机关办公室工作如何实现精益管理探微

陈登宝

【摘要】机关办公室工作经常存在内容缺乏标准化、缺乏直接衡量指标、程序缺乏标准化、工作缺乏“流动”性等不良表现。因此，本文从精益管理及精益办公出发，找出机关办公室工作缺乏精益的不良表现，并根据不良表现进行具体分析，进而实现办公室工作精益求精管理的方法，为日后机关办公室实现精益管理提供有效参考。

【关键词】机关办公室;工作;精益管理

机关办公室是企事业单位重要的协调机构。对于机关事业单位来说，办公室的工作千头万绪、纷繁复杂，很多工作人员在开展工作的时候秉承的都是服从上级命令、不出差错的原则。随着时代的不断发展，传统机关办公室中的行为作风已经脱离了时代发展的要求，很多传统的工作已经为机关办公室工作造成一定的影响，其中包括：资源浪费、工作效率不高、工作人员工作职责不明、没有一定的管理规章制度等。因此，现阶段的生产领域中，精益办公已经成为主要的管理方式，這不仅可以提高机关办公室的工作效率，还可以为机关办公室制订一套合理的管理方案，同时也为提高办公室工作效率提供了新的思维方式。

一、精益管理以及精益办公

机关办公室中的精益管理和精益办公已经随着时代的发展进行了一系列的改革。由最初的在生产系统的管理实践慢慢步入企业的整体结构中。这种新型的改革方式不仅让机关办公室在与客户合作的过程中提高客户对机关办公室的满意程度，还进一步避免了机关办公室的浪费现象，进而降低了机关办公室发展的成本。因此，精益管理的目标可以概括为：在机关办公室为顾客提供便利的同时还可以将企业生产中的浪费降到最低，利用最少的资源实现利益的最大化。

二、机关办公室工作缺乏精益的不良表现

（一）机关办公室工作内容缺乏标准化。机关办公工作和工业企业相比，标准化以及规范化管理相对比较薄弱。例如：岗位职责、工作流程、绩效考核等。机关办公室从整体的管理方面都进行了合理的改进，现阶段的管理行为相比过去的机关管理行为来说制度更加规范。但是随着深入调查发现，机关办公室虽然在管理方面进行了改革，但是还存在很多的问题，很多时候出现了职业界定不具体、管理权限不清晰、制度执行能力不强的现象。

（二）机关办公室工作缺乏直接的衡量指标。机关办公室工作没有创造客户对机关单位的认同标准。对于办公室的工作内容，很多活动的成本、活动的内容、活动的服务质量顾客都是看不到的，这种情况就会造成和客户之间有一定的距离感。

三、实现办公室工作精益管理的办法

（一）通过工作分析实现工作内容的标准化。机关单位的工作大致分为两种形式：第一种形式就是每天重复发生的，另一种形式就是创造性或者非常规性的工作。在实行重复性工作的过程中，应该对每一个工作部门和工作岗位进行深入分析，将每一份工作任务分配给适合的员工进行工作。首先从机关各科室的管理岗位进行改革，将管理人员的工作进行重新分配，将合适的人员安排到相对应的岗位上。然后根据《部门标准化手册》进一步汇聚整个机关管理标准化手册，尽力满足各个部门的要求，使每一个部门都可以明确自身的工作职责，按照工作目标前进。

（二）采用过程指标衡量机关办公工作。对于机关办公室的工作来说，首先要对工作中的数量和质量进行合理分配，并根据一定的标准进行衡量。因此，采用过程指标主要从以下几个方面入手：时间指标、交付周期等。举例子进行分析证明，例如：文书、办公室机关单位的信息不充分、后者不明确等。

（三）通过流程优化实现工作程序标准化。1.工作简化。首先要讲述的就是简化的对象。一旦在工作的过程中或者快结束的出后出现差错，而且在工作的时候员工的工作不均衡，就会导致工作效率比较慢，这时便可以使用简化的工作方式。例如：在例行公事的过程中文件运转速度缓慢，很多时候工作人员在工作的过程中经常将工作拖延处理，工作人员普遍反映工作的流程相对比较繁琐，很多时候在工作的过程中工作人员没有办法将过程中的步骤记得非常清楚，在经过学习培训时，大多数工作人员没有办法掌握工作的顺序和流程，所以在工作的时候难免会出现一些问题。很多员工在这种情况下可以通过简化工作来解决遇到的问题。2.建立机关管理常用的流程图。系统流程图、工作活动流程图等，这几种流程图主要使用在机关管理实践中。流程图主要表现为两种形式，一种是以表格为基础，另一种主要以图形为基础，这两种形式既可以对各种已有工作进行相对应的程序分析，还可以将其用在对新工作的程序设计上。

四、结束语

综上所述，现阶段的机关办公室工作中还存在大量的问题值得思考。在传统的事业单位工作中，工作人员主要的工作就是服从上级的命令，并做好自己的本职工作，对于单位中的一些工作没有自己的独立想法。在现阶段的机关事业单位中，工作内容都缺乏一定的标准化，没有直接的衡量指标，这些问题对于机关事业单位来说都是值得优化的工作内容。因此，想要在机关办公室工作中实现精益管理，不仅要转变工作人员的传统思想，还要带领这些人深入思考当前工作中出现的问题，并尽全力去解决问题，为日后机关办公室的工作带来整体的改革，进而实现机关单位与时代发展交相呼应，也为社会作出自己的贡献。

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