浅谈办公室文档一体化管理

摘 要：随着科学技术的不断发展，计算机技术在很多领域已经得到应用和普及，对于办公室工作中的文件档案管理来说，文档一体化管理是一种趋势和必然。本文主要从当前文档管理工作的现状出发，结合文档一体化管理中存在的问题，阐述开展文档一体化管理的必要性以及在办公自动化系统中如何实现文档一体化。

关键词：文档一体化；办公室管理；办公自动化

一、文档一体化管理概述

文档一体化管理是从公文处理和档案管理的连续性和整体性出发，以文件生命周期理论为依据，借助计算机及网络技术，实现从文件生成到归档管理的全过程控制。推行文档一体化管理就是要实现文件工作和档案工作的无缝衔接，达到对文件档案工作的前端控制，使文档实现管理流程一体化、系统设计一体化、信息利用一体化，最终实现文件工作与档案工作信息共享的目的[1]。

二、目前文档一体化管理存在的问题

（一）无法确定档案的完整性

档案部门尚未建立有效的措施来完整、全面地收集文件，文件在归档之前分散在各个部门的办公室，档案部门只能在文件办理完毕后被动的接收文件。文件收集的完整性完全依赖于办公室文件管理人员的工作是否认真负责、专业素养是否高，具有很大的主观性，这就使归档文件的完整性缺乏保证并最终影响档案工作的质量。

（二）办公室工作与档案工作发展不平衡

办公室由于具有职能权力，其文件工作与现实利益有直接联系，因此更重视文件工作而忽视档案工作。档案部门没有实权，许多管理制度得不到实行，虽然已实现办公自动化但对归档工作的监督指导毫无实质性。

（三）部分文件工作与档案工作具有重复性

一方面，在OA办公系统中生成或流转的文件形成之初就进行过著录却不能直接与档案管理系统挂接。另一方面，OA系统中流转电子文件的纸质文件归档后再进行数字化扫描也是重复的劳动。

三、办公室实现文档一体化管理是必然趋势

（一）文件工作与档案工作的内在联系要求实行文档一体化

文件管理是办公室工作中必须采用的一种突破时空的基本管理方式，办公室每天都会产生许多文件，其中有些文件在完成一项工作后就失去了作用，可以立即销毁；而有些文件在今后的工作中还具有参考或凭证价值，需要对其进行归档和妥善管理。档案工作是办公室主体工作的重要组成部分。由于档案与文件是同一事物在不同管理阶段的两种称呼，文件工作是档案工作的前提和基础，档案工作是文件工作的延伸和发展，档案与办公室管理活动密切相关，因此实现文档一体化是办公室工作的内在需求，能够实现文件运转的高效率和档案管理的高质量。

（二）有效管理电子文件的前提是实现文件、档案一体化管理

在现代办公环境下，电子文件大量产生，因为电子文件具有信息的非人工识读性、系统依赖性、信息的易变性等特点，所以对电子文件的管理与对传统纸质文件的管理存在很大不同，为保障电子文件真实性、可靠性和长期可读性，需要对电子文件实行全程管理和前端控制。因此，对电子文件的有效管理客观上要求实行文件、档案一体化管理，对电子文件从产生到永久保存的整个生命周期进行管理。

（三）大数据时代对文件、档案管理的新要求

随着计算机技术的不断更新快速发展，大数据时代已然到来，数据在各行各业中都存在并占据重要的位置。因此，记录整理好数据便是档案管理工作的最基本意义。对数据文档的一体化管理既能够保证数据的完整性、准确性，又能够保证数据的重新利用，提高档案管理工作的效率。“互联网+”时代，数据呈现出碎片化的发展趋势，我们在新时代下对于档案管理的要求不仅仅是文件收集、整理、保存这样一个简单的存储过程，而是要求档案在存储之后还能够随时随地被调用，档案数据的重复使用并更新， 是新时代对于档案管理的新要求。

四、文件档案一体化管理的实现途径

（一）文档一体化依靠办公自动化管理系统来实现

办公自动化系统简称OA系统，是办公室面向日常运作和管理的办公系统。在OA平台上设计文件处理程序必须注入文件档案一体化管理的理念，充分考虑文件档案一体化管理的需求。如果说文档一体化管理的思想在传统环境中是“应该”遵循的原则，在电子环境中一旦被嵌入系统便成为“必须”遵循的原则和“不得不”履行的实践[2]。

在这个系统中，各部门办公室工作人员都可以是文档的创建者，也可以是档案的记录者。在“互联网+”时代，OA系统是计算机网络技术和档案建设发展的产物，是一种优化的办公模式，也符合社会对于环保办公的要求，办公自动化系統的出现开启了无纸办公的新型办公模式。通过这种智能化管理系统的推广运行，避免了许多重复性的劳动工作，提高了文档的检索速度，提高了文件档案资源的共享率，提高了工作效率，对档案的规范化、标准化管理有很大的促进作用。

（二）文档一体化发展的创新实践

办公中产生的大部分文件、公示、办公流程、申请等都通过办公系统传达到各级存储终端，不仅提高了办公时效性，还提高了文档传送的准确性和唯一性。目前，我国文档管理还主要采用纸质与电子形式并存的“双轨制”及“双套制”管理方式，进入到了大数据时代，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将趋向纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化[3]。上海市自贸试验区率先进行了创新与实践，电子文件归档和电子档案“单套制”这一创新管理模式全面推广实施，标志着电子档案“单套制”开启档案管理新时代。

五、总结

办公室文档一体化管理是整个档案数字化进程的一个具体体现，文档管理与办公室管理活动息息相关，因此，文件档案管理的理论也影响着办公室管理的发展。文档一体化利用管理系统将文件处理与档案管理两者有效结合起来，充分利用文件处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文件工作形成一个有序的整体，通过OA系统或OA与档案系统相结合等不同的方式使文档一体化管理得以实现。随着“互联网+”时代的发展，档案工作需要通过改变管理模式、管理观念、管理手段等方法来应对其变化，从而促进档案事业蓬勃发展[4]。

参考文献：

[1]于向红.浅析文档一体化模式下的电子档案管理[J].赤子（上中旬），2016（03）：149.

[2]王健.创新与拓展一档案管理e化之路[J].中国档案出版社，2004.

[3]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理：理念、手段与目标[J].档案学通讯，2014（02）：58-62.

[4]吴海燕.“互联网+”时代高校文档一体化档案管理建设[J].兰台世界，2017（12）：45-47.

作者简介：李昕然（1995—），女，汉族，河北张家口人，本科在读，主要研究方向：档案管理。