基于网络档案的医院职称信息化管理系统建设

于长海，常 起，李晓妹，李璐璐，周晨霆，薛 梅，高立波

(1.滨州医学院附属医院人力资源部，山东 滨州 256603；2.泰山医学院附属医院人事科，山东 泰安 271000；3.滨州市疾病预防控制中心，山东 滨州 256603；4.滨州医学院附属医院人力资源部，山东 滨州 256603)

随着国家医药卫生体制和职称制度改革深入推进，对公立医院职称相关工作提出了新的更高要求。适应国家“互联网+”战略，探讨基于医院综合管理系统的职称档案信息化升级、处理办法，对档案信息进行深度挖掘、便捷管理与有效利用，有助于为职称管理工作提供便利条件与有效支撑[1，2]。本文分析了医院职称管理的现状及存在的问题，并提出网络档案系统及工作流，为创新职称管理工作提供参考。

1 单位职称档案现状

职称档案是指在日常工作中形成的，和职称工作相关的文字、图表以及音像等多种资料集合，是专业技术人员学术水平、专业能力、工作业绩以及医院管理等方面的集中反映。目前，单位职称档案管理以传统纸质存放、人工管理为主，主要有以下特点。

1.1 职称分类专业性强，归档资料繁杂

笔者所在单位现有各类职工3600余人，对应的职称系列有高校教师、卫生、会计、档案、图资、工程、统计等，种类繁多，各类(级)职称均有明确要求，归档材料要求细致。

1.2 职称档案信息化建设滞后，管理效率不高

笔者所在单位采用传统职称评审工作模式，全过程以纸质材料作为唯一介质。申报人员需要填报繁琐的表格数据并反复修改；主管部门需要逐一核对大量原始证明资料(包括重复资料)；档案室工作人员需要认真核对资料、制作目录、编码和保存，耗时、耗力[3]，工作效率低下。

1.3 档案数据共享和利用差，档案信息存储面临安全风险

目前职称档案主要采用人工管理模式，大量的信息资料以纸质的形式集聚，无法应用计算机技术进行高效检索，造成信息的查找、利用乃至工作的开展都举步维艰，形成信息孤岛，档案数据共享和利用差；另一方面，纸质档案卷宗长期保存后磨损明显，出现无法辨别和档案自然损毁，档案存储面临安全风险。

2 职称网络档案系统架构

根据目前医院职称档案现状，依托单位信息化升级改造的有利时机，医院积极探索建设职称网络管理系统。目前拟建设的信息系统已通过前期论证，完成招投标手续，正在进行系统建设。系统内容设定基于医院专业技术职称晋升、聘任的相关要求，所有信息均来源于档案审核认定后的信息，自动提取自人力资源系统，其基本框架包括以下9个子集，见图1。

2.1 人员基本信息子集

根据上级和单位职称评审需要，包括姓名、工号、性别、出生年月、行政职务以及学历学位等内容。

2.2 职称子集

内容涵盖职称类别、职称资格、资格时间、聘任时间、职称变动、职称外语、职称计算机和晋升方式字段。每次晋升申报表格均形成历史记录，可随时调取。

2.3 工作子集

信息包括工作时间、从业时间、工作单位变动、工作岗位变动(含工作以来和任现职以来)等字段。

2.4 个人综合奖励子集

依据个人人事档案和相关文件，记录职工奖惩信息。主要内容包括奖惩名称(含年度考核、医德考核)、奖惩时间、奖惩部门、奖惩级别等字段。

2.5 通讯子集

内容包括个人邮箱、联系电话等，对接OA短信系统和邮箱服务器，可以直接发送提醒信息，方便直接联系申报人员。

2.6 授权管理子集

为增强系统开放性和实用性，模块支持授权下的端口开放，支持职能部门和工作人员实时查询、审核和维护信息；医务处、质管办等主管部门维护卫生强基、岗位变动、执业资格、执业注册、援助任务、新技术新项目认定、手术分级、病历质控等相关信息；科技处维护论文、著作、科研课题及成果奖励、专利等；继续教育处维护学术讲座、继续教育项目、进修培训等信息；护理部、门诊部维护护理医技人员职业资格、岗位变动等信息。

2.7 多媒体子集

多媒体子集用于保存上传的证书、相关证明的扫描件或者移动多媒体子集，可用于验证变动信息的真伪。

2.8 赋分子集

根据医院年度专业技术职务晋升评分标准和系统预置申报表格，对于客观指标，录入指标固定分值，自动进行统计计分；对于主观指标，设定强制性赋分范围(超过范围无法录入分值)，由学术委员会专家登录系统打分，系统自动计算平均分。

2.9 数据安全子集

充分利用数据库提供的安全机制，信息变动必须经过主管部门审核认定，登录人员操作信息自动监视、统计和记录。所有数据变更均有操作日志，并自动进行数据库备份，包括日志备份、事务备份、数据库自动备份、灾难恢复等内容。

上述子集可汇总形成个人职称档案信息表，职能部门根据工作需要可随时进行字段设置，对内容进行删减、修订、完善和补充。

图1 职称档案网络管理系统架构

3 网络系统工作流

基于职称网络档案系统架构，建设职称网络管理模块，实施系统集约化管理，见图2。

3.1 发布公示

公告评审方案和相关文件。

3.2 智能提醒

根据申报条件，系统自动对符合晋升条件的人员进行筛选显示，提供相应权限，职能部门和申报人员可登录查看。

3.3 数据填报

申报表数据自动填报。现有网络档案系统有较为成熟的表格工具，一方面可根据医院要求，制作申报表格并形成系统预置表样，另一方面可对表格字段自定义链接，现有相关申报资料均可在系统内通过职能部门认证后，自动读取生成并提供反向显示功能。申报人员通过登录个人账号[4]，随时查询个人自动生成的申报信息。如有必要，可在规定时间内随时上传证明材料进行修订补充。

3.4 数据审核

形式审核：依据上级评价标准条件，设置审核条件，对申报人员申报资质和报表完整性进行自动形式审查，并形成系统审核记录。内容审核：对形式审核合格的审核信息，根据部门分工，进行内容真实性、规范性审核。审核不合格，写明理由，退回完善；审核合格，反馈并形成系统审核记录。

3.5 材料公示

审核合格的材料在规定时间内进行公示。公示结果在系统界面发布公示公告。

3.6 统计计分

公示结束后，系统赋分子集自动计算客观分和专家委员会主观成绩，并自动汇总个人总成绩。经专家委员会复核无误后，按照成绩高低和规定比例删选进入专家投票环节，在系统内形成专家投票推荐候选人员名单。

3.7 投票推荐和结果公示

专家委员会在系统内进行统一的投票，推选出符合条件的推荐人员，并按照上级要求进行公示和上报材料。

图2 系统工作流

4 建设网络系统优点和难点

4.1 优点

一是要有助于适应信息化时代潮流，对档案资源进行数字化整合；二是有助于建设更加便捷高效，流程化、信息化管理平台，自动统计分析，实现资源共享[5]；三是有助于建设学习型、创新型档案管理队伍，以业务促发展、以发展提高水平。

4.2 难点

一是进行档案资源数字化整合。信息化建设并不是简单利用电子工具与传统工作进行粗放结合，并不等同于简单的电脑存储、备份与查询；二是管理制度建设。必须正确理解档案信息化建设内涵，明确界定保管要求、保存范围、存储内容以及制度要求和管理办法，在实践中摸索出分类管理的制度；三是安全保障体系建设。基于互联网平台的互联、开放、共享特性，构建信息安全保障体系建设更加重要。

[1]邹 凡.“互联网+”背景下高校档案网络化管理的建设研究[J].兰台世界，2016，(13)：44-46.

[2]王莉娜，程 鹏.大数据环境下高校人事档案的管理与利用[J].兰台世界，2017，(3)：40-42.

[3]李雪山.铁路专业技术职称网络评审系统的设计与实现[J].铁路计算机应用，2017，26(1)：40-51.

[4]田丽丽，刘晓东.医院职称评审管理系统的设计与实现[J].中国数字医学，2014，9(11)：97-99.

[5]张 娜，杨建民.基于ASP.NET医院固定资产管理软件的开发与应用成效[J].中国数字医学，2014，9(3)：115-117.