建设的特点

档案信息化，主要是指在信息技术和网络技术的作用下，合理化管理各方面档案信息，为全社会提供更为优质的服务。档案信息化建设工作，具有较多方面的特点，主要体现在了这几个方面：第一，便于档案资料的永久性保存。档案信息化建设，能够通过档案备份，将档案信息和资料全面储存在电子磁盘之中，节约档案存储空间，同时永久保存信息资料。第二，便于单位开展档案信息管理工作。档案信息化建设工作开展过程之中，管理员想要寻找到相关信息和资料，只要在资料库系统之中查找关键字词，就能迅速查到信息，简便了工作程序，提升档案管理工作效率。第三，提升和优化了档案管理的职能。档案信息化管理工作增加了管理职能，比如说能够针对信息资源进行更为全面的采集和管理，增强存储效果，提供更多的服务方式[1]。

2.2 事业单位开展案信息化建设工作的意义

传统形式的档案管理工作进行之中存在着较多方面的不足，工作量较大，且工作复杂性高，这影响到了信息的保管和利用工作。積极开展档案信息化建设工作，首先能够便于事业单位解决信息无法长期在纸张上保留的问题，只需要一个电子档案，就能够建构起庞大数据库，不仅延长了档案的使用期限，同时还提升了档案的保存效果。其次，电子档案在实际应用的过程中，能够有效开展相应的保存、查找和修改工作，查阅和检索以及整理等一系列的程序处理工作较为容易，程序简洁，工作人员也容易上手。最后，档案信息化建设管理工作进行当中，能够实现良好的信息资源共享，满足社会工作对于档案信息资源的需求，为事业单位积极开展相应的信息管理工作，提供良好的技术基础[2]。

3 事业单位档案信息化建设工作进行之中存在着的问题和不足

3.1 档案信息化建设体系还不够完善

档案信息化建设体系在档案管理工作进行中发挥着重要作用，当前事业单位所采用的档案信息化建设体系运行之中还存在着一些不够规范的问题，主要是体现在了对于电子文档监督力度不够大，缺乏必要的法律法规制度作为支撑，同时在安全体系的应用方面也不够十分的可靠，这些问题的存在，都对档案管理工作的顺利开展造成了不便。

3.2 档案信息化建设平台更新速度较慢，使用效率不高

当前事业单位建设档案信息化工作，虽然已经有了较为完整的职工档案信息管理系统作为支撑，但是在实际的工作进行之中重视程度还达不到平台建设的要求，因而很多单位内部的档案管理信息化平台模块在设置方面更新较慢，一些新入职的员工信息没有得到及时的录入和更新，这就对人才优化配置和管理工作造成一定的不便。并且还需要注意到的是，档案信息化平台建设在使用效率方面还不够高，无法充分发挥信息化平台的作用。

3.3 工作人员的职业能力不强

档案信息化建设管理工作的实施进度受到工作人员职业能力的影响。现阶段很多事业单位已经开始积极应用信息化技术，但是在实际的档案信息化建设管理工作进行当中，工作人员自身的专业能力无法满足工作需求，并且业务经验不够丰富，无法应对档案信息管理工作中的一些问题[3]。

4 提升事业单位档案管理信息化建设水平的良好方式

4.1 优化档案信息化管理体系，完善信息化管理制度

不断优化事业单位档案信息化建设管理体系，针对内部运用的相关管理制度进行不断的健全和完善，尤其是需要从各个事业单位的实际情况出发，结合先进管理经验，为开展档案信息化管理工作提供良好的制度保障。首先，强化对电子文档的监督力度，事业单位要从档案信息化建设平台出发，针对电子文档的应用权限、管理规范以及借阅细则进行全方位的细化和规定，为各个工作人员和借阅人员提供良好的行为规范指导。其次，事业单位要设立自身关于档案信息化建设的管理制度，全面涵盖档案管理工作过程中出现的各方面问题，保障信息化管理工作的有序、有效开展[4]。

4.2 提升档案管理信息化建设平台的维护和更新工作

定期做好档案管理信息化建设平台的更新工作，切实提升平台的应用效率。事业单位需要每周针对档案室进行全方位的维护工作，主要是面向服务器、磁盘阵列、计算机、扫描仪等方面的档案信息化设备进行充分检查，同时还要监管档案信息网站、档案数字化扫描管理系统、电子档案网络系统等方面，按时开展病毒检测和查杀工作，保证单位内部应用的档案管理信息化建设平台的各项设备和网络系统都能够维持安全、可靠、稳定的运行状态[5]。

4.3 切实开展档案管理信息化人员的专业培训工作

有效提升档案管理人员的专业技术能力和职业素养，将能够为有效开展档案管理信息化建设工作创设良好的前提条件。首先，事业单位可以积极引进一些专业技术人才，让这些人才有效带动单位内部各个档案管理人员的整体素质提升。其次，事业单位需要积极开展人员培训工作，针对档案管理信息化方面的建设、应用以及具体操作内容进行全方位的培训，切实增强档案管理人员的职业能力。最后，还需要加强实践演练，让档案管理人员能够在日常的管理工作进行之中充分锻炼自身所学各项知识和能力，在实践之中促成长。

5 结束语

对于当前事业单位档案管理信息化建设工作过程中出现的一些问题，需要积极采用一些切实有效的方式和策略加以应对，及时有效的优化档案管理工作模式，促进事业单位档案信息化建设管理工作水平不断提升，增强事业单位自身的发展能力。优化档案信息化管理体系，完善信息化管理制度，提升档案管理信息化建设平台的维护和更新工作，以及切实开展档案管理信息化人员的专业培训工作，能够起到良好效果。

参考文献

[1]朱旭阳. 关于事业单位档案管理信息化建设存在的问题分析与对策探讨[J]. 卷宗， 2016（5）：102-103.

[2]王学利. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 华章， 2013（2）：127-128.

[3]李继萍. 事业单位档案管理信息化建设分析探讨[J]. 计算机光盘软件与应用， 2014（19）：163-164.

[4]史向云. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 内蒙古师大学报（哲社汉文版）， 2015， 44（5）：166-168.

[5]刘佳. 对分析事业单位档案管理存在的问题及加强人事档案管理信息化建设的思考[J]. 时代报告：学术版， 2012（2）：9-9.