论归档管理电子文件的凭证性

刘士影 王峰章

【摘要】为更进一步推进电子文件的归档工作，一定要改变唯纸质版为原件的观念，规范档案管理软件开发的要求。电子文件的内容重要，电子文件的形成过程也同样重要，它将是电子文件原始性的有力证据。

【关键词】电子文件;归档;凭证

时代在发展，新技术、新理念在生产生活中越来越多地被采用，在计算机普及的今天，档案工作也发生着变化，从纸质归档阶段，到现在的纸质与电子文件同时归档的阶段，是不是在不久的将来，只归档电子文件即可呢？为了那个时代的到来，我们现在应该做些什么呢？

一、 从本企业管理软件分析电子文件的归档现状

以我们企业为例，公司管理使用的软件有MEST系统、LIMS系统等共24种管理软件。有10种系统只是管理系统，不产生任何文件;其余14种都有报表、报告或文件产生。依据系统产生的电子文件归档情况大体分三类：

第一类，系统中产生的电子文件可直接归档。只有OA系统中产生的电子文件可直接归档。OA系统中著录项与档案管理系统相类似，文件名称、文件日期、文件编码及责任者等相关信息都与文件形成时逐一确定，直接提取到档案管理系统。

第二类，产生文件，但不能实现直接归档。MES系统、设备管理系统、合同管理系统等，都能在系统中产生报表、月报或其它电子文件，但需形成纸质版，方可实现归档。这样电子文件的相关信息除内容外的其它信息将丢失，而且系统推行时只强调考虑方便管理，并未考虑归档的情况，故按档案管理系统要求缺少很多著录项，不能直接在系统中归档，所产生的文件由归档部门重新录入归档。公司的文件存储系统也是这类管理软件，致使其中大量的电子文件要归档时需要重复很多工作。

第三类，不产生文件，只是利用系统参与管理。视频会议系统、信息门户系统等10个系统不产生文件，只以系统的形式存在管理工作中。

二、系统直接归档电子文件的情况

系统可直接归档电子文件的只有一个管理软件即OA系统。该系统归档电子文件是在系统中形成的电子文件，主要以Word形成，内容还是缩小了的，黑色印章居多数，对于电子文件的拟稿人、审核人、审批人等文件形成过程中产生的信息，只能通过OA系统来读取，在系统中与电子文件并存，但自动归档时不能提取这些网页信息。

OA系统可将该文件的相关著录信息直接提取到档案管理系统中，如文件的日期、题名、编号、页数等信息，可以直接提取到档案管理系统中，并附有形成的电子文件，形成两个系统的对接。

三、现档案管理系统中电子文件主要情况

公司运行中国石油档案管理系统，系统中电子文件以与纸质版一致的电子版扫描件为主，都为PDF格式，工作中执行档案数字化的相关要求。因为是通过扫描形成的电子文件，纸质版超过100页以上的电子文件都比较大，多数在50MB以上，上传、下载的速度都比较慢，影响电子文件的利用。

四、 归档电子文件未来发展

为保证电子文件的凭证性，使用文件形成系统直接归档将是一个重要途径。在管理系统中提取文件的各个著录项，提取电子附件，保留文件形成痕迹，最终形成档案，让最原始的电子文件归档，保证电子文件的凭证性，逐渐替代纸质版而存在。

要做到的系统直接归档，在管理软件开发前就应提出档案的要求。具体从著录项、软件中文件使用的编辑软件、过程痕迹等方面的要求，都要考虑最终实现归档，保障软件中最终形成的电子文件与纸质版有相同的法律效力。鉴于电子文件的这些特点，要求通过文件产生系统直接归档是保障电子文件原始性的一个途径，将电子文件形成过程与文件成为一体，从另一个方面确认文件的原始性。将文件从产生到最终形成整个过程保留完整，将文件整个形成过程与文件融合成为最终文件，这样使电子文件具有了一定的凭证性。

从可归档电子文件的OA系统中，了解软件开发及使用过程，不难得出开发管理软件前期即考虑电子文件归档的要求，是电子文件直接归档的前提。但现在OA系统归档的电子文件只是保证了与纸质一致，而对整个电子文件的形成过程只能通过本OA系统来查看，不能做到将文件形成过程与电子文件一并归档，电子文件本身不具备凭证性，只能用纸版原件在一起才具备凭证性，现在的电子版只是方便利用，不能脱离纸质版而存在。这是开发中还有待完善之处，但也为电子文件具有原始凭证性提供一个可探讨的平台。

现档案管理系统的电子文件都以纸版为主，要求电子文件以纸版一致的不可修改的形式存在。而檔案管理系统中的电子文件的主要形式，原始性的判定以纸质版为主。即管理软件中的文件归档采取的还是形成的最终纸版及对应一致的电子文件的方式。

通过文件形成的软件系统直接归档的同时，要保留文件形成的过程信息，而且要与文件内容融为一体，让时间记录下痕迹，这样的电子版现在看可能与纸质版不一致，但它的凭证性明显要比只保留内容的电子版更强一些。这与人们对电子文件的概念理解有一定的偏差。

在开发软件时注意文件最终归档时的相关规定，借鉴OA系统开发模式，提升管理软件要求，规范得出软件开发系统的管理模式，以保障电子文件的原始性和证据性。

综上所述，为更进一步推进电子文件的归档工作，一定要改变唯有纸质版为原件的观念，规范档案管理软件开发的要求。电子文件的内容重要，电子文件的形成过程也同样重要，它将是电子文件原始性的有力证据。

【参考文献】

[1]国家档案局编著.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社.

[2]戴维·比尔曼著，王健等译.电子证据[M].中国人民大学出版社.