事业单位档案管理的现状及改善措施

路娜

摘 要：十九大后，事业单位进行经济体系的改革，其中也包括档案管理的改革，然而人员合理安排的基础即事业单位的档案管理的发展却不尽人意，在事业单位全面改革的新时代，对档案管理的要求进一步提高了，而档案管理仍然处于传统的管理模式中，这为我国事业单位的发展带来许多不便，事业单位的档案管理需要加快发展的脚步，创新管理模式。

关键词：事业单位;档案管理;管理模式

众所周知，事业单位档案管理部门的工作量不可估量，然而有的档案部门管理手段落后，没有引入电子化办公设备，档案管理部门的工作效率低，严重影响了事业单位人员的升迁、调任和培训，给日常的内部工作带来许多不便，需要发现档案管理出现问题的根本原因，并提出解决对策，改善当前事业单位档案管理的现状。

一、对事业单位档案管理中存在的问题进行探讨

（一）档案管理工作的无序。俗话说，“无规矩，不成方圆”，档案管理工作也是如此。现如今的事业单位档案管理工作常常处于混乱的状态，缺乏管理，在此基础上，员工间缺乏沟通交流，容易导致档案分类错误，甚至可能导致档案遗失，会使档案的准确度降低，档案管理工作的效率很低。

（二）档案管理工作被忽视。档案管理工作枯燥无味，操作简单，往往认为其不需要关注，不值得发展，其忽视档案管理工作，没有为其制订一个合理的管理系统，管理制度的缺乏使在档案分类和收集时标准不统一，工作人员无法明确工作标准，如档案的分类，没有明确的分类标准，就会使档案同时出现多种分类方式，从而阻碍档案的进一步管理，无法创新发展。

（三）档案管理工作缺乏基础设施。档案管理工作的基础设施包括先进的办公系统和档案的保存设施，由于这些基础设施成本较高，事业单位重视档案管理工作，就会使其缺乏资金支持，没有先进的办公设备，事业单位档案管理的无序状态就无法摆脱，其工作效率低、工作質量也低，而且还会加大工作人员的工作量，检索的效率低会使企业管理层在安排员工的职务上耗费大量的时间，此外，就算档案管理使用了电子化的办公设备，有些档案还是需要人工保存，此时档案盒的保存需要优良的保存设施，然而机构内部却没有提供这样的保存条件，如何延长档案的使用寿命还有待研究。

二、完善事业单位档案管理的可行措施

（一）完善档案管理工作的管理系统。完善档案管理系统的基础是一个齐全的管理制度和基本的工作准则，管理层需要安排专业的管理人员来领导档案管理部门的工作，不能出现一人多职的情况，让没有管理经验的人来完成档案管理工作。此外，还需要明确档案管理部门的职位和任务分工，合理安排人员，避免人员工作的重复性，提高档案管理的效率和质量，而且完善的管理系统可以减少档案的出错，避免为事业单位的发展带来阻碍。在信息化时代，电子化管理系统是必不可缺的，其不仅可以提高档案管理的效率，减少档案检索的时间，还可以对工作人员的档案进行分析，帮助本单位筛选出需要培养的人才和潜力股，为我国事业单位的长远发展奠定人才基础，电子化管理系统以计算机强大的功能为基础，出错的可能性小，档案管理的质量能够得到有效地提升。

（二）把档案管理工作列入事业单位的发展重点。完善档案管理工作就要从重视档案管理工作上着手，事业单位要把档案管理工作列入未来的发展重点中，完善档案管理的系统，为档案管理工作提供所需，满足他们的发展要求，让档案管理部门大力发展，为事业单位机构改革筛选高素质的人才，让人才拉动事业单位的发展，减少发展的隐患。而且档案是员工升迁、事业单位裁员的基础，档案管理工作的发展可以减少事业单位人才的流失，完成人员的合理调任，提升工作人员对本单位的信任，提高工作人员工作的积极性。档案管理工作的高效开展，可以减少档案盒的打开次数，避免对档案造成损伤。

（三）加大投入，改善档案保存条件。常言道，“工欲善其事，必先利其器”。档案管理工作的改善离不开强有力的物质基础，需要加大对其的投入，为其提供充足的资本，让档案管理部门可以购买基本的电子化办公设备和强大的信息管理系统，尽可能消除物质条件对档案管理质量的影响，而且有了档案管理系统的支持，即使非专业的档案管理人员也可以独立完成档案的录入，可以避免档案管理人才缺失带来的不便。此外，重要的档案常常需要备份，即纸质版档案，而这些档案保存要求高，需要的设备成本也高，档案管理部门有了本钱可以放心地购买最佳的设备，实现档案的长期保存，避免档案缺失、漏页、损坏。档案管理部门在过去由于事务简单，人员少，工作环境一直未能得到改善，而且就职的多数为退休的老年人，档案管理在大力发展的模式下，可以改善档案管理部门的环境，通过软实力来吸引年轻人，提高档案管理人员的综合素质。

事业单位的档案管理部门在过去一直处于一个很尴尬的地位，管理层不重视，以上率下，档案管理工作一直得不到改善，因此，档案管理部门即使在经济体系改革的过程中得到的支持也不多，发展不太乐观。为了创新发展档案管理，充分发挥其功能，促进企业内部人才的涌现，事业单位需要从根本上解决档案管理存在的问题，让企业发展拥有强大的人力基础。

参考文献：

[1]罗红丽.浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究[J].档案工作，2018（10）：120.

[2]陈立军.事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].企业管理，2018（17）：127-129.