浅议高校档案管理数字化及档案管理创新

田绍军 邓荣华

摘 要：时代发展过程中科学技术也在不断的进步，这也影响着高校档案管理工作。传统的高校档案管理工作都是以纸质形态进行，随着计算机技术、网络技术的发展和应用普及，高校档案管理也趋向于数字化形式的管理和创新。高校档案数字化管理的不断推广是高校发展过程中的必然要求。因此，有必要对当前高校档案管理数字化进行研究探讨，以进行进一步的完善和创新。

关键词：高校;档案管理;数字化;创新

时代的发展是一个不断进步和进步的过程。高校档案管理工作在新时代背景下需要顺应时代发展，应用数字化技术和管理，提升高校档案管理效率和质量。档案管理数字化所应用的技术主要包括：扫描、数字转换、压缩、网络、计算机等等，将档案资料转化为数字化信息并进行存储。目前高校档案管理还在发展过程中，需要灵活的运用先进技术和管理，不断创新，以满足当前时代对高校发展的要求。

一、高校档案管理数字化概述

高校档案管理数字化发展是以现代管理理念為指导，突破传统档案管理的壁垒，运用先进的技术和配套设备，对档案管理形式、方法进行创新，使高校档案管理形成以数字化、系统化、科技化的先进管理模式。

二、高校档案管理数字化优势特点

高校档案管理数字化与传统档案管理比较而言，其优势主要体现在以下几个方面。①占用空间小。信息数字化处理，可将庞大的信息进行压缩储存，减少资源浪费。②管理便捷。通过管理系统，可以直接进行资源信息的查询，提高了档案管理的效率。③信息传播速度快。档案信息可以直接通过网络进行传输，传播速度提升的同时，还能够促进工作质量和效率的提升。④服务质量的提升。高校档案管理数字化在形式上的创新，个性化服务的创新，都使得其服务质量得到很大提升。高校档案管理对效率、质量、服务的要求使数字化成为发展的必然趋势。

三、高校档案管理创新和数字化管理中存在的问题

（一）档案信息标准不同。各个高校在档案管理数字化进程方面有所不同，这也使得档案信息管理的形式、方法都存在差异，没有统一的标准。由于时间存在差异，则数字化技术应用程度也有所不同，这是的档案信息标准很难做到统一化。再加上配套设施的差异性，对整体档案管理工作的有效开展会造成一定的影响。

（二）管理形式缺少创新。时代的发展需要高校档案管理向数字化发展，是信息技术发展的成果，是高校档案管理与数字化技术的结合和运用。目前，高校档案管理工作在仍然有所欠缺，难以跟上科技发展的脚步，档案管理发展仅仅是技术的应用，在管理理念方面仍然需要创新，服务质量还需要不断的提升。

（三）数据库构建实用性不足。目前高校档案管理方面虽然投入在增加，但是依然有限，对于设备设施的更新依然有局限性。这使得档案数据库的构成规模较小，实用性明显不足，数据库标准不统一，数据库模式较少。档案数据库管理方面难以规范化，对于人们的多元化需求难以满足。高校档案数据库实用性和有效性依然需要完善。

四、高校档案管理创新和数字化档案管理的方案

（一）完善档案管理系统。高校档案管理数字化的进程在加快，这对其管理系统软件提出了更高要求，只有有效完善的管理系统软件才能够为高校档案管理高效率运作提供坚实基础。高校需要对档案管理软件进行全面的开发和完善，优化档案管理数字化技术。

首先，要满足档案形式的要求。其次要保障档案管理系统成为独立的系统，同时支持网络的连接和应用，这是为了保证档案管理不受网络和平台的限制。此外，档案管理软件应用程序还需要具备便捷性，需要简单、方便、易懂、实用。

（二）构建数字化档案管理，促使文书档案自动化应用。构建数字化的档案馆是科技技术发展的重要组成部分，并且改变了档案管理工作形式、目标以及方向等。因此，在实际发展的过程中需要依据信息和网络形式构建数字化的档案馆。最先需要将高校以往的馆藏信息和资源进行数字化管理，有助于校内外的人员进行阅读和下载。工作者可以依据扫描、手工录入的形式将有效的信息资源储存到光盘、U盘等系统中。在最开始实施数字化档案管理工作的时候较为复杂和艰难，需要制定完善的工作方案，有效的实施工作。之后，现阶段的档案工作都将实施数字化，需要工作者依据数字化技术和系统的要求将文书工作转化为数字化的形式，从而自动化管理文书。文书档案管理是进行自动化管理的重要基础。但是其实施的时间较长，不仅是工作人员的录入工作转换为数字化的形式，还要将整体的管理工作转换为数字化的形式。这需要数字管理的构建融入管理，依据系统管理人员的录入可以明确哪些工作没有完善，以及及时解决问题，保障数字化管理工作的质量。

（三）提升档案管理工作者信息管理能力。高校档案管理数字化发展过程中，档案管理系统软件的开发、设施的完善都是硬件配置，还需要档案管理工作者也具备相应的信息管理能力。高校要积极进行档案管理数字化培训，提升对数字化技术的认识，对高校档案管理系统的操作和维护都需要进行全面的培训。只有档案管理工作者能够灵活的运用数字化管理技术，才能够保证档案管理工作效率的提升。

数字化技术、计算机技术、网络技术的全面发展，使人们生活、工作形式、方法都有了翻天覆地的变化。高校档案管理数字化是时代的要求、高校发展的要求。高校档案管理需要以科学技术为基础，对档案管理工作进行全面创新和完善使高校档案管理更加高效、实用，为广大师生提供优质的服务。

参考文献：

[1]浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].乌日娜.福建质量管理.2016（05）.

[2]探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].王丽勇.赤峰学院学报（自然科学版）.2014（03）.